Как отправить упд в сбисе
Отправить документы
В СБИС отправка документов похожа на отправку письма электронной почты. При формировании письма нужно:
Многие информационные системы появилось задолго до электронного документооборота и некоторые из них не умеют работать с JSON, BASE64, криптографией, шифрованием, HTTPS или делают это недостаточно эффективно — работают исключительно синхронно (последовательно). В ExtSdk2 имеется набор вспомогательных инструментов, который помогает решить эти проблемы.
Отправка электронного документа
Отправка любого комплекта документов в СБИС состоит из 3 этапов.
Записать документ в СБИС
Результат этапа — в одном из реестров СБИС будет создан объект «Документ» — карточка документа.
В СБИС записываются все необходимые данные. В зависимости от размера и количества файлов эта операция может выполняться за один или несколько вызовов. Реквизиты «Тип» и «Регламент» определяют поведение документа в системе и атрибутный состав. К любому документу СБИС может быть прикреплено неограниченное количество вложений. Это могут быть формализованные или не формализованные файлы любого размера.
Загрузите файлы вложения:
Подготовить действие
Результат — объект «Документ» подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод PrepareAction.
На этом этапе нужно передать в СБИС информацию о действии над документом. СБИС:
Этап необязательный и его можно пропустить, если ваша информационная система реализовала на своей стороне всю необходимую логику работы.
Выполнить действие
Результат — над объектом «Документ» выполнено действие и он подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод ExecuteAction.
СБИС загружает подписи и недостающие файлы и отправляет документ.
Комплексный метод отправки электронного документа
Для облегчения интеграции в ExtSdk2 реализован комплексный метод WriteDocumentEx. Он выполняет несколько операций за один вызов — WriteDocument + PrepareAction + ExecuteAction.
Более подробную информацию о том, как вызывать методы и получать ответы от ExtSdk2 см. в разделе Подключиться к ExtSdk2 через OLE.
Массовая отправка электронных документов
Задача алгоритма массовой отправки — эффективно формировать и отправлять пакеты документов. Алгоритм предназначен для систем с синхронным исполнением кода, которые будут использовать ExtSdk2 через OLE объект.
Из-за того что ExtSdk2 работает асинхронно, алгоритм отправки для достижения максимального быстродействия(уменьшения ожиданий) более сложен в реализации, чем алгоритм при отправке через SDK.
Общее время отправки документа складывается из следующих операций:
Максимальная скорость работы достигается алгоритмом при наибольшей загруженности всех параллельных потоков.
Чаще всего основной расход времени идет при подписании, шифровании, отправке и загрузке документов. Поэтому наиболее эффективным будет алгоритм:
Пояснения к схеме
Отправка электронных документов без формирования вложений
На входе имеем список объектов «Документ», подлежащих отправке, и набор относящихся к ним файлов вложений в каталоге. Нам требуется загрузить и запустить объект в документооборот СБИС, и, если надо, выполнить операции подписания и шифрования.
Что такое универсальный передаточный документ
УПД введен в оборот письмом ФНС от 21.10.2013. Он выступает заменой счета-фактуры и первичного документа, которые дублируют содержание друг друга и требуют дополнительных затрат на учет, хранение, оформление и обработку.
Применять УПД в организации не обязательно. Универсальный передаточный документ можно оформить при поставке товаров, услуг и работ, а также при передаче имущественных прав.
Какие документы заменяет
В бумажном виде УПД можно использовать вместо первичного документа или вместо пакета «счет фактура + первичный документ». В электронном — вместо первичного документа (накладная, акт), счета-фактуры, пакета «счет фактура + первичный документ».
Чтобы понять, какой документ заменяет УПД, обратите внимание на его статус:
Если использовать УПД в качестве пакета документов или акта, то он будет содержать в себе два объединенных файла с данными покупателя и продавца, поэтому на нем обязательно должна стоять подпись получателя. Использование в качестве счета-фактуры не требует подписи получателя, это документ только с информацией о продавце.
Как сформировать в СБИС
Чтобы отправить УПД, достаточно сформировать его в документе «Реализация» и выслать контрагенту.
Как заполнить вручную
При формировании УПД в СБИС часть полей заполняется автоматически.
Для предоставления в качестве счета-фактуры (СЧФ) обязательно заполнить:
Для предоставления в качестве документа об отгрузке (ДОП) обязательно заполнить:
Для значения СЧФДОП обязательно заполнить все указанные выше поля.
Дополнительно в УПД можно указывать иные сведения.
Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом
Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.
Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС
Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:
Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:
Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.
Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.
Как отправить приглашение в СБИС
Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:
Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:
Как работать с документами в СБИС
руководитель отдела по работе с клиентами
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС
Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:
УПД с маркировкой
Обмен документами, в которых содержится номенклатура с маркированной продукцией, должен выполняться через систему электронного документооборота или по API.
В качестве формата обмена данными по ЭДО выбран универсальный передаточный документ (УПД). В СБИС он формируется автоматически, достаточно выбрать формат «УПД» в конфигурации.
УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный учетный документ. К обработке в ГИС МТ принимается УПД с функциями «СЧФДОП» и «ДОП». В нем содержатся файлы с данными покупателя и продавца, поэтому оба участника обмена должны подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Как формируется идентификатор файла УПД
СБИС формирует идентификатор файла автоматически. Если вы создаете УПД вручную, убедитесь, что формат файла соответствует требованиям «Честного знака».
Идентификатор файла должен иметь следующий вид: ON_NSCHFDOPYYXXXX и ON_NSCHFDOPYYYXXXX, где:
Как заполнить УПД
СБИС автоматически заполнит УПД на основании реализации.
Если вы отгружаете маркированную продукцию, сканируйте в реализацию коды маркировки каждой единицы товара или транспортной упаковки. Коды идентификации будут указаны в УПД по правилам маркировки.
Лицензия
Чтобы отправить документы покупателю, достаточно тарифа «Обмен с контрагентами» сервиса «Электронный документооборот».
Для работы с маркированной обувью потребуется: