Как перевести контрагентов на эдо
Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
По деньгам
Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.
Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.
Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.
Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.
Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.
По времени
Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.
Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.
Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.
Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.
Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.
Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.
Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.
Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
Шаг первый
Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.
Шаг второй
Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.
Шаг третий
На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.
Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.
Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.
Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:
Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.
Шаг четвертый
Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.
Шаг пятый
Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.
Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.
Как перейти на ЭДО с контрагентами, и что для этого нужно
Выгоды ЭДО неочевидны только стойким любителям традиций (и макулатуры): минимальная стоимость формирования пакета документации, снижение накладных расходов (бумага, картриджи, канцелярка и проч.), ускорение коммуникаций, безопасность. Если вы все еще сомневаетесь — самое время прекратить.
«А мы уже на ЭДО!» Вы уверены?
На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:
Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.
К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.
Что такое реальный ЭДО
Настоящий ЭДО позволяет управляться с информационными массивами любого объема, организовать огромный документооборот, сократить (точнее, исключить) затраты, риски утраты данных, ошибки, вызванные человеческим фактором.
Это для крупных предприятий, скажете вы? А как насчет возможности получать оплату «день-в-день» — жизненно важная вещь для малого и среднего бизнеса? Именно благодаря ЭДО процесс получения оплаты ускоряется максимально. К тому же большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не заинтересованы подстраиваться под чей-то допотопный документооборот.
Что нужно для перехода на ЭДО?
Необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику, выработать схему документооборота и распределить функции между сотрудниками (право подписи, редактирования, согласования и т. п.), выбрать оператора ЭДО, подписать договор с ним и подключиться к системе. Из необходимых инструментов нужны квалифицированная ЭП и программное обеспечение, предоставленное оператором.
Многих пугают затраты на электронную подпись, но на ЭДО можно работать со всеми видами подписи (см. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись). Для каждой подписи — своя сфера (за исключением простой, все-таки она сугубо для внутреннего пользования). Скажем, вполне возможно подписывать внутреннюю документацию (справка, приказ, докладная и проч.) неквалифицированной ЭП. Но квалифицированная ЭП открывает максимум возможностей, и степень удобства ее применения куда выше ее цены.
Тем более что в рамках спецакции @ZABOTA от Астрал-ЭТ можно перевыпустить сертификат, с которым ЭП будет действовать на протяжении всего 2022 г., без очередей и лишних бумаг.
Как выглядит схема ЭДО?
Она проста, как все гениальное, и едина как для «малышей», так и для бизнеса международного масштаба.
Как выглядит схема электронного документооборота
Вы — отправитель, — сформировав цифровой документ, подписываете ЭП и по каналам оператора ЭДО передаете его получателю, а тот, соответственно, подписав, через оператора ЭДО возвращает обратно. Ну, конечно, сохраняется полная возможность внести и согласовать изменения, дополнения и т. п., только появляется дополнительный гарант полной безопасности документооборота, который решает все технические вопросы, связанные с ЭДО.
А как узнать, что контрагент подключен к ЭДО?
Проще всего не играть в разведчиков, а выяснить этот вопрос у самого контрагента. А если серьезно, многие учетные системы сами оповещают, что деловой партнер был подключён к системе ЭДО.
Так, если вы пользуете «1С», достаточно заглянуть справочник «Контрагенты», и убедиться в наличии или отсутствии напротив наименования соответствующей компании значка. Если он есть — просто отправляйте приглашение на обмен цифровыми документами.
Возможно, что вы со своим деловым партнером выбрали разных операторов — не беда. У всех ведущих операторов имеется возможность настроить роуминг для беспрепятственного обмена документацией.
Для настройки роуминга достаточно узнать идентификатор СЭД, и даже выяснить, у какого оператора «обслуживается» ваш контрагент. Например:
где первые 3 символа ― код оператора ЭДО (в данном случае — «Калуга Астрал»), а остальные собственно идентификатор, личный номер. В «1С» добыть идентификатор можно без труда, пройдя по маршруту: «ЭДО» — «Учетные записи», вкладка с регистрационными данными.
«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга и все входящие — бесплатно. Быстрый старт: 2 мин. после подачи заявки.
В заключение отметим, что всеобщий ЭДО не за горами: уже с 1 января 2022 г. его противники потеряют возможность работать с рядом популярных товаров, подлежащих маркировке, — одежда, текстиль, парфюмерия, автошины, табак, фототехника, — а передача данных о них через ЛК в «Честный ЗНАКе» станет невозможной.
Кроме того, именно сейчас выгодно перевыпустить сертификат ЭП, и она будет действовать в течение всего 2022 г., а с нового года за ней руководителям и ИП придется отправляться в органы ФНС и к ее доверенным лицам, а сейчас и фирмы, и ИП могут без хлопот получить сертификат в своем УЦ. Так что если вы ждете подходящего момента перейти на ЭДО, то он уже настал.
Переводим контрагентов на ЭДО. Метод «ультиматум»
Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Позади этапы подготовки, регистрация в сервисе, оплата тарифа. Уже можно начинать обмен электронными документами с контрагентами, но вдруг вы понимаете: они не готовы. Точнее, ваши партнеры не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.
Идеальная ситуация – это когда 100% контрагентов максимально быстро переходят на обмен электронными документами. В этом случае вы сразу ощутите все плюсы нового формата работы. Но шансов, что будет именно так, очень мало. Часто контрагенты не хотят что-либо менять в своих процессах, наотрез отказываются от предложений перейти на внешний электронный документооборот или специально затягивают с решением.
Приказ и уговор
Решить проблему можно, если правильно мотивировать партнеров. Позиций у вашей компаний в этом вопросе может быть две:
1. Ультиматум. Вы можете сообщить контрагентам, что переход на ЭДО – обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум четко объяснить, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).
2. Рекомендация. Метод ненавязчивого воздействия на контрагентов. Вы не обязываете, а лишь планомерно советуете им перейти на ЭДО. Подходит компании, если переход на ЭДО с контрагентами для нее является важным, но приоритет – сохранить сотрудничество.
У каждой из позиций есть свои преимущества и недостатки:
Получение пользы от ЭДО
Риск потери лояльности
Перечень мероприятий для подключения
Результаты подключения контрагентов
Мягкий «кнут»
Как показывает практика Synerdocs, наилучшие результаты по подключению контрагентов достигаются при ультиматуме. При этом жесткая позиция не означает, что компания лишится добрых отношений с партнерами. Пример – подключение контрагентов интернет-магазина Wildberries. Изначально компания выбрала рекомендательную тактику, а позже стала использовать и инструменты метода «ультиматум». Напомним, Wildberries является абонентом Synerdocs c 2015 года. За это время к сервису подключились свыше 3000 партнеров компании, в том числе благодаря новому инструменту мотивации – оплате исходящих в сервисе за контрагентов.
Итак, как «сгладить» риски:
1. Информируйте позитивно. Меньше негатива от контрагентов получают компании, которые правильно сообщают контрагентам о решении перейти на внешний ЭДО. Важно донести главное: электронный документооборот – новый этап в сотрудничестве, который принесет выгоду вам и контрагенту. Можно использовать тезисы:
· электронный документооборот – тренд всех современных компаний;
· переход на новый формат не требует много времени и прост в освоении;
· обмен документами в электронном виде позволит ускорить процессы и сократить расходы наших компаний.
2. Миксуйте с рекомендациями. Совсем не обязательно использовать ультиматум по отношению ко всем контрагентам. Можно использовать смешанный способ. Допустим, от 20% ваших контрагентов зависит 80% вашей прибыли. По отношению к ним можно применить мягкий метод, или «Рекомендацию», а при подключении остальных – ультиматум.
3. Используйте финансовую мотивацию – наиболее эффективный способ снизить негативный настрой контрагента по поводу перемен в работе. За переход на ЭДО можно предложить компенсацию сопутствующих расходов, различные бонусы и скидки. Например, некоторые абоненты Synerdocs приобретают электронные подписи за своих контрагентов, тем самым освобождая их от дополнительных затрат. Так, например, поступила компания «Зетта Страхование». Так, для агентов выпущены сертификаты электронной подписи, что заметно сказалось на скорости их подключения.
Если ультиматум не подходит
Альтернатива жесткого перевода контрагентов на ЭДО, как мы уже сказали, есть. Это метод «Рекомендация», основа которого – активное информирование и дополнительная финансовая мотивация контрагентов. Используйте все каналы (email-рассылки, личное общение, сообщения на сайте, массовый обзвон).
Рекомендательные меры с 2016 года успешно применяет при подключении партнеров интернет-провайдер «Марк-ИТТ». Как именно известные компании используют альтернативные методики, расскажем в следующих материалах на сайте Synerdocs.
Андрей Цой, руководитель проектов подключения Synerdocs
Как подключить контрагентов к обмену электронными документами
Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траектории, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от здорового любопытства до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.
А еще можно провести своеобразную аналогию с социальными сетями: если в них нет ваших друзей, то вам там делать, собственно, нечего – надо либо ждать, когда появятся, либо приводить самому. Вот о том, как привести ваших партнеров к ЭДО, и поговорим сегодня.
Самое простое – приглашение
Итак, вы выбрали оператора ЭДО, зарегистрировались и загрузили сертификат электронной подписи в сервис. В дальнейшем работа по приглашению контрагентов к обмену должна вестись совместно с вашим оператором. Первоначально это выглядит как самая простая рассылка или телефонный обзвон: вы составляете список контрагентов, с которыми у вас наиболее активный обмен документами – и организованно приглашаете всех к обмену. Оператор поможет вам грамотно составить такое приглашение.
Вполне может быть, что ваши партнеры уже практикуют ЭДО, работают с каким-либо сервисом или просто в нем зарегистрированы. В этом случае они легко откликнутся на ваше предложение. Для контрагентов, работающих с другими операторами, настраивается роуминг.
Когда приглашения недостаточно
Но довольно часто ваше приглашение остается без внимания. Тут важно понять, по какой причине ваши контрагенты не реагируют на ваше предложение перейти на ЭДО. Причин может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация – льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.
Перечислю несколько вариантов из практики Synerdocs:
И не начинайте с бумаги
Иногда встречается интересный парадокс: компания активно внедряет ЭДО, переводит контрагентов на электронные документы, но при этом все новые партнеры по-прежнему начинают сотрудничество с обмена бумагой. Когда вы ставите перед собой задачу не просто начать пользоваться ЭДО, а максимально избавиться от бумажных документов, то необходимо максимально сократить возможность их появления. Это значит, что договор с вашим новым партнером/поставщиком/агентом уже сразу должен создаваться в электронном виде. Предложите ему сразу работать через ЭДО, объясните, что вы – современная компания.
ЭДО с контрагентами
Из нашей статьи вы узнаете:
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена цифровыми документами между контрагентами с помощью интернет-сети. Такое взаимодействие происходит на законных основаниях и является юридически значимым. Обмен осуществляется без использования бумажных оригиналов, что экономит трудо- и времязатраты.
Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами
Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.
Прямой обмен документами в электронном виде между организациями
Данный вид передачи документов между контрагентами осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.
Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:
Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.
Обмен через оператора ЭДО
Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между клиентами.
Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:
Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами.
Группа компаний «Астрал» предлагает современные продукты для обмена электронными документами с контрагентами: «Астрал.ЭДО», «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие со всеми партнёрами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы ЭДО и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в госорганы.
Порядок перехода на ЭДО с контрагентами
Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.
Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.
С чего начать переход на ЭДО с контрагентами
Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:
После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.
Составить цепочку документооборота
Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании, необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.
Получить электронную подпись и дополнительный софт
Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ, такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон. Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.
Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота, должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является «КриптоПРО». Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.
Купить криптопровайдер последней версии можно только у официального дилера продукции торговой марки «Инфотекс». Этот статус даёт право на распространение, внедрение и сопровождение программ КриптоПРО с круглосуточной поддержкой пользователей 24/7. Достаточно заполнить форму обратной связи.
Подключить контрагентов
Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.
Как пригласить контрагента к ЭДО
Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от Группы компаний «Астрал».
Система электронного документооборота «Астрал Онлайн»
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо выполнить следующий регламент: перейти в раздел «Контрагенты» → вкладка «Контакты» → «Пригласить нового»:
В появившемся окне в строке поиска ввести ИНН организации и нажать кнопку «Искать»:
После поиска в системе появляются результаты трёх видов:
Далее выделить необходимую организацию → нажать «Отправить приглашение» → в окне «Добавление контрагента по реквизитам» выбрать способ приглашения «Email» или «Идентификатор» → нажать «Отправить»:
Для отправки приглашения нескольким контрагентам необходимо нажать «Загрузить файл со списком ИНН» → выбрать файл → нажать «Открыть»:
Система произведёт поиск всех организаций по ИНН из файла и отобразит их списком.
Далее необходимо выбрать флажком подходящие организации и нажать кнопку «Отправить приглашение».
После проверки реквизитов нажать кнопку «Отправить»:
Как принять приглашение
Для принятия приглашения необходимо:
Выбрать «Контакты» → «Вас пригласили»:
В открывшемся окне отобразится список отправивших приглашение на использование ЭДО контрагентов:
Далее принять или отклонить приглашение, нажав соответствующую кнопку.
Система электронного документооборота «Астрал.ЭДО»
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо:
перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:
В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:
В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:
Сервис оповестит об успешной отправке приглашения:
Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:
Как принять приглашение
Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:
В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:
Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:
После появится уведомление об успешном принятии приглашения:
Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:
Система электронного документооборота «1С-ЭДО»
Как отправить приглашение
Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:
Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:
Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:
В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:
В открывшимся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:
Заполнить поля формы отправки → «Отправить»
Как принять приглашение
Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:
Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:
Заключение
Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.
Система ЭДО позволяет: