Как открыть свое ивент агентство

«Золотая рыбка»: как работает агентство праздников в Белгороде

Наталья Кондаурова из Белгорода прошла путь от ведущей свадеб до хозяйки собственной event-компании. В ее агентстве всего три штатных сотрудника, но помимо них организовывать городские и частные мероприятия ей помогает огромное количество волонтеров. Команда «Золотой рыбки» проводит свадьбы и детские праздники, а также организует социальные балы для ветеранов, посвященные Дню Победы.

Основательница агентства «Золотая рыбка» Наталья Кондаурова в интервью Контур.Журналу рассказывает о специфике работы с клиентами, социальных проектах и взаимоотношениях в команде.

Старт

Моя история началась в Курской области: я выросла в маленьком провинциальном городе. Бабушка хотела, чтобы я развивалась творчески, старалась поддерживать мои инициативы, поэтому я с детства пела, танцевала, играла в театральных кружках, выступала на сцене, вела концерты. Я это называю «выросла на сцене». Когда я переехала в Белгород и поступила в университет, встал вопрос о том, как себя реализовать. Дома меня знали, а в новом месте было сложнее. Случайно я попала в молодежную организацию «Новое поколение», там писала стихи, участвовала в творческом клубе, опять вышла на сцену. Потом я попала в лагерь молодежного лидерства, куда приезжают педагоги из разных стран мира, которые учат петь, танцевать, играть на барабанах и «строить себя».

Я поняла, что хочу зарабатывать сама, и начала продвигать себя как ведущую. Свою первую свадьбу я провела еще в 2007 году. Позже начала зарабатывать первые гонорары, постепенно в Белгороде люди начали меня замечать и приглашать к себе. После нескольких семинаров молодежного лидерства я поняла, что хочу относиться к работе серьезнее, и открыла агентство праздников, чтобы заниматься ими уже в другом масштабе.

Я из Курска, мой супруг — из Орла. Мы часто ездим в эти регионы и проводим там праздники. Я считаю, что в Белгородской области индустрия развлечений развита лучше, чем в этих регионах, хотя в Курсе и Орле тоже есть хорошие специалисты, которых мы периодически привозим сюда. Единственный минус — платежеспособность клиента в этих областях несколько ниже.

Инвестиции

Я брала крупный заем для запуска проекта. Изначально я начинала с нуля, у меня не было вообще ничего, я зарегистрировала ИП и выезжала на праздники по заказу. Хотя в такой бизнес мало кто вкладывает большие деньги, это очень разумно, ведь можно на старте решить множество проблем: у меня появилась база костюмов, база для декорирования, новое звуковое и световое оборудование. Я могла покрыть любой запрос любого клиента. Бренду «Золотая рыбка» чуть больше года, и на данный момент бизнес еще не до конца окупился.

Когда я вкладывала деньги в бизнес, я ориентировалась на то, чтобы как можно меньше обращаться к другим компаниям, чтобы все необходимое можно было взять у себя или сделать своими руками. Часто очень проблематично удовлетворить просьбу клиента, если под рукой нет необходимых материалов.

Команда

В молодежной организации я нашла мужа и друзей. Наставники и педагоги подталкивали меня к собственному бизнесу. Постепенно я поняла, что это интересно и очень много помощников готовы помочь мне во всем: от организации детских праздников до декора. В человеческом ресурсе недостатка нет.

Моя команда — это команда универсалов. Сидеть в кресле и раздавать указания — важно для любого руководителя, но быть с командой на одной волне более ценно. Я в состоянии сесть за швейную машинку или покрутить отверткой, если так смогу помочь ребятам и ускорить рабочий процесс, а потом мы поспим лишние пару часов.

Если мы видим, что у нас есть огромный заказ на оформление, мы посвятим себя ему, а потом переключимся на менее срочные и важные дела. Моя команда — это мои друзья, все готовы в любой момент помочь друг другу, даже если это не входит в основную сферу их компетенций.

Есть два больших сезона — лето и Новый год. Первый — сезон свадеб, второй — время сказки, чудес, праздничного настроения. Максимум заказов стараемся покрывать сами, остальное можем отдавать коллегам или подрядчикам. Часто мы отправляем своего сотрудника с кем-нибудь из наших друзей, чтобы мы знали, что есть человек, который курирует проект, на месте решает проблемы и действует в интересах заказчика.

В целом у нас дружелюбные отношения с конкурентами. Город маленький, здесь всегда можно рассчитывать на помощь коллег. Однажды перед свадьбой, которую я должна была вести, меня забрали в больницу с аппендицитом. К счастью, удалось найти замену. Если ко мне обратятся люди из этой же сферы, я тоже не откажу им в помощи. В любом бизнесе, несмотря на конкуренцию, должны быть партнерские отношения.

Клиенты

Мы не стали ограничиваться лендингом при написании сайта, чтобы даже далекий от индустрии человек мог зайти на него, прочитать подробное многостраничное описание и во всем разобраться. Для некоторых проектов мы запускаем отдельные страницы: например, для бампербола, нашего массового развлечения. Мы стараемся активно вести социальные сети. В скором времени я планирую вложиться в их развитие, чтобы они приносили как можно больше клиентов.

На первой встрече мы обычно обещаем клиенту составить предложение, изучаем бюджет. Часто встречаются люди, которые хотят праздник за тысячу на миллион, и те, кто хочет очень многого, но не понимает, сколько это может стоить. Частая проблема нашего бизнеса — людям кажется, что это очень легко, а на самом деле объем работы просто неподъемный.

После этого мы повторно приглашаем клиентов в офис, обсуждаем предстоящее мероприятие. В основном все решения принимают они, но мы можем предложить совет, например, декоратора-оформителя. Мы в обязательном порядке подписываем договор, чтобы обеспечить безопасность клиента и собственную безопасность. В нашей индустрии распространена практика подписания липовых договоров, когда одна страница заполняется, а потом договор утилизируется. В суде по этому договору ничего доказать нельзя.

В договоре есть четкое техническое задание и сроки его выполнения, с клиентом за все время подготовки мероприятия мы находимся на связи 24 часа в сутки, даем только личные номера телефонов. Пока у нас не настолько большая компания, чтобы обеспечить официальную связь.

Я сталкиваюсь с тем, что люди сильно волнуются перед праздниками. Мы выступаем в роли психолога, готовы в любой момент выслушать и успокоить клиента. Если у человека вымотаны нервы до праздника, мы можем попасть под горячую руку, и это не в наших интересах. Пока, на мой взгляд, у нас идеальная репутация, потому что мы всегда стараемся действовать в интересах заказчика.

Часто бывает так, что пришли не те цветы или не та ткань, тогда мы идем и покупаем то, что нужно, на деньги компании. Это не вина клиента. Если студии и агентства начинают рассказывать клиенту, что за два дня до мероприятия ему привезли не те цветы, не ту ткань или не то дерево, им лучше не заниматься организацией мероприятий.

Однажды на одной из свадеб, где я работала ведущей, мы начали запускать китайские фонарики, и один из них застрял на сосне, а рядом была электропроводка. Пожарных звать было еще рано, а залезть на дерево и достать фонарик было невозможно. В конце концов он потух сам собой. Для меня форс-мажор — это только та проблема, которую нельзя решить самому: провода, которые скоро взорвутся; сосна, которая может подпалиться; 40 гостей, которые ничего не могут сделать в этой ситуации. Все остальные вопросы при грамотном подходе можно решить.

Социальные проекты

В «Новом поколении» я организовывала городские мероприятия. Бросать проект после того, как я начала заниматься бизнесом, мне не хотелось, поэтому я привлекла к нему свою команду. Мы первые в Белгороде занимаемся организацией крупных балов, начиная с 2010 года. Сейчас мы организуем балы два раза в год: я выступаю в роли руководителя, сценариста и режиссера-постановщика, и мое присутствие там необходимо.

В конце декабря проходит Новогодний бал, а в мае уже в третий раз будет проходить Бал Победы для ветеранов под открытым небом. Подготовка к балу укладывается в полтора месяца. Чаще всего приходят пары-любители или те, кто никогда не танцевал. Этим людям нужны передышки, поэтому мы ставим мини-спектакль, особенно на День Победы. Ветеранам нравится смотреть, как молодые люди воспринимают военные годы. Актеры в основном непрофессиональные: или мои сотрудники, или энтузиасты со стороны.

Участвуют минимум сто человек: это люди, которые регистрируются и обучаются танцам, ходят на репетиции. Сама система бала включает в себя танцы, которые разучиваются заранее. Есть театрализованная постановка, которая организуется для того, чтобы танцующие пары успели отдохнуть, потому что культура танцев у нас пока не так популярна и люди не могут танцевать долго.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Что такое ивент агентство: как создать бизнес на организации праздников

Открываем праздничное агентство!

Ивент-агентство с нуля: стоит ли им заниматься и что нужно делать, чтобы добиться успеха? Подробный анализ бизнеса.

Ивент-агентство – это коммерческое предприятие, специализирующееся на проведении различных праздников. Подобные услуги оказывались всегда: организация детских утренников, свадеб, школьных выпускных вечеров – нередко поручалось фирмам, в которых трудились настоящие профессионалы. Ведущий, называемый тамадой, контролировал ход торжества, поддерживал уровень веселья среди гостей, а нанятые артисты обеспечивали развлекательную часть праздника.

Ранее не использовалось англоязычное понятие event-агентства. Это зарубежное слово в переводе означает «событие», в данном контексте – радостное. Иногда употребляется не совсем корректная транскрипция «эвент». Агентство этого типа может работать напрямую или оказывать посреднические услуги между творческими коллективами исполнителей и заказчиками. Как открыть рекламное агенство описано тут.

Event-бизнес специфичен. Заниматься им может не каждый, и далеко не все знают, с чего начать. Возможно, данная информация будет полезна тем, кто решил посвятить себя искусству создания праздничной атмосферы. Самое интересное – в конце.

Каковы особенности бизнеса?

Организация бизнеса по организации праздников (пусть читатель простит за тавтологию, но в этом случае без нее не обойтись) может иметь несколько направлений, аналогичных по форме, но различных по содержанию.

Ниже описан типовой проект бизнеса на праздниках, и приведен его примерный план с расчетами.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Растущее количество ивент-агентств свидетельствует о привлекательности этого вида деловой активности. К плюсам развлекательного бизнеса можно отнести:

Недостатки ивент-бизнеса состоят в некоторых его специфических чертах:

Браться за ивент-бизнес рекомендуется энергичным людям, имеющим ярко выраженные творческие склонности.

Анализ рынка

Для ивент-бизнеса изучение существующих предложений – наиболее важная задача. Идея, кажущаяся свежей, может на поверку оказаться совсем не оригинальной. Услуга, на которую делается основная ставка, не будет пользоваться спросом. Возможны и другие варианты неблагоприятного развития событий. Без скрупулезного анализа рынка невозможно прогнозировать коммерческий успех.

Определение целевой аудитории

Результатом количественной и качественной оценки совокупности людей, составляющих потенциальную клиентуру, становится выбор главного направления деятельности.

Первое, что приходит на ум при упоминании ивент-бизнеса, организация свадеб. Следует учитывать, конкуренция в этой сфере очень высока. Что-то новое придумать трудно, а если это и удастся, инициатива обречена на провал из-за консервативности обряда бракосочетания. Молодожены и их родственники надеются, что событие состоится раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.

Организацию традиционной свадебной церемонии поручают компаниям с безупречной репутацией.

Но не стоит унывать! Есть множество других направлений, допускающих самое дерзновенное творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы – от детей до пожилых людей.

Важно понять, на какую часть общества позиционированы услуги ивент-агентства. Критериями служат такие параметры, как степень состоятельности, возраст, профессия и другие признаки, объединяющие возможных потребителей в условные группы.

Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, на аудиторию моряков и их семей.

Определение ценовой политики

Спрос на ивент-услуги довольно высок. Они очень востребованы для проведения корпоративных и прочих мероприятий. Руководитель компании заранее знает сценарий, и если ему, примерно за то же самое предложат заплатить меньше, он согласится.

Конкуренты тоже знают об этой особенности, а потому их «обойти на повороте» будет сложно. В пользу соперников работает больший опыт, сложившееся многолетнее сотрудничество, связи с привлекаемыми исполнителями и другие объективные ресурсы.

Заведомо убыточный демпинг в ивент-бизнесе не рекомендуется. Надежды на восполнение потерь после завоевания господства вряд ли сбудутся. На подобные недозволенные методы последует предсказуемый ответ – «подножка», раз и навсегда убивающая репутацию. В последний момент откажется выступать приглашенный артист, или кто-то «нечаянно» испортит реквизит. В общем, это как раз случай со стеклянным домом и камнями, которыми не следует бросаться.

SWOT-анализ

SWOT-анализом называется элемент планирования будущей деятельности, учитывающий внешние и внутренние факторы, с высокой вероятностью способные повлиять на финансовый результат. Каналы воздействия разделяются на четыре вида:

Процесс SWOT-анализа состоит в составлении таблицы-матрицы указанных факторов и умозрительной оценке их силы воздействия. Рассмотрим пример для ивент-фирмы:

Результатом SWOT-анализа становится выработка мер, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В данном случае они могут выражаться в рекомендации принятия следующих мер:

Проведение указанных мероприятий обеспечит устойчивое положение на локальном рынке ивент-услуг.

Стоит ли работать по франшизе?

Франчайзинг в ивент-бизнесе привлекает высокими возможностями, предоставляемыми с первых же дней работы агентства. Главное достоинство в том, что не нужно ломать голову над разработкой собственной концепции – эффективная действующая модель, сценарии, реквизит, рекламная поддержка и свой сайт уже есть. Можно действовать по инструкции, и прибыль обеспечена. Обучение сотрудников искусству развлечения предоставляется держателем франшизы.

Следует помнить, что эти преимущества приобретаются за деньги, и немалые – до трети миллиона рублей плюс ежемесячные отчисления. К тому же исключается такой фактор, как свобода творчества. Работать можно только «по писанному», и никак иначе.

Напрашивается вывод о том, что франшиза приемлема для предпринимателей, обладающих начальным капиталом и испытывающих дефицит креативности.

Бизнес-план агентства

В силу разнообразия event-бизнеса невозможно составить универсальный бизнес-план агентства организации праздников. При этом наблюдается единство затратных и доходных статей, на основании которых можно произвести примерные расчеты и определить срок окупаемости.

Сколько денег нужно для старта бизнеса?

«Цена входа» в ивент-бизнес относительно невысока, но ее необходимо знать, чтобы правильно оценить свои финансовые возможности. Сумму разовых расходов составляют следующие пункты сметы:

Как видно из таблицы, львиную долю начальных издержек составляют затраты на помещение, его ремонт и оснащение. По этой причине предприниматели, имеющие в распоряжении собственный офис и оргтехнику, получают фору перед конкурентами.

Какое оборудование выбрать?

Есть еще одна статья, не упомянутая в смете: реквизит. Он может быть недорогим или напротив, своей ценой перекрывать все остальные расходы. Существует выбор между арендой, лизингом или приобретением реквизита в собственность (в отдельных случаях – это животные).

Обладание главным «средством производства» часто служит побудительной причиной, по которой, собственно, и открывается event-агентство. Например, предприниматель, владеющий подходящей аппаратурой и музыкальными инструментами, в состоянии создать специализированную развлекательную фирму.

В случае, когда реквизит берется в лизинг или аренду, ежемесячные выплаты включаются в текущие расходы, а начальный взнос – в вышеприведенную таблицу стартовых затрат.

Рекомендации в отношении офисного оборудования стандартные: оно должно обеспечивать полноценное функционирование предприятия, возможность ведения бухгалтерского и налогового учета, делопроизводства.

Сколько денег нужно ежемесячно?

Составить бизнес-план праздничного агентства невозможно без учета ежемесячных расходов, в том числе, не зависящих от интенсивности работы предприятия. Типовые статьи приведены в таблице:

В таблицу можно добавить гонорары привлекаемых исполнителей. Другой метод предполагает учет в доходной части только прибыли, составляющей разницу между ценой услуги и вознаграждением субподрядчиков.

Сколько можно заработать?

Прибыль ивент-компании может быть высокой, низкой и отрицательной – все зависит от рассмотренных выше внешних и внутренних факторов, влияющих на финансовый результат. Согласно статистике, сумма среднего чека развлекательной фирмы составляет 50 тыс. руб. Если компания работает уже несколько месяцев и набрала клиентскую базу, можно предположить, что она еженедельно обслуживает 1-2 мероприятия.

Приток денежных средств в этом случае составит 350-400 тыс. руб. От этой суммы нужно отнять рассчитанные выше ежемесячные расходы. Прибыль-брутто составит 215-265 тысяч рублей.

Окупаемость бизнеса

Возможность быстрого возврата вложенных средств – одно из важнейших преимуществ event-бизнеса. Окупаемость инвестиций при указанных расчетных данных произойдет за полтора, максимум, за два месяца. Именно за этот срок учредитель «отобьет» потраченные им 350 тыс. руб., если будет получать прибыль от 215 до 265 тысяч в месяц.

К этому периоду следует добавить еще месяц-два. За этот срок рынок нужно оповестить о предоставляемой услуге и привлечь как можно больше клиентов.

Правда, для уверенности в описанном финансовом результате нужна действительно удачная концепция и иные факторы, способствующие успеху. В реальной жизни «точка ноль» достигается приблизительно через полгода.

Как открыть бизнес по организации праздников?

Чтобы открыть эвент-агентство, нужна пресловутая «плодотворная дебютная идея». Но одной ее мало – требуется выполнить ряд действий организационно-хозяйственной направленности.

С чего начать бизнес по организации праздников

Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.

Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.

Регистрация праздничного агентства

Чтобы открыть праздничное агентство, в большинстве случаев не требуются лицензий и других специальных разрешительных документов, за исключением деятельности, представляющей потенциальную опасность здоровью и жизни людей.

Для начала предпринимателю следует обратиться в ближайшее отделение ФНС и изложить свою идею. Он может зарегистрироваться как ИП, но для сотрудничества с корпоративными заказчиками (юридическими лицами, плательщиками НДС) предпочтительней форма ООО.

В зависимости от рода деятельности выбирается ОКВЭД: «организация праздников и мероприятий», «постановка театральных и оперных представлений», «фотографирование» или что-то иное, соответствующее направленности фирмы.

Покупать кассовый аппарат не обязательно – еще одно преимущество развлекательного бизнеса.

Затем предстоит регистрация субъекта хозяйственной деятельности в СЭС, Роспотребназоре и пожарной инспекции. После получения всех разрешений можно начинать работу. Стоимость оформления, как указывалось выше, составляет примерно 20 тыс. руб.

Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства

Для event-агентства оптимальной является упрощенная система налогообложения (15% с оборота). Возможно также использование шестипроцентной ставки, но в этом случае необходимо документальное подтверждение всех издержек, вычитаемых из дохода, что излишне трудоемко и не всегда возможно.

При достижении высокой прибыли ООО переходит на общую систему налогообложения.

Помещение для праздничного агентства

В промышленных зонах офисы развлекательных фирм не размещаются. Поиск event-агентства должен быть максимально упрощен, необходимо наличие остановок общественного транспорта вблизи адреса, указанного в рекламных материалах. Лучше всего подходит центр города. Эти требования удорожают аренду, но, к сожалению, такова специфика бизнеса.

Нормальная площадь офиса event-компании обычно не превышает 50 м². Она разделена на функциональные зоны:

Важную роль играет оформление интерьера. Если атмосфера помещения не поднимает настроение посетителей, они вряд ли остановят свой выбор на таком event-агентстве.

Дополнительное оборудование составляет видеоаппаратура, предназначенная для демонстрации изображений и роликов, иллюстрирующих успешную деятельность предприятия.

Складское помещение праздничного агентства

Склад нужен, если для работы необходим объемный реквизит, и в офисе его держать неудобно или невозможно. Требования к помещению стандартны: оно должно обеспечивать сохранность предметов и возможность оперативной доставки.

Подбор персонала в event-агентство

Хорошо это или плохо, но в настоящее время нет учебной базы, готовящей кадры для ивент-агентств. Рынок не терпит пустоты, и возможно, вскоре появятся специализированные курсы или даже профильные факультеты. Пока же при наборе персонала учредители и управленцы руководствуются опытом претендента и его способностями – креативными и коммуникативными.

Ивент-менеджеру необходимо уметь договориться с клиентом, убедить его в преимуществах сотрудничества с фирмой, на которую работает. Это – главное, потому что все остальные вопросы можно решить, имея на руках нужную сумму.

Предприятию необходимы и другие штатные единицы – бухгалтер, водитель, кладовщик, администратор и т. д.

Какие услуги может предоставить event-агентство

Организация вечеринок как бизнес предполагает предоставление спектра развлекательных услуг. Из них наиболее типичны:

Возможны другие варианты, в том числе, уникальные, если они востребованы.

Рекомендуется следовать современным трендам индустрии развлечений:

Современный подход к event-бизнесу предполагает максимальное вовлечение публики в развлекательный процесс. Чем меньше пассивных созерцателей, тем лучше. В идеале, участниками становятся все.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

Возможные «подводные камни» и полезные советы

Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.

Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат. Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение». Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.

Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.

Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.

Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.

Необходимо защищать свою интеллектуальную собственность. Всегда найдутся охотники перенять хорошую идею, приносящую прибыль. Регистрация авторских прав избавит от пиратов и обеспечит немалый доход.

И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.

Источник