Как отправить упд в диадоке
Формирование и отправка УПД
Чтобы сформировать и отправить УПД, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы с УПД возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
УПД подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по e-mail diadoc@kontur.ru.
Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Cостояние документа в документообороте отображается на странице просмотра документа.
После завершения документооборота УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (табачной продукции), такой УПД передается в ГИС Мониторинга.
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Универсальный передаточный документ
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Бумажный УПД: применение и оформление
На бумаге его можно использовать вместо:
С помощью УПД можно оформить:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
Для всех типов документов
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.
В Диадоке можно работать с УПД нового формата
В новом формате можно формировать следующие типы документов:
Работа в API
В API работа с новым форматом поддержана полностью.
Для генерации и парсинга документов в новом формате нужно использовать только универсальные методы:
Веб-интерфейс
В веб-интерфейсе работать с документами в новом формате можно следующим образом:
загрузить готовый xml-файл без возможности редактирования,
подписать исходящий документ и отправить,
подписать входящий документ.
Полностью работа с новым форматом в веб-интерфейсе будет поддержана к осени:
Визуализация и печатные формы появятся в начале июля. Пока для визуализации можно использовать кастомные печатные формы.
Возможность создавать и редактировать документы в новом формате в веб-интерфейсе появится в конце августа.
Модули 1С и Коннекторы
Модули Диадока для 1С поддержат новый формат в несколько этапов. В июле будет реализован прием входящих документов без обработки новых полей формата, связанных с маркировкой, прослеживаемыми товарами, федеральным казначейством и товарами на муниципальные нужды. Полная поддержка формата появится к концу 2019 года.
Коннекторы Диадока научатся работать с новым форматом в июле.
«Документы в иных форматах направляются в виде печатных форм, которые вы можете скачать из Диадока. Возможно, вас попросят распечатать такой документ, заверить и отправить скан.»
Достаточно ли будет для ФНС печатной формы заверенной только с нашей стороны? Или потребуется все-таки оригиналы с живыми печатями и подписями с обеих сторон?
Любовь, добрый день.
>> Если уже имеются (с начала года) несколько подписанных документов в Диадок не в формате xml.
О каких конкретно документах речь? о счетах-фактурах? если да, то это нарушение НК РФ. Что за это будет, я не могу сказать.
Документы, которые в виде сканов или PDF файлов уже заверяются КЭП сотрудника организации при отправке в ФНС, но иногда, как я уже писала выше, такие документы просят распечатать и заверить ручкой. Заверение требуется только от отвечика на требование.
Добрый день.
У меня вопрос по формированию xml.
Согласно новой xsd схеме “NSCHFDOPPR”, элемент “СвПрод” (Сведения о продавце) и “ГрузОт” (Сведения о грузоотправителе) стали множественными.
В элементе “ГрузОт” возможно указать вложенный элемент “ГрузОтпр”, либо “ОнЖе” (указывается, если продавец соответствует грузоотправителю).
Вопрос: По каким правилам будет формироваться элемент “ГрузОт” для ниже указанных кейсов, а именно, нужно ли указывать элемент “ОнЖе”?
Кейс 1. Продавцов несколько (например, магазин1 и магазин2), а грузоотправитель всего один (магазин1) и он соответствует одному из продавцов.
Кейс 2. Продавцов несколько (например, магазин1, магазин2 и магазин3), и грузоотправителей тоже несколько (магазин1 и мазин2), два из которых соответствуют продавцам.
Кейс 3. Продавцов несколько (например, магазин1, магазин2 и магазин 3), и грузоотправителей тоже несколько (магазин1 и мазин4), один из которых соответствуют продавцу.
Добрый день.
Во всех случаях выше надо указывать грузоотправителей.
Постановление Правительства №1137 рекомендует:
При составлении счета-фактуры комиссионером (агентом), приобретающим у двух и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указываются полные или сокращенные наименования грузоотправителей и их почтовые адреса (через знак «;» (точка с запятой).
Электронный документ необходимо заполнять согласно формату, т.е. заполнять поля, предложенные форматом для грузоотправителя. В приведенных случаях, должны быть указаны все грузоотправители.
В Диадоке изменилась визуализация УПД и УКД
Мы изменили визуализацию универсальных передаточных и корректировочных документов, сформированных по форматам Приказов ФНС № 820 и 736.
Мы изменили визуализацию универсальных передаточных и корректировочных документов, сформированных по форматам Приказов ФНС № 820 и 736.
Что изменилось в визуализации УПД
В части счета-фактуры изменили последовательность и нумерацию граф 1–1б.
Что изменилось в визуализации УКД
В части корректировочного счета-фактуры изменили последовательность и нумерацию граф 1–1в.
Изменения в других решениях Диадока
API и коннекторы
Для интеграторов актуальная форма по-прежнему будет возвращаться через метод GeneratePrintForm. В стандартных коннекторах изменения будут поддержаны автоматически.
Интеграционные модули 1С
Изменения визуализации УПД и УКД учтены в версиях модулей:
Скачайте актуальную версию из модуля или с сайта Диадока. Если у вас модуль Pro, для получения версии 4.5.31 обратитесь в техподдержку.
Кастомная визуализация
Для кастомных визуализаций массовых изменений не планируется.
Чтобы изменить визуализацию УПД и УКД, настроенную силами Контура, обратитесь к вашему персональному менеджеру.