Как все успевать и не уставать
Тайм-менеджмент в бизнесе. Как все успевать, не уставать и получать удовольствие от жизни
Любой бизнес – ненормированный рабочий день с нескончаемым потоком дел. Жизнь многих предпринимателей напоминает изнурительный марафон с редкими передышками, что в конечном итоге приводят к снижению продуктивности, стрессам, эмоциональному выгоранию.
Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.
В дословном переводе тайм-менеджмент означает “управление временем”. Разумеется, временем управлять нельзя. Речь идет о технологии, помогающей повысить свою эффективность. То есть способность быстрее достигать намеченных целей благодаря более высокой продуктивности (получения больших результатов на единицу времени).
Проще говоря, чем рациональнее вы используете свое время, тем больше успеваете и, как следствие, большего добиваетесь.
Пик популярности тайм-менеджмента наблюдался лет 10 назад. Технология, разработанная исключительно для трудовой деятельности, постепенно превратилась в самостоятельное направление, охватывающее самые разные аспекты жизни человека.
На сегодняшний день существует множество систем тайм-менеджмента, разработанных гуру саморазвития и личной эффективности. Одни уже успели устареть, другие слишком сложны для использования или подходят только для определенного круга лиц. Однако есть несколько проверенных техник, которые помогут “прокачать” личные качества, забыть об усталости и добиться максимальных результатов в бизнесе.
Если вы серьезно решили стать на путь грамотного распределения времени, в первую очередь необходимо овладеть базовыми навыками самоорганизации и культивировать полезные привычки.
Правильно формулируйте свои цели. Так называемое целеполагание – один из “”китов”, на которых базируется тайм-менеджмент. Специалисты рекомендуют ставить перед собой реалистичные, но труднодостижимые “высокие” цели, которые требуют больших усилий и мотивации. При этом они должны быть конкретными, четкими и измеримыми, а их выполнение ограничивалось жесткими сроками.
Чем конкретнее сформулированы цели, тем проще осуществлять контроль за их реальным достижением.
Один из самых популярных инструментов, используемых для целеполагания, является технология SMART. Она позволяет оценить цель/задачу на соответствие определенным критериям:
Важно, чтобы как можно больше людей узнали о ваших целях. Публичные обязательства повышают личную ответственность и усилия по ее достижению.
Чтобы главная задача не затерялась среди рутинных дел и всегда была на глазах в буквальном смысле, визуализируйте ее в виде большого плаката над столом, фотоколлажа, обоев на рабочем столе компьютера и т.д.
Ведите учет времени. Настройтесь на интенсивную неделю и каждый день с периодичностью в 20 минут фиксируйте свою занятость. Записывайте абсолютно все, что делаете, включая прием пищи, душ, поход в магазин или общение с семьей. По завершении эксперимента вы получите подробную хронику своего дня. Проведя ее анализ, вы будете знать, на что уходит больше всего времени, а на что не хватает. Какие задачи требуют вашего непосредственного участия и внимания, а какие мешают достижению цели и чем можно пожертвовать для реализации более масштабных планов.
Стройте долгосрочные и краткосрочные планы. Регулярное составление списка дел на день, неделю, месяц, год – отличная привычка, которая увеличивает продуктивность минимум на 25%. Заведите ежедневник и начните со списка на день, который лучше готовить с вечера.
Помните, если вашей задачи нет на бумаге или в электронном виде, значит ее не существует.
В одной колонке напишите важные задачи с жесткой привязкой ко времени. Для каждого события предусмотрите небольшой временной резерв на случай непредвиденных ситуаций. В другую колонку внесите дела, которые могут быть выполнены в любое время.
Объемные задачи обязательно делите на несколько мелких подзадач. Фрагментарный подход особенно актуален в бизнесе, когда большая цель разбивается до уровня мелких каждодневных действий.
В течение дня продолжайте работать со списком, добавляя новые дела с учетом приоритетности. И обязательно вычеркивайте задачи, с которыми успешно справились. Это даст вам ощущение удовлетворенности, зарядит энергией и энтузиазмом. Вечером не забудьте “пробежаться” по своему списку, чтобы подвести итоги и приступить к планированию следующего дня с учетом полученных результатов.
Не переживайте, планирование не превратит вас в робота. Наоборот. Точно зная, что нужно сделать, вы будете меньше потворствовать своим плохим привычкам, быстрее справляться с рутинными делами, освобождая время для генерации новых идей.
Расставляйте приоритеты. Суть тайм-менеджмента – в концентрации на главном. Хаотично переходя от одной задачи к другой, вы снижаете свою продуктивность в 5 раз. Поэтому начинайте день с первостепенных дел, пока вы максимально сосредоточены и полны энергии.
Один из эффективных способов правильного ранжирования задач – матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США. Суть метода заключается в распределении дел по 4 категориям:
Не пытайтесь делать все и сразу. Выберите самую важную и трудоемкую задачу, выполните ее до конца, а затем переходите к менее значимым делам.
Минимизируйте отвлекающие факторы. Если хотите преуспеть в бизнесе, научитесь не отвлекаться по мелочам и фокусироваться на рабочем процессе. Бесконечная проверка почты, бесцельный серфинг в соцсетях, просмотр видео в YouTube, переписка в мессенджерах и разговоры по телефону ни о чем, “перекуры” и перерывы на кофе – основные поглотители времени.
Запланируйте несколько перерывов на день, в течение которых вы сможете расслабиться. В остальное время используйте для продуктивной работы. Приучите окружающих не отвлекать вас чтобы ни случилось. Выделите полчаса утром или вечером на проверку всех сообщений и общение. При выполнении неотложных задач отключите уведомления мессенджеров и звук телефона.
Еще одной серьезной проблемой для многих является прокрастинация – привычка не доводить начатое до конца, откладывание важных и неприятных дел в “дальний ящик”, нежелание идти на риск. Обычно причина кроется в неуверенности в себе, природной рассеянности, отсутствии конкретных целей и мотивации, неумении организовать свою работу. Победить инерцию поможет правило двух минут:
Если какое-то дело можно выполнить в течение 2 минут, сделайте это, не внося задачу в список и не откладывая.
Если для выполнения задачи требуется больше времени, заставьте себя уделить ей внимание две минуты. Велика вероятность, что вы уже не сможете бросить начатое.
Работайте в соответствии с личными биоритмами. С детства из нас делают “жаворонков”, и многие успешные люди начинают свой день очень рано.
Хотя это хорошая привычка, позволяющая “увеличить” количество часов в сутках, у каждого человека свои пики активности, плато и периоды упадка сил. Вы, как владелец собственного бизнеса, можете себе позволить жить в гармонии со своим телом. Планируйте свой день таким образом, чтобы самая сложная и ответственная работа приходилась на время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии. Оставшиеся часы можно использовать для выполнения более простых и незначительных задач.
Автоматизируйте свою работу. Современные технологии значительно расширили возможности ведения и продвижения бизнеса. Если говорить об МЛМ, то в арсенале современных сетевиков множество онлайн-инструментов, которые позволяют:
Отличным подспорьем в работе могут стать автоматизированные системы. Это полноценные платформы с необходимым функционалом для построения и управления партнерскими структурами любого масштаба.
Не забывайте об отдыхе. Тайм-менеджмент – это в первую очередь баланс между личной жизнью и работой. Он направлен на то, чтобы успевать делать самое важное и при этом получать удовольствие от каждого дня.
Поэтому важно следить за своим здоровьем, поддерживать хорошую физическую форму и выделять время на полноценный отдых для восстановления сил.
Хотя бы один день в неделю позволяйте себе расслабиться. Подумайте, что вам поможет быстро “подзарядиться”. Возможно это спорт, прогулка на свежем воздухе, путешествие, хобби. А может вам достаточно уединиться с любимой книгой на диване или провести время в кругу друзей и семьи. Зачастую простое общение может стать лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач. Главное в такие дни полностью отключиться от работы, забыть о телефоне и компьютере.
Тайм-менеджмент, конечно, не панацея, и универсальных методик, которые подходят всем, не существует. Экспериментируйте с различными техниками и приемами, адаптируйте их под свой ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. Со временем вы сможете создать собственную уникальную систему организации времени, которая поможет стать более продуктивным и ускорить продвижение к успеху.
10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?
Как организовать рабочий день
Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.
10 главных принципов планирования
Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.
ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.
КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.
Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.
Учимся планировать на неделю, месяц вперед
Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.
Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.
СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.
Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.
Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:
КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.
Пошаговое руководство для ликвидации завалов:
ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!
Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.
Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.
Как найти время, чтобы заняться домашними делами?
Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.
Приготовление пищи
Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.
Уборка
Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.
Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.
СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.
Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.
Советы психолога
Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.
ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.
Полезное видео
Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:
Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.
Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.
РаботаКак не сгореть на работе
и успевать жить: 10 советов
Сохранение баланса — тонкое дело
Универсальных правил того, как выстроить свой рабочий график, чтобы оставались время и силы на личные дела, нет. Каждый вкладывает свой смысл в понятие баланса между работой и личной жизнью. С этой проблемой тем не менее одинаково сталкиваются и предприниматели, и офисные сотрудники, и фрилансеры, работающие из дома. Мы собрали несколько общих рекомендаций, которые помогут вам выстроить подходящий режим.
Обозначьте границу
Первый и самый очевидный совет: говорить о балансе между профессиональной и личной жизнью невозможно, если вы сами не знаете, где заканчивается одно и начинается второе. Можно проводить черту в буквальном смысле — с помощью ритуалов. Джулианна Майлз, соосновательница консалтинговой компании Women Returners, например, советует, приходя домой, сразу переодеваться из рабочей одежды. Если вы работаете из дома, лучше выделять для дел специальную зону — когда вы пересядете из-за рабочего стола на любимый диван, вы сразу поймёте, что пришло время отдыха. Найдите то, что помогает вам переключиться из одного режима в другой. Это может быть книга, которую вы читаете в метро, короткая прогулка вокруг дома с собакой, когда вы не думаете о делах, или привычка, садясь в машину, делать минутную паузу, мысленно говоря, что рабочий день окончен.
Почти у каждого бывают ситуации, когда нужно взять работу на дом — но и в этом случае можно провести границы. Выберите время, когда вы не будете заниматься делами (выходные, несколько часов перед сном — сколько получится) и старайтесь придерживаться четкого графика. Поначалу будет непросто, но устойчивый режим и правила помогут.
Расставьте приоритеты
Чтобы работа не мешала личной жизни и наоборот, первым делом нужно определить, что имеет для вас значение. Будьте честны с собой: цели и приоритеты у всех разные, так что не стоит ориентироваться на ожидания родителей или окружающих. Старайтесь строить свой график в соответствии с тем, что для вас важно: возможность самостоятельно забрать детей из школы или получать дополнительное образование вечером, сходить днём на приём ко врачу или утром в бассейн. Работодатели часто готовы идти на уступки сотрудникам, главное — не бояться честного и открытого разговора.
Учитесь отказывать
Только вы знаете предел своих возможностей, и, если что-то вам не под силу, лучше сказать об этом прямо. Не бойтесь сказать начальнику, если вы не справляетесь с потоком задач: в конечном итоге это всегда сказывается на продуктивности, и лучше, если ситуацию можно предотвратить.
Разграничивать работу и личную жизнь будет проще, если вы научитесь говорить «нет» дополнительным задачам, на которые у вас нет сил и времени. Коуч Мелани Аллен советует не сразу соглашаться сразу на просьбы сделать что-то сверх нормы, а взять небольшую паузу и подумать: «Скажите, что ответите чуть позже, и используйте это время, чтобы решить, соглашаться или нет. Если вы хотите сказать „да“, всё в порядке. Но, если вы хотите отказаться, скажите „нет“ и стойте на своём».
Перестаньте проверять сообщения
Смартфоны позволяют нам быть на связи 24/7 — и если в случае с друзьями и близкими это радует, то в случае с работой только мешает: мы продолжаем решать деловые задачи, даже когда ушли из офиса. Электронная почта и мессенджеры могут доставлять неудобства: проверяя переписку с друзьями, мы волей-неволей читаем и другие сообщения. В отличие от прочих форм коммуникации, как, например, традиционный телефонный звонок, здесь нет чётких границ — рабочий имейл может прийти как в семь утра, так и в час ночи. Поэтому эти границы вы должны установить для себя самостоятельно.
Например, вы можете отключать уведомления на почте или в мессенджере или включать ночной режим на смартфоне после определённого часа. На выходные можно настраивать автоответ, чтобы собеседники знали, когда ждать от вас весточки: далеко не всегда людям нужно срочно получить информацию, многим важно просто знать, что вы получили сообщение и свяжетесь с ними позднее. Конечно, бывают исключения и срочные ситуации, когда не ответить нельзя, но они не должны превращаться в правило — иначе вы и сами не заметите, как перегорите.
Старайтесь работать не дольше, а продуктивнее
Время, когда профсоюзы боролись за то, чтобы уменьшить продолжительность рабочего дня, давно прошло. Сейчас мы наблюдаем обратную тенденцию: регулярные переработки становятся нормой, а работу в выходной многие воспринимают как что-то само собой разумеющееся — хотя учёные и считают, что она вредит здоровью. Мы часто думаем, что если посидим чуть дольше, то точно всё успеем — но это самообман: чем дольше мы работаем, тем больше падает наша продуктивность. К тому же, закончив одно дело, всегда можно приняться за следующее — и так до бесконечности.
Грубоватая фраза «Работать нужно не восемь часов, а головой» подходит здесь как нельзя лучше: для того, чтобы не погрязнуть в рутине и делах, нужно уметь выстраивать приоритеты (не все задачи одинаково важны — хотя нам часто так кажется) и выделять строго определённое время на выполнение каждой из задач. Здесь же пригодится совет не разбрасываться по мелочам: не пытайтесь делать несколько дел одновременно и не отвлекайтесь на электронную почту и мессенджеры — вы удивитесь, сколько времени отнимает привычка раз в десять минут проверять сообщения.
Не давите на себя
Мы уже рассказывали, как перфекционизм вредит саморазвитию. С годами у нас появляется всё больше дополнительных задач и обязанностей, и всё сложнее делать их идеально — да и нужно ли? Полезно иногда отпускать ситуацию и быть готовым к тому, что придётся чем-то пожертвовать. Если у вас после работы нет сил готовить сложный ужин, не стоит корить себя, что приходится ограничиваться пиццей: так вы убережёте себя от выгорания. И в рабочих, и в личных делах не нужно стремиться сделать всё безупречно — достаточно стараться хорошо выполнять свои обязанности.
Подумайте о другом графике
В современном мире для того, чтобы быть хорошим работником, далеко не всегда нужно присутствовать в офисе с девяти до шести: многие вопросы можно решить по рабочей почте, а вместо совещания — провести скайп-колл. Считается, что в офисе легче контролировать то, чем занимается работник, но многим работа на дому, без шумных коллег, помогает лучше сосредоточиться и в конечном итоге работать эффективнее. Так что если это ваш вариант, не бойтесь поговорить об этом с работодателем: если вы легко можете закончить дело из дома, после того как уложите детей спать, нет смысла стремиться выполнить его к шести вечера. При этом если вы выбираете гибкий график или работу на дому, установите ограничения (см. первый пункт) — иначе есть риск, что вы будете трудиться в прежнем режиме или даже больше, потому что не сможете вовремя отключиться от процесса.
Выбирая компанию, обращайте внимание на то, какой рабочий график здесь принят: если все засиживаются в офисе до 11 вечера и привыкли выходить на работу в выходные, вряд ли у вас получится приходить домой в семь.
Делегируйте задачи
Часто мы стремимся делать как можно больше самостоятельно, потому что думаем, что сможем лучше контролировать процесс — но это не самый продуктивный подход. Концентрируйтесь в первую очередь на том, что можете делать только вы, а часть постарайтесь делегировать другим — будь то мелкие задачи, которые позволят вам раньше закончить работу, или дела по дому, на которые у вас не хватает сил. Стюарт Фридман, профессор менеджмента в Уортонской школе бизнеса при Пенсильванском университете, советует договариваться о разделении обязанностей с ключевыми игроками в разных сферах вашей жизни — коллегами, партнёрами, близкими. Подобные ситуации могут помочь окружающим научиться чему-то новому, а вас немного разгрузят, так что вы сможете заняться другими делами.
Будьте внимательнее к себе
Только вы знаете, сколько сил на самом деле вкладываете в дела — поэтому прислушивайтесь к ощущениям и работайте в темпе, который комфортен вам (да, в любой работе бывают экстренные ситуации, но они не должны становиться нормой). Британская некоммерческая организация Mental Health Foundation советует обращать внимание на то, как накапливается усталость от работы: на протяжении нескольких недель последите, сколько времени вы тратите на дела — не только в офисе, но и размышляя о грядущих проектах или, например, отвечая на звонки и письма в часы вне офиса. Всё это часть работы (хотя мы привыкли не обращать на неё внимания), из-за которой тоже накапливается усталость. Если вы будете осознавать масштабы бедствия, вам будет легче контролировать своё состояние.
Начинайте перемены с малого
Не ждите, что вы сможете изменить свой образ жизни мгновенно: перемены требуют силы воли, и чем более амбициозную цель вы перед собой поставите, тем больше шансов, что вы оставите эту затею. Если вы хотите начать уходить из офиса вовремя, не ждите, что сразу сможете делать это пять дней в неделю. Начните постепенно: постарайтесь уходить пораньше один день в неделю, например в пятницу, а затем постарайтесь делать это чаще.
Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. Планирование времени и самоорганизация
Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день. Как на работе все успевать, читайте дальше.
Наведите порядок
Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе. Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.
Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.
Расставьте приоритеты
Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным. Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться. Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием. А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.
Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:
В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.
Планируйте свое время
Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.
Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы. Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.
Правило одного важного дела
Разделите слонов на лягушек
Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.
Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.
Важные дела делайте утром
Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него. Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.
Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит. Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях. Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.
Узнайте свой пик активности
Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.
А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать. А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.
Делегируйте задачи
Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им. Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.
Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение. Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.
Устраните пожирателей времени
Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам. Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента. У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете. Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.
Полноценный отдых
Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место. В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины. Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.