Менеджмент как сфера практической деятельности
Менеджмент как сфера практической деятельности
4. Менеджмент как сфера практической деятельности.
Рассмотрим особенности практической работы менеджера, т.е. необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течение рабочего дня. Рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен.
Организация рабочего места
Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место менеджера. Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:
1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;
2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;
2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.
3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:
3.1. Канцелярские принадлежности.
3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.
3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.
4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
5. Санитарно-гигиенические условия работы.
6.На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места менеджера.
Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.
Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.
Работа с документами и корреспонденцией
Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.
Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.
Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:
Регистрация поступающей корреспонденции.
Сортировка в зависимости от предназначения.
Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.
Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.
Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.
Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.
Ведение телефонных разговоров
Телефон — важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.
Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.
Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.
Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.
Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.
Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.
В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.
Проведение совещаний, конференций
Каждый день, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.
Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:
Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
Как можно раньше послать приглашение участникам;
Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.
Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.
Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.
Составление графика работы
Прежде всего необходимо отметить, что производительность менеджера в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9 00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13 00 до 14 00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
Подготовка и проведение выступлений
Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;
2. В соответствии с этим определить цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?;
3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложить на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедиться, что уже на этом этапе у есть материал для выступления и есть что сказать;
4. Четко определить, на какие вопросы должны дать ответы слушателям;
5. Собрать недостающие материалы для выступления, выбрать самое важное, пользуясь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;
6. Продумать сложнейшие моменты аргументации;
7. Попытаться разбить приготовленный для выступления материал на части;
8. Составить тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений.
9. Если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться;
10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи.
Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:
Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.
Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.
Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.)
В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная, с расстановкой речь ( перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.
Прием по личным вопросам
Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные.
Официальные приемы можно проводить:
за столом для конференций, совещаний (см. рис. № 1). Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но менеджер хочет лучше наладить межличностный контакт;
за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.
Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. №1). Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к менеджеру, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.
Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.
В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы менеджер должен:
уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.
уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
уметь направить разговор в нужное русло;
стараться говорить на уровне собеседника и др.
Посещение рабочих мест
Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.
При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.
Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.
Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.
Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.
Вид практической деятельности аппарат управления организациями
Рис. 1.1. Аспекты менеджмента организации
Менеджмент как наука и искусство управления базируется на теоретических положениях общей науки управления. Наука управления – использование количественных техник для оценки и совершенствования организационной деятельности.
Употребление понятий «менеджмент» и «управление» в отечественной практике не однозначны. Понятие «управление» используется в расширительной трактовке и распространяется на все виды систем (технические, биологические, социально-экономические и проч.) и все их иерархические уровни (макро, микро). Понятие «менеджмент» связывается с концепциями функционирования организаций в рыночных условиях и распространяется на социально-экономические системы, т.е. организации, обязательным элементом которых является человек и его целенаправленная деятельность.
Менеджмент – это искусство?!
В качестве характеристик можно выбрать, например, отношение
результат / выгоды, или результат / затраты
Следствие №1: В любой ситуации есть более чем одно правильное решение.
Следствие №2: Можно каждый раз копировать чужие «правильные» решения,
а можно один раз научиться делать правильными свои.
Поэтом менеджмент – это искусство.
Менеджмент как вид практической деятельности и процесс принятия управленческих решений представляет собой совокупность процедур,
составляющих общую технологическую схему управления организациями. Эта совокупность состоит из направлений управленческой деятельности, называемых функциями менеджмента, выполняемыми в определенной последовательности.
Состав функций и задач управления может быть регламентирован в зависимости от уровня организационной системы (например, отрасль промышленности, предприятие, отдельный проект или частная разработка) и условий ее
функционирования.
Выполнение каждой из задач или функций менеджмента неизменно связано с принятием определенных управленческих решений. Этот наиболее ответственный и часто повторяющейся элемент менеджмента составляет основное
содержание деятельности менеджера в компании.
Менеджмент предусматривает установление определенных требований к уровню обоснованности управленческих решений, методам и процедурам их подготовки, принятия и реализации. Как вид практической деятельности менеджмент предполагает распределение задач и закрепление процедур за конкретными их исполнителями — руководителями разного уровня.
Ключевым является вопрос – когда и как применять модели и техники менеджмента для решения проблем, так как управление является сложным и часто непредсказуемым процессом.
Поэтому важно понимание контекста, в котором работает менеджер.
Контекст (Context) – ситуация, в которой менеджеры должны принимать решения. Он может варьироваться от организации к организации и от человека к человеку, а также изменяться с течением времени. Существование контекста – одна из основных причин, по которой менеджмент не может быть представлен в виде жестких правил и предписаний.
Решения проблем могут быть запрограммированными (чтобы действовать по правилам и инструкциям) или незапрограммированными (требуются
рассуждения, интуиция, творчество).
Менеджмент как аппарат управления организацией предполагает структурное оформление сферы практической деятельности. Любая целенаправленная деятельность возникает и осуществляется определенными людьми, сознательно координирующими свою деятельность для достижения определенных целей. Такое сообщество индивидуумов в менеджменте принято называть организацией. Понятие менеджмента как аппарата управления применительно к организациям включает:
¾ систему управления, обладающую иерархической структурой и состоящую из специализированных органов управления;
¾ менеджеров — руководителей различных уровней, являющихся
субъектами управления, наделенных определенными полномочиями в принятии и реализации управленческих решений и обладающих
определенной ответственностью за результаты функционирования
организации.
Менеджер – это человек, выполняющий работу руками других членов организации.
В классической формулировке – менеджер – это координатор, организатор, вдохновитель. Менеджер распределяет обязанности и ответственность, координирует, контролирует, подбирает кадры.
Задача менеджера – обеспечивать реализацию указанных выше функций и
задач управления в соответствие с заданными целями деятельности, учитывая интеграционные процессы в организации. Менеджер должен уметь определять и использовать возможности и потенциал других сотрудников организации. Это образ современного менеджера.
Каждый из рассмотренных аспектов имеет свою область применения, создавая целостную систему менеджмента, соответствующую выбранной стратегии
развития организации. Каждый из аспектов обеспечивается системами
оперативного менеджмента на предприятии.
Тема 1. Менеджмент как сфера деятельности. Сущность и задачи менеджмента
1. Менеджмент как сфера деятельности
2. Функции менеджмента
3. Субъекты и объекты менеджмента
4. Роли и задачи менеджеров
Структурными элементами экономики являются организации, которые обеспечивают производство товаров и услуг для населения. Деятельность этих организаций предусматривает определенную систему управления. В процессе поиска способов повышения эффективности управленческих функций, возникли различные теории и концепции управления, на основе которых сформировались его принципы и методы.
Управление является целенаправленным действием субъекта на объект с целью изменить его состояние или поведение в связи с изменением обстоятельств, ситуации, возникновением определенной проблемы. Сферы управления: политическая, экономическая, социальная.
Термины «менеджмент» и «управление» часто используют в отечественной практике как синонимы.
Управленческая деятельность предусматривает выполнение определенных функций. Каждая функция нацелена на решение специфических проблем, с которыми сталкивается организация в своей деятельности.
Выделяют общие и конкретные (специфические) функции.
Общие функции менеджмента в зависимости от стадии управления:
Конкретные функции менеджмента в соответствии с задачами управления:
1. инновационный менеджмент
2. финансовый менеджмент;
3. маркетинговый менеджмент
4. менеджмент персонала;
5. операционный менеджмент (производственный).
Конкретные функции реализуются через общие. Таким образом, последовательное и взаимосвязанное осуществление функций менеджмента обеспечивает процесс управления организацией, целью которого является эффективное функционирование и развитие организации.
Через управленческие отношения менеджеры (субъекты управленческой деятельности) влияют на поведение работников организации.
Американский экономист Г. Минцберг выделил десять управленческих ролей менеджеров, которые объединил в три группы:
1. межличностные роли: номинальный руководитель, лидер, посредник;
2. информационные роли: нервный центр, распространитель информации, представитель;
3. завершающие роли: предприниматель, ликвидатор отклонений, распорядитель ресурсов, составитель соглашений.
Менеджеры могут выполнять все роли независимо от должностей. Речь идет лишь о перегрузке одних ролей над другими и об их смысловой нагрузке.
Особой есть роль предпринимателя, менеджер, выполняющий эту роль, руководствуется в своей работе не только чужими целями, используя имеющиеся ресурсы для их достижения, а сам ищет возможности улучшения деятельности организации, инициируя в ней изменения и принимая на себя ответственность за их последствия. Сознательное принятие риска, связанного с внедрением инновации, уподобляет такого менеджера предпринимателю.
Разделение управленческого труда в организации является основой классификации управленческого персонала. Различают такие виды разделения труда управленцев:
Профессионально-квалификационное разделение труда учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям разделяют управленческий персонал на руководителей, специалистов, технических исполнителей.
Специалисты анализируют информацию о состоянии организации и условий ее деятельности и готовят варианты решений для руководителей соответствующего уровня. К ним относятся экономист, бухгалтер, технолог, маркетолог, юрист и т.д.
Технические исполнители обслуживают деятельность специалистов и руководителей, освобождают их от рутинной работы, выполняют информационно-технические операции.
Функциональное разделение труда основывается на формировании групп работников аппарата управления, выполняющих одинаковые функции менеджмента, в частности планирования (плановый отдел), мотивации (отдел труда и заработной платы), контроля (бухгалтерия, отдел контроля качества). Возглавляют эти службы функциональные менеджеры, а в состав их входят специалисты соответствующей специальности.
Структурное разделение труда осуществляется в соответствии с масштабами и сферой деятельности организации и отражает систему иерархических отношений в ней. По этому критерию выделяют руководителей трех уровней управления: верхнего, среднего и низового.
Руководители верхнего уровня имеют наибольшую власть и несут ответственность за всю организацию (директора и их заместители). Они разрабатывают стратегию, цели и задачи, формируют политику и представляют организацию за ее пределами.
Руководители среднего уровня разрабатывают планы общих задач, вносят предложения по улучшению работы возглавляемого ими подразделения и организации в целом, координируют работу руководителей низшего звена.
Руководители низового уровня (менеджеры-контроллеры) отвечают за выполнение производственных заданий, за использование ресурсов, контролируют работу исполнителей. Они решают преимущественно оперативные задачи.
Согласно исследованиям английского экономиста Майкла Армстронга успешным руководителям присущи такие качества:
· умение оперировать основными факторами (выделять главное, определяющее);
· владение соответствующими профессиональными знаниями;
· умение анализировать, принимать решения и решать проблемы;
· умение отслеживать ситуацию;
· способность быстро восстанавливать физические и душевные силы:
· способность к творчеству;
· сбалансированные навыки и желание учиться;
· социальные (коммуникативные) навыки и способности;
· знание самого себя.
В то же время успешная деятельность менеджеров обеспечивается:
· созданием эффективных систем и механизмов управления;
· правильным определением целей и приоритетов в работе;
· формированием слаженного коллектива, достижением взаимодействия между работниками и координацией их деятельности;
· умелой организацией работы людей, созданием побудительных мотивов, поддержанием их энтузиазма;
· постоянным совершенствованием способов, методов и приемов выполнения управленческих операций.
Все это позволяет менеджерам сформировать условия, при которых управляемая ими организация будет способна гибко реагировать на изменения внешней среды, достигая поставленных целей.
Вопросы для самоконтроля:
1. Цель изучения курса «Менеджмент».
2. Сущность менеджмента и его функции.
3. Подобные черты и различия между понятиями «менеджмент» и «управление».
4. Понятие «объект» и «субъект» управления.