Как отправить договор по почте
Как надёжно отправить документы контрагенту
Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.
Порядок обмена документами прописан в договоре
Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:
1. Использовать согласованный способ отправки документа.
2. Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.
3. Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.
Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.
Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе
В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:
1. Опись вложения — подтверждение содержимого письма.
2. Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.
3. Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.
Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.
Документы нужно доставить в пределах одного города
Оптимальный вариант — курьерская доставка.
Для надёжности и подстраховки:
1. Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.
2. Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.
3. Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.
4. Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках.
Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних
В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.
1. Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.
2. Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.
Электронный документооборот
Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.
При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.
Электронная почта и мессенджеры
Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.
Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.
Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:
кто и когда получил документ;
какие документы получены.
И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»
Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.
Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:
2. Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.
3. Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.
Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.
Статья актуальна на 08.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Как заключить договор дистанционно?
Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.
Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?
Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.
Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.
Как заключают договоры дистанционно
Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.
Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.
Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:
Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:
Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:
Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.
Как отправить юридические документы по почте
При решении юридических вопросов, люди нередко сталкиваются с необходимостью уведомлять государственные органы, организации или граждан о намерении решить конфликтную ситуацию. Существует несколько способов довести информацию до адресата:
— отправка документов простым письмом
Такой способ отправки самый простой и дешевый. Его стоит использовать, когда отправка письма не является срочной, а само письмо не представляет особой ценности. Для отправки такого письма вам понадобится только почтовый конверт. В данном случае письмо направленное адресату не вручается ему под расписку, а просто опускается в почтовый ящик.
— отправка документов заказным письмом с уведомлением;
Отправка письма таким способом более функциональная. Под уведомлением понимается отрывная часть письма, которая вручается Вам, после доставки письма адресату. На уведомлении ставится отметка о дате вручения письма адресату, а так же, его личная подпись.
Таким образом, вы точно будете знать, дошло ли письмо и когда именно это произошло.
— отправка документов ценным письмом с описью вложения
Данный способ отправки писем является самым дорогим и необходим, при отправке документов в государственные органы, урегулировании какого-либо сора в досудебном порядке и отправке документов в организацию и при отправке документов в суд. Список всех отправляемых документов отражается в специальной «описи». Пример такой описи можно скачать в сети интернет или же взять готовый бланк в отделении почты. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых заверяется печатью почты и остается у Вас. Таким образом, Вы получаете официальный документ подтверждающий отправку конкретных документов конкретному получателю.
— отправка документов посредством курьерской службы
Такой способ отправки документации стоит использовать, если вы нуждаетесь в срочной передаче документов адресату. В настоящее время существует множество служб, занимающихся курьерскими услугами (DHL, Pony Express, EMS Russian Post и так далее). Курьерские службы гарантируют доставку документов адресату в течение 1-2 дней. Лицо, получившее документы ставит свою подпись в специальном бланке, который после доставки возвращается Вам.
Таким образом, в зависимости от имеющихся у Вас целей и задач, можно подобрать наиболее оптимальный способ отправки документации. Тем не менее, рекомендуем Вам направлять любую корреспонденцию заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Стоимость отправки такого письма не велика, вернувшееся уведомление Вы, в случае необходимости, сможете предъявить как доказательство сотрудникам полиции и иным лицам, а опись вложения подтвердит факт отправки конкретного перечня документов.
Для отправки такого письма Вам необходимо будет прийти в ближайшее отделение Почты России и приобрести конверт. Уведомление о вручении письма и опись вложения выдается в любом почтовом отделении бесплатно.
После, необходимо будет заполнить конверт, уведомление о вручении и опись и передать их оператору почтовых отправлений. Приобретать почтовые марки не обязательно, сотрудник почты сам определит стоимость письма, в соответствии с установленными тарифами, после чего выдаст вам чек на получившуюся сумму. В чеке, помимо суммы и даты отправления письма, будет указан его идентификационный номер, состоящий из 14 цифр. На сайте Почты России по такому номеру можно отследить движение письма и получить информацию о получении/не получении его адресатом.
КАК РЕШИТЬ ЮРИДИЧЕСКУЮ ПРОБЛЕМУ ЗА 3 ШАГА
КАК РЕШИТЬ ЮРИДИЧЕСКУЮ ПРОБЛЕМУ ЗА 3 ШАГА
Заполните форму обратной связи. По возможности подробно простыми словами опишите ваш вопрос. Для письменного ответа укажите обратный адрес вашей электронной почты.
В течении дня юрист ответит вам на почту с разъяснением ситуации и рекомендациями что делать дальше. В окончательных рекомендациях юрист сообщит вам какие документы нужно составить и их получателей.
После получения от нашего юриста списка необходимых документов зайдите на наш бесплатный архив юридических документов и найдите вам нужный. Вставьте персональные данные, почтовые реквизиты, адрес получателя и отправляйте по назначению.
Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?
В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.
Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.
Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.
По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.
Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.
Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.
Включите в договор пункт про электронную подпись
Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:
Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.
Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.
Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.
Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.
Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.
Совет
Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Об отправке документов по почте: способы, важные нюансы
Современные технологии позволяют отправлять все документы в электронном виде, но могут случиться непредвиденные ситуации, вынуждающие человека воспользоваться обычной почтой. Отправить важные документы по Почте России можно без больших денежных и временных затрат.
Популярные способы отправки документов по России почтой
Какой почтой лучше отправить документы по России, зависит от ценности вложенных бумаг, их количества и сроков. Существует всего 3 основных способа почтовой пересылки документов в другой город, находящийся на территории России:
Каким письмом лучше отправить документы, зависит от конкретных случаев, например, количества бумаг или финансовых возможностей отправителя.
Важно! Если бумаги имеют большую ценность и требуется уверенность, что они дойдут до получателя, то можно отправлять их с помощью заказного письма с уведомлением о получении. В такой ситуации отправителю направляется бланк, в котором указывается, когда письмо было доставлено, кто его получил.
Какой способ самый быстрый
Если требуется быстро отправить бумаги, то можно воспользоваться такой услугой, как экспресс-письмо EMS. Пересылка осуществляется с помощью курьера. Область доставки не ограничена, то есть пересылка осуществляется, как по городу, так и в другие районы и области. Главное преимущество такой пересылки – возможность отслеживания по трек-номеру.
Экспресс-письмо EMS – дорогостоящая услуга, но она позволяет осуществить отправление важной документации в кратчайшие сроки и с полной гарантией сохранности содержимого. Также возможна доставка посылки прямо до двери получателя, что также экономит время, благодаря отсутствию необходимости личного появления на почте.
Какая отправка будет самой дешевой
Список факторов, влияющих на стоимость услуги, не очень велик. В первую очередь цена может возрасти в зависимости от:
Наземная доставка намного дешевле воздушной, но она не может использоваться при необходимости отправки документов в другой город, особенно сильно удаленный.
Стоит учитывать, что сумма также зависит и от сроков. Некоторые почтовые отделения могут предложить супер-экспресс доставку, позволяющую передать получателю документы уже на следующий день, но минимальная стоимость доставки составляет 600 рублей.
Самый оптимальный и дешевый вариант – использование услуг Почты России. Стоимость отправки одного письма по стране не превышает 30 рублей, но есть риск потери документов или изменения их первоначального вида.
Какие документы рекомендовано отправлять почтой
Почтой можно отправлять любые бумажные носители или фотографии. Главное условие – вес письма не должен превышать 100 грамм.
Если требуется вместе с документацией отправить банковскую карту или деньги, то стоит воспользоваться заказным письмом с уведомлением и объявленной ценностью. В такой ситуации, если письмо будет утеряно или сорваны сроки доставки, то человек может рассчитывать на получение компенсации. В других случаях отправлять деньги или банковские карты обычным письмом не рекомендуется.
Некоторые сотрудники почты рекомендуют воздержаться от отправки ценных документов, например, паспорта или трудовой книжки, письмом, так как есть риск потери посылки или ее механического повреждения. В такой ситуации лучше воспользоваться бандеролью.
Стоит учесть, что действующее законодательство запрещает распространение и пересылку бумаг, относящихся к экстремистской литературе, агитирующим материалам.
Основные проблемы при отправке документов и пути их решения
Если документация отправляется по Почте России, то нужно учитывать проблемы, которые могут возникнуть. Самые частые неприятности при отправке бумаг по почте:
Действующее законодательство не запрещает пересылку важной документации по почте, но перед этим отправителю нужно самостоятельно взвесить все возможные риски, чтобы избежать возникновения проблем.
Если у человека нет возможности передать лично документы или переслать их в электронном виде, то единственный вариант – почта. В зависимости от количества бумаг и способа их доставки может меняться стоимость. Для предотвращения потери документов рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о получении.