культура разговора по телефону
Правила и особенности телефонного этикета
Разговоры по телефону стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Они все чаще заменяют другие способы общения — личные встречи, бумажную переписку. Одним звонком можно решить бытовую проблему или наладить деловые контакты, сэкономив при этом немало усилий и времени. Залогом успешности любой беседы служит не только внутренняя культура человека, но также знание и соблюдение правил телефонного этикета.
Особенности телефонного этикета
Главная особенность такого разговора — отсутствие зрительного контакта между собеседниками. Мы не видим, в какой обстановке находится человек, как он одет, чем занят (возможно, он нездоров, смотрит сериал или принимает ванну). У нас нет возможности посмотреть ему в глаза, усилить впечатление при помощи мимики или жестов.
Нечеткое изложение вопроса, монотонная невнятная речь вряд ли привлекут внимание партнера. Поэтому важнейшее значение имеют голос и его интонации, ясность изложения, правильно расставленные акценты и уважительное отношение.
При личной встрече легче исправить случайную ошибку или изменить характер общения. Но неудачная фраза, а иногда и слово, произнесенное в телефонном разговоре, может вызвать негативную реакцию и прекращение дальнейших отношений.
Воспитанные люди всегда учитывают эти обстоятельства и стараются сделать разговор доброжелательным, понятным и по возможности кратким.
Основные правила поведения
Телефонным звонкам, как и любому делу, есть свое время. Не стоит звонить ранним утром (до 8) и вечером после 21 часа. С малознакомыми людьми лучше не общаться по телефону в выходные дни, если это не оговорено заранее.
Согласно правилам телефонного этикета, следует:
Сколько ждать гудков, зависит от того, кому вы звоните. Кто-то снимет трубку, услышав 1 сигнал, а пожилому человеку на это может потребоваться больше времени. Если абонент недоступен либо не отвечает, лучше ограничить количество сигналов 3-4, а затем перезвонить через полчаса-час.
Если связь неожиданно прервалась, перезванивать следует тому, кто разговор начинал. Тогда не возникнет нелепая ситуация, когда собеседники звонят друг другу, выслушивая короткие гудки.
Заканчивая беседу, нужно вежливо попрощаться и дождаться ответных слов (возможно, человек хотел еще что-то сказать).
Действия перед совершением звонка
К важным разговорам следует подготовиться заранее. Чтобы не упустить какой-то момент и не перезванивать по этому же поводу (что создает негативное впечатление), нужно составить перечень вопросов для обсуждения.
Продумайте краткое и внятное содержание разговора, если какие-либо сведения нужно передать через секретаря или посредника.
Приготовьте блокнот и карандаш на случай, если потребуется что-либо записать.
На домашний телефон не принято звонить по деловым вопросам. При необходимости следует предварительно выяснить, удобно ли это.
По возможности следует поинтересоваться, в какое время лучше позвонить на домашний или мобильный телефон. Нелишним будет упомянуть, когда это будет удобно для вас.
Иногда вместо телефонного звонка лучше написать СМС или оставить речевое сообщение на автоответчик.
Повседневный этикет разговоров
Манера ведения беседы с любым человеком — близким или малознакомым — всегда должна быть спокойной, учтивой и доброжелательной.
Желательно взаимно подстраиваться к ритму и темпу разговора. Медлительному или слабослышащему человеку иногда сложно уловить не только слово, но и смысл предложения.
Если вы ведете телефонный разговор, а к вам пришли гости, следует извиниться, указав причину прерывания беседы, и условиться о повторном звонке.
Если вы не узнали голос человека, ответившего на ваш звонок, следует сначала уточнить, куда вы попали.
В случае когда вам звонят, перепутав номер, не нужно раздражаться и задавать лишних вопросов. Следует спокойно и коротко сообщить человеку об ошибке.
Правила мобильного этикета диктуют дополнительные условия:
Деловые звонки
Особое внимание следует уделить общению с коллегами. Соблюдение тонкостей телефонного этикета помогает создать благоприятное впечатление, что во многом гарантирует успех деловых переговоров.
Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.
Повышение тона и тем более оскорбительные выражения недопустимы в разговоре с любым сотрудником независимо от возраста и занимаемой должности. Если вы договариваетесь о времени и месте встречи, сразу запишите эти сведения в блокнот.
Во время общения с клиентом лучше не отвлекаться на входящие звонки либо, извинившись, переговорить в максимально короткий срок.
Этикет телефонного разговора включает правило активного слушания. Чтобы собеседник чувствовал, что вы внимательно следите за его речью, включайтесь в его монолог короткими фразами или словами («ясно», «согласен», «да»).
От того, какое время длится разговор и как правильно выстроена беседа, часто зависит, будет ли продолжаться совместная работа.
Общаться в телефонном режиме по служебным вопросам принято в рабочие дни с 10 до 17 часов.
Телефонный этикет для детей
Разговаривать по телефону ребенок начинает уже с раннего детства, прививать навыки культурного общения следует параллельно. Необходимо объяснить, что телефон — это не игрушка, и нельзя отвлекать занятых людей звонками ради забавы.
Основные правила следует преподносить в доступной форме, закрепляя их в ежедневных беседах. Нужно научить маленького ребенка правильно держать трубку, говорить четко, но не кричать, не задавать ненужных вопросов.
Особенность телефонного общения для детей — строгое соблюдение правил безопасности.
Родителям следует заранее обсудить с детьми такие ситуации:
Нелишней будет и беседа о телефонном хулиганстве и об ответственности за него.
Основные ошибки и нарушения
По телефону иногда трудно узнать голос. Заставлять (даже в шутку) угадывать, кто позвонил, — признак невоспитанности.
Проявление дурного тона — во время разговора что-то жевать, пить или курить. Это неприятно собеседнику, отвлекает от темы беседы.
Неприлично вести переговоры, развалившись в кресле или положив ноги на стол. Собеседник услышит изменение тембра голоса и может принять это как признак неуважения.
Недопустимо передавать слова, услышанные по телефону, рядом сидящему человеку (даже прикрывая трубку рукой).
Небрежное обращение с телефоном (если трубка падает) может испугать собеседника.
Неприлично чихать или кашлять в трубку. Постарайтесь извиниться, положить телефон на стол, а затем прокашляться.
Большим недостатком в телефонном общении считается равнодушие и незаинтересованность.
50 правил мобильного этикета
Этот выпуск «Техподдержки» несколько необычный, поскольку касается вовсе не технической стороны использования современной техники. Потому что в этой статье речь пойдет о мобильных телефонах, пользоваться которыми, вроде бы, умеют все. Однако за годы всеоб
Этот выпуск «Техподдержки» несколько необычный, поскольку касается вовсе не технической стороны использования современной техники. Потому что в этой статье речь пойдет о мобильных телефонах, пользоваться которыми, вроде бы, умеют все. Однако за годы всеобщей, так сказать, мобилизации населения в обществе успела сложиться своего рода культура общения по сотовому или, иначе говоря, мобильный этикет.
Мы решили вспомнить основные правила культурного общения по мобильному телефону. На самом деле любой воспитанный человек прекрасно их знает, потому что они строятся на обычных нормах повседневного поведения и общения с людьми. Однако не лишним будет еще раз их вспомнить. Кроме того, если вы знаете людей, которые, по вашему мнению, с мобильным этикетом знакомы не очень хорошо, сделайте доброе дело, отправив им ссылку на этот текст. Итак, правила таковы.
Надеемся, что эти советы будут полезными и подкрепят ваше знание мобильного этикета. Предлагаем вам помочь нам дополнить этот список, поучаствовав в обсуждении статьи.
Фото: Видео Евгения МОЛЧАНОВА, Ксении ШАГИЕВОЙ
Конспект урока «Культура разговора по телефону»
Тема урока: Культура разговора по телефону
Цель урока: оказание помощи обучающимся в овладении навыками речевого поведения в ситуациях телефонного разговора.
— ознакомление обучающихся с правилами общения по телефону, обучение правильному ведению беседы по телефону.
— способствование коррекции и развитию диалогической речи обучающихся.
— воспитание речевого этикета, культуры общения по телефону, привитие интереса к изучаемому предмету.
Оборудование: карточка-задание, тексты для сценки, диалога, ералаш «Телефонный разговор», мультфильм «Уроки хороших манер».
— На дворе XXI век. Это наш век. Какой он? XXI век — это мчащиеся машины, XXI век — это вечно спешащие куда-то люди, XXI — это Интернет. Все чаще и чаще мы слышим просьбу: «Позвони мне, позвони. »
2.Сообщение темы и задач урока.
Ребята, телефон – это важное средство короткого общения, благодаря которому мы наводим справки, узнаём о здоровье близких и друзей, договариваемся о времени и месте встречи, быстро передаем важные сообщения и т.д. Без телефона трудно представить нашу жизнь. В наше время телефоны есть у всех домашний или сотовый (мобильный), поэтому очень важно уметь правильно разговаривать по телефону. Сегодня мы с вами поучимся культуре телефонного общения. Существуют основные правила телефонного разговора. И сегодня мы поговорим об этих правилах
— Наша с вами задача сегодня на уроке — выяснить, насколько важную роль в жизни современного человека играет телефон, как правильно вести телефонные разговоры, какие этикетные нормы нужно соблюдать во время разговоров по телефону, на примерах показать, насколько хорошо мы владеем этими нормами.
— Ребята, как вы думаете, какая у нас сегодня будет тема урока?
Запишем в ваших тетрадях тему урока «Культура разговора по телефону»
— Как вы думаете, для чего нужен телефон в жизни современного человека? Начните ответ фразой: «Я думаю, телефон нужен для того чтобы. »
4.Изучение нового материала.
— Ребята, а вы знаете, что первый телефонный аппарат придумал в 1876 г. человек по фамилии Белл, который работал учителем в американской школе для глухонемых. Но и у этого телефона, оказывается, были предшественники. Например, в древнем племени южноамериканских индейцев вождь племени восседал на троне и отдавал распоряжения с помощью труб, расположенных в стенах дворца. В 1882 г. П. М. Голубицкий изобрел высокочувствительный телефон и сконструировал настольный телефонный аппарат с рычагом для автоматического переключения схемы с помощью изменения положения телефонной трубки. Этот принцип сохранился во всех современных аппаратах. К 1913 году телефонная связь была установлена между Москвой и Харьковом, Рязанью, Нижним Новгородом, Костромой.
– А в наше время какие телефоны?
Сейчас в мире более 500млн.телефонов…, конечно, их возможности и внешний вид очень изменились. Многие современные телефонные аппараты снабжены электронной помощью, способной сохранять более 300 номеров 0. Есть телефоны – календари, телефоны – часы и даже «противогриппозные» телефоны, трубки которых снабжены специальными стерилизующими устройствами. Есть телефоны с определителем номера, телефоны – автоответчики, телефоны – факсы. В век новейших технологий многообразие телефонов не перестаёт ошеломлять.В настоящее время телефон есть почти в каждом доме, да и жизнь современного человека трудно представить без мобильного телефона, чуда ХХ века
– Какие марки мобильных телефонов вы знаете?
– Каких операторов телефонной сотовой связи вы знаете?
– Очень хорошо. Теперь я вижу, что вы являетесь знатоками мобильной связи.
– А вы часто пользуетесь мобильником? (Индивидуальные ответы учеников).
— А какие правила пользования телефоном вы знаете?
( дети затрудняются перечислить правила культурного разговора по телефону)
– Вы видите, что мы знаем, как использовать телефон, но не знаем правил его применения. Свод таких правил называется “телефонный этикет”.
— Слово “этикет” в переводе с греческого означает “обычай”. Само слово “этикет” имеет французское происхождение. На одном из пышных приемов у короля Людовика Х1У гостям вручили карточки с перечислением некоторых правил поведения. От французского названия карточек-“этикеток” и произошло слово “этикет”, которое вошло в языки народов мира.
– Сегодня и мы поговорим о телефонном этикете.
Мы живем в век информационных перегрузок. Скорость обмена информацией заметно возросла с использованием современных средств связи: радио, телевидения, компьютера, факса, Интернета, телефона. Но эти замечательные изобретения подчас используются не по назначению. А сейчас давайте послушаем, о чем нам расскажут телефоны.
Ой, я бедный телефон,
Что мне делать, как мне быть,
От пустых, ненужных слов
Волком хочется завыть!
Создан я для нужных дел,
Но, похоже, мой удел –
Дать возможность лишь болтать!
Пухнет трубка от тоски,
Бесконечных «да» и «ну»,
Как не плавятся мозги,
А использовать меня,
Не назвавшись самому,
Не нужна ведь никому!
Не смешно, а горько мне
Злые шутки изрекать,
О ложных фактах сообщать!
Разговоры ни о чем.
Я от них с ума схожу!
Ой, я бедный телефон,
Помогите мне, прошу!
Дайте, люди, отдохну.
Номер мой прошу забыть,
Хоть минуточку одну
— По – моему, телефоны очень кратко, емко и достаточно доходчиво объяснили, как не надо с ним обращаться.
Итак, с чего мы начинаем телефонный разговор? Начинаем со слов «Алло», или «Да», ну если вам позвонили. А если позвоните вы, то, услышав это «Алло» каким словом мы должны приветствовать говорящего?
– Первое правило телефонного разговора: начинай разговор с приветствия: здравствуйте.
— Существуют и другие слова приветствия. Если вы звоните утром, каким, словом мы приветствуем того с кем говорим?
— Если звоним днём? Вечером?
Следующее правило телефонного разговора: заканчивай разговор словами прощания.
— Подумайте, какие мальчик сделал ошибки при разговоре по
— Простите, а кто вам нужен?
— Это, как его, мне Никиту.
— Но мальчика с таким именем у нас нет. Вы, вероятно, ошиблись номером.
— А, ну ладно (короткие гудки).
— Какие ошибки совершил при разговоре мальчик.
— Мальчик не представился.
Но вот опять звонит телефон.
Послушайте, пожалуйста, телефонный разговор и скажите, какие ошибки, с вашей точки зрения, были допущены.
— Как нет? Это кто говорит?
— Я куда попал? Какой у вас номер?
— Нечего чертыхаться! Смотреть надо, когда набираешь!
— Как бы вы сформулировали основные правила ведения телефонных разговоров?
Выступления учащихся. Обсуждение ответов.
Работа с памяткой «Правила телефонного общения»
ПРАВИЛА ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ
1. Сначала нужно поздороваться.
2. Звонить нужно лишь по делу.
3. Если собеседник занят, нужно извиниться и прекратить разговор.
4. Позвонивший должен первым закончить разговор.
5. Прерывать говорящего неприлично.
6. Нельзя звонить до 9 часов утра и после 22 часов вечера.
5.Закрепление нового материала.
Просмотр учебного мультфильма «Уроки хороших манер».
Разбор ситуаций. Сын звонит папе на работу: Алло. Будьте любезны, пригласите, пожалуйста, к телефону Александра Ильича. Его спрашивает сын – Алеша. Есть ли здесь ошибки? (ответы детей) Наташа звонит маме на работу: Алло. Здравствуйте. Позовите, пожалуйста, маму. Что здесь неверно, ребята? (ответы детей)
Самостоятельная работа по карточкам.
1. В начале разговора __________________, представьтесь.
2. Отвечай ______________. Не кричите в трубку.
3. Если ошиблись ______________, извинитесь.
4. Не стоит _______________ слишком рано или слишком поздно.
5. Внимательно ________________, не перебивайте собеседника.
6. Заканчивая разговор, _______________________.
Работа в парах от каждой группы.
Составить диалог (до 10 реплик), разыграть его, соблюдая основные правила телефонного общения.
Ситуация 1. Звонок однокласснику с целью узнать домашнее задание. Трубку взяла его мама.
Ситуация 2. Звонок родителям на работу с целью узнать, какое лекарство нужно принять при головной боли.
Ситуация 3. Звонок в пожарную городскую часть с целью сообщить о загоревшейся траве напротив вашего дома.
Мы на примерах разыгранных жизненных ситуациях в сценках показали и доказали, что тема нашего разговора актуальна и полезна. Она, вероятно, поможет всем задуматься и посмотреть не себя со стороны, исправить некоторые ошибки в своём поведении, в контакте с друзьями, родными, знакомыми, в общении между собой в школе, дома и по телефону.
Правила общения по телефону. Пример делового разговора по телефону
«Разговор по телефону лежит на полдороге между искусством и жизнью. Это общение не с человеком, а с образом, который складывается у тебя, когда ты его слушаешь» (Андре Моруа).
Вступление
Знание основ делового этикета и умение налаживать контакты – это неотъемлемая часть профессионального опыта сотрудников. По статистике, для решения более 50 % деловых вопросов активно применяется телефон.
Опосредованные переговоры во многом отличаются от прямого делового общения. Несоблюдение основ телефонного этикета накладывает отпечаток на имидж и репутацию любой организации. В чем же заключаются основные правила общения по телефону?
5 этапов подготовки к телефонным переговорам
Итог переговоров по телефону во многом зависит от планирования. Результативные звонки не могут быть спонтанными. Подготовку и планирование переговоров можно условно разделить на 5 этапов.
Правила общения по телефону в деловой сфере
10 рекомендаций телефонного этикета
Табу, или Каких выражений следует избегать?
7 секретов успешных звонков
Когда звонит клиент…
Дозвонившийся клиент может и не назвать себя, сразу начав излагать свою проблему. Поэтому необходимо тактично спросить: «Простите, а как вас зовут?», «Из какой вы организации?», «Будьте любезны подскажите номер телефона?»
Правила общения по телефону с клиентами связаны с тем, что передавать стоит только точные сведения, если располагаете необходимыми данными. Клиент, не дождавшийся внятного ответа, больше не обратится в вашу организацию.
Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.
Звонки в общественных местах или на совещании
Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным. Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы.
Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.
Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.
Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.
Деловой разговор по телефону. Пример
Руководитель: Центр «Сателлит». Добрый день.
Секретарь: Добрый день. Союз потребительских обществ. Морозова Марина. Я звоню по поводу проведения конкурса.
Р: Александр Петрович. Слушаю вас.
С: Есть ли у вас возможность предоставить нам зал на 120 – 130 человек с 15 по 21 марта?
Р: Да. Вы можете забронировать конференц-зал на 150 мест.
С: Спасибо. Это нас устроит.
Р: Тогда будет необходимо выслать нам гарантийное письмо.
С: Хорошо. По почте с извещением можно отправить?
Р: Да, но идти будет дня три.
Р: Вы можете выслать его с курьером.
С: Значит, так и сделаем. Благодарю вас за информацию. До свидания.
Р: Всего доброго. Будем рады сотрудничеству.
Деловой разговор по телефону. Пример 2
Менеджер: Здравствуйте. Я бы хотел переговорить с Иваном Сергеевичем.
Директор выставки: Добрый день. Я вас слушаю.
М: Это Балуев Владимир, менеджер компании «Макси Строй». Я звоню по поводу переговоров, чтобы уточнить расценки.
Д: Очень приятно. Что конкретно вас интересует?
М: Выросла ли стоимость экспозиционного квадратного метра?
Д: Да, выросла. Один квадратный метр в павильоне с 1 сентября стоит шесть тысяч рублей, а в открытой экспозиции – три тысячи.
М: Ясно. Благодарю за информацию.
Д: Пожалуйста. Если у вас возникнут вопросы, звоните.
М: Спасибо. Обращусь при необходимости. Всего доброго.
Заключение
Умение применять правила общения по телефону с клиентами становится неотъемлемой частью имиджа любой организации. Потребители отдают предпочтение фирмам, с которыми приятно иметь дело. Эффективное деловое общение – залог успешных сделок, а значит и финансового благополучия предприятия.
Искусство ведения телефонного разговора
Психологические науки
Похожие материалы
Деловое общение это процесс взаимодействия между двумя или более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Деловое общение очень полезно в сфере бизнеса, потому как бизнес это профессиональная деятельность, в сфере которой люди устанавливают друг с другом контакт для получения важной информации, чтобы в дальнейшем строить планы, поднимать свой карьерный рост, повышать квалификацию, для того чтобы добиться намеченной цели. Для делового человека телефон является одним из инструментов коммуникации с партнерами, поэтому необходимо помнить обо всех его характеристиках, и не допускать наиболее часто встречающиеся ошибки, снижающие эффективность делового контакта [1; 2].
Значение телефонного общения для современных деловых людей трудно переоценить, поскольку это самый простой способ быстрого установления контакта, телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. По телефону ведутся важные переговоры, назначаются встречи, даже заключаются сделки. Умение деловых людей грамотно вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, предприятия, которую они представляют. Соблюдая правила этикета при телефонном разговоре, вы демонстрируете не только свой деловой профессионализм, но и общую культуру, образованность [3; 4].
Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения. Кроме того, особенности общения по телефону вызывают ряд часто встречающихся ошибок, снижающих эффективность делового контакта, и налагают дополнительные требования его участников.
Главные требования культуры общения по телефону – краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.
Ваш собеседник, говорящий с вами по телефону не может оценить, ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы, и ее продолжительность молчания, интонация, выражающая энтузиазм и согласие [5].
Джон Югер выделил такие наиболее важные принципы этики общения по телефону:
Обычно нужно спросить у второго собеседника, по какому вопросу он звонит и кого позвать [6; 7].
Существуют и другие правила общения по телефону:
Следующие наиболее распространенные ошибки телефонных переговоров:
В заключение отметим, что телефон – наш деловой партнер, сотрудничество с которым требует определенных этикетных знаний. Практика показывает, что даже беглое ознакомление с правилами телефонного этикета и техникой телефонных переговоров значительно улучшает качество работы в этой области деловых отношений. Иногда достаточно разъяснить самые типичные ошибки, и многие проблемы, связанные с эффективностью взаимодействия с клиентами компании, ее деловыми партнерами и корпоративным имиджем, исчезают, позволяя корректировать и совершенствовать стиль делового поведения. Будьте вежливы в общении, и тогда оно доставит массу удовольствия вам и вашему собеседнику [10; 11].
От умения вести телефонные разговоры во многом зависит репутация организации, а также размах ее деловых операций. Культурой делового разговора должен обладать каждый работающий. Эта культура универсальна и поэтому обязательная для всех, кто связан отношениями дела. Она не только разумная основа делового общения, но и надежный шанс на ее успех [12].
Список литературы
Завершение формирования электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»
Создание электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»
Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.
Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.