Как отправить договор через 1с эдо
Настройка отправки по договорам
Видеоинструкция
Текстовая инструкция
В процессе обмена электронными документами пользователи сталкиваются с необходимостью отправки документов в разных форматах, а также на различные идентификаторы участника ЭДО контрагента. В системе реализована возможность разграничить настройки отправки в разрезе договоров. Предварительно следует установить флаг в поле «Учёт по договорам» в функциональности программы (Администрирование – Функциональность – Учёт по договорам).
После активации учёта по договорам стала доступна возможность создания настройки отправки согласно представленным ниже вариантам:
1. С использованием одного идентификатора участника ЭДО контрагента.
Если при работе с покупателем требуется отправлять документы в разных форматах, то настройки отправки документов с данным контрагентом следует разграничить в разрезе договоров. Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.
В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».
В настройках отправки документов требуется указать соответствующий договор с покупателем.
Затем следует выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».
Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/
В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.
В настройках ЭДО отображаются две записи с одинаковыми идентификаторами участников ЭДО, разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.
Если в документе учётной системы указан тот же договор, что и в созданной настройке отправки с данным контрагентом, электронный документ будет сформирован по настройке для данного договора.
Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров.
2. С использованием разных идентификаторов участника ЭДО контрагента.
Если покупатель использует несколько идентификаторов участника ЭДО, то настройки отправки документов с данным контрагентом, следует разграничить в разрезе договоров.
На вкладке «Приглашения» Архива ЭДО можно увидеть, что с одним контрагентом принято два приглашения к обмену электронными документами с разными идентификаторами участника ЭДО контрагента.
Однако в настройках отправки отображается одна (первая) запись, которая используется по всем договорам. Чтобы пользователь мог отправлять документы на второй идентификатор, следует вручную создать соответствующую настройку отправки в разрезе определенного договора.
Для этого необходимо перейти в Справочники – Контрагенты, выбрать из списка необходимого контрагента, затем нажать ЭДО – настройки отправки документов.
В открывшемся окне отображается одна действующая настройка по всем договорам с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента. Для создания настройки отправки по определенному договору необходимо нажать «Создать по договору».
В настройках отправки документов требуется выбрать учётную запись контрагента с соответствующим идентификатором участника ЭДО.
! Зелёный индикатор свидетельствует о том, что в информационной базе имеется принятое приглашение.
Затем следует указать соответствующий договор с покупателем и выполнить настройку форматов исходящих электронных документов, в зависимости от соглашения с контрагентом. После чего нажать «Записать и закрыть».
Более подробно о том, как сменить форматы исходящих электронных документов, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4116/
В настройках отправки документов контрагенту появилась ещё одна запись по определенному договору.
В настройках ЭДО отображаются две записи с разными идентификаторами участников ЭДО разграниченные в разрезе договоров. Для каждой настройки отправки можно отдельно выставить форматы исходящих электронных документов.
Если в документе учета указан тот же договор, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован на соответствующий идентификатор участника ЭДО контрагента.
Если указано значение, отличное от того, что и в настройке отправки с данным контрагентом, то электронный документ будет сформирован по настройке для всех договоров с соответствующим идентификатором участника ЭДО контрагента.
Если необходимо проверить, по какой настройке будет отправлен документ, то после его создания следует перейти по ссылке «Настройки отправки» в форме предварительного просмотра документа. Если документ был отправлен, то для просмотра идентификатора контрагента следует перейти по ссылке «Карточка документа».
Как отправить договор через 1с эдо
Дата публикации 17.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления произвольного электронного документа отправитель должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка произвольного ЭД
Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем.
Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Поэтому документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).
Находясь на закладке «Настройки отправки», дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму «Настройки отправки документов» и установить в графе «Регламент ЭДО» формы «Настройки отправки документов» применяемый порядок обмена электронным произвольным документом (рис. 1):
Так если в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. В этом случае подписание и отправка электронных документов производится при выполнении одной команды Подписать и отправить.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка электронных документов после их подписания будет производиться при выполнении специальной команды:
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, проставив флажок для значения «Отправлять электронные документы автоматически» и выполнив соответствующую настройку расписания.
В новом исходящем произвольном документе необходимо указать (рис. 4):
Текущее состояние обмена исходящим электронным документом отражается в строке «Состояние».
После записи документа (кнопка Записать и закрыть) можно просмотреть содержимое вложения, пройдя по гиперссылке.
Пройдя по гиперссылке Настройка отправки, можно уточнить порядок обмена данным электронным документам, установленный в настройках (рис. 1).
Подписание и отправка сформированного произвольного документа производится по кнопке Подписать и отправить из формы просмотра произвольного документа (рис. 6).
Подписание и отправку сформированного произвольного документа можно также произвести по кнопке Подписать и отправить из формы списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 7).
После отправки электронного произвольного документа отправитель должен получить от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла электронного документа.
Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
Полученный служебный электронный документ (подтверждение даты получения) отображается в форме просмотра отправленного произвольного документа (рис. 8).
Получение от контрагента подтверждения ответной ЭП (если предусмотрено)
После получения от контрагента извещения о получении произвольного документа, а также ответной электронной подписи произвольный электронный документ удаляется из папки документов «На контроле» формы списка «Текущие дела ЭДО».
В форме просмотре отправленного произвольного документа можно просмотреть поступившее извещение о получении (рис. 10)
В форме просмотра на закладке «Подписи» будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завершен (рис. 11).
Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку произвольного документа (рис. 12).
Получение уведомления об уточнении ЭД или формирование предложение об аннулировании ЭД (при необходимости)
Если получатель отказался по тем или иным причинам подписывать документ, то отправитель вместо электронной подписи получит Уведомление об уточнении (рис. 13).
При получении Уведомления об уточнении в отклоненный произвольный документ переносится причина отклонения данного документа получателем, и устанавливается состояния электронного обмена «Требуется уточнение» (рис. 13).
Если после завершения обмена произвольным ЭД возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то отправителю следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 14).
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 15).
После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 16).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: «Ожидается аннулирование».
После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.
Отправка произвольного документа
Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.
Произвольный документ можно создать:
1. Из рабочего места Текущие дела ЭДО.
Для создания произвольного документа необходимо в Текущих делах ЭДО перейти в папку «Создать» и выполнить команду «Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо выбрать организацию (отправителя электронного документа), контрагента (получателя электронного документа). После заполнения необходимых полей требуется нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера.
Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.
Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то необходимо зайти в группу команд «Ещё» и снять галочку с «Транслитировать имя присоединяемого файла» и выполнить повторное добавление файла.
После чего необходимо выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее».
Для каждого вида документов поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа.
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма).
После завершения обмена, документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой).
При необходимости можно установить связь с документом учёта.
В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
2. Из печатной формы документа учётной системы.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого следует перейти в документ учётной системы, раскрыть группу команд «Печать» и выбрать необходимый вид печатной формы.
В открывшемся окне требуется нажать кнопку «ЭДО».
Файл печатной формы документа в формате PDF будет автоматически прикреплен как вложение в произвольный документ. Здесь также можно указать вид, исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
3. Из документа учётной системы.
Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав «ЭДО – Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо указать вид документа, затем нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера. Также можно указать исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
4. Из Архива электронных документов.
Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого необходимо перейти в «Администрирование – Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».
В версиях программных продуктов, использующих модуль ЭДО версии 1.1 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3) отправку произвольного документа можно осуществить:
1. Из формы списка произвольных электронных документов.
Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», развернуть группу «Обмен электронными документами» и выбрать «Произвольные электронные документы».
В открывшемся окне следует перейти на вкладку «Исходящие» и нажать «Создать».
2. Из папки «Создать» рабочего места Текущие дела ЭДО.
Также вам может быть интересно:
Пакеты электронных документов
Видеоинструкция
1. ОТПРАВКА ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.
Для подписания и последующей отправки всех документов достаточно нажать «Подписать и отправить пакет».
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.
2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Входящие документы будут отображаться в пакете при условии, что отправитель выполнил их объединение перед отправкой.
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.
Также вам может быть интересно: