как придумать номер договора
О нумерации трудовых договоров и допсоглашений
Ведомство указало: работодатель сам может определять порядок нумерации трудовых договоров и соглашений к ним в своих локальных актах.
Номер трудового договора можно сложить из собственного номера и цифр, обозначающих год его заключения. Например, первый договор в январе 2020 года будет с номером 1-20/01.
Допсоглашение к каждому трудовому договору можно нумеровать, начиная с N 1.
Вопрос: Обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры? Нужно ли отдельно нумеровать дополнительные соглашения к ним? Существуют ли обязательные требования к такой системе нумерации, или организация вправе разработать ее самостоятельно? Из каких цифр (букв) должны состоять номера трудового договора и допсоглашения к нему?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 28 апреля 2020 г. N 14-2/В-519
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел письмо от 23 марта 2020 г. по вопросам применения норм трудового законодательства и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме от 23 марта 2020 г., не является разъяснением и нормативным правовым актом.
Статьей 57 регламентировано содержание трудового договора.
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 Кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.
Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.
Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.
Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с N 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Минтруд России: нумерация трудовых договоров необязательна
 |
| depositedhar / Depositphotos.com |
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована. Так специалисты Минтруда России ответили на вопрос об обязательности нумерации трудовых договоров и требованиях к ней (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 апреля 2020 г. № 14-2/В-519).
Тем не менее, некоторые советы чиновники все же дали. В письме отмечается, что, как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительные соглашения к трудовому договору, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Как ставить номера документов, чтобы не запутаться
Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.
Номера счетов можно ставить как угодно
За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.
Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.
За номерами остальных документов нужно следить
А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.
Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.
Как нумеровать документы
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
Пленум Верховного суда разъясняет: как правильно указать название договора
С. С. Малаховец
автор статьи, консультант Аскон по юридическим вопросам
Зачастую при заключении договора стороны не знают, каким образом его назвать, а также как обозначить наименование самих сторон. Подобная проблема нередко возникает при подписании смешанных договоров, когда по условиям одна из сторон сделки может быть обязана исполнить обязательства в качестве, например, агента и подрядчика. Либо при заключении непоименованного договора, то есть такого соглашения, специальных правил для которого в Гражданском кодексе РФ не содержится.
В таких случаях возникает проблема правильного и грамотного указания наименования сторон договора. Однако эти сомнения напрасны – согласно разъяснениям, данным в п. 47 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации N 49 от 25 декабря 2018 года, название договора и его сторон не играют значительной роли в случае разрешения спора судом.
Переквалификация по инициативе суда
В Гражданском законодательстве не предусмотрены возможность и правила переквалификации договоров, но данное действие является допустимым, исходя из разъяснений высших судебных инстанций.
В пункте 47 Постановления пленума N 49 от 25.12.2018 Верховный суд РФ указал, что при квалификации договора для решения вопроса о применении к нему правил об отдельных видах договоров (пункты 2 и 3 статьи 421 ГК РФ) необходимо прежде всего учитывать существо законодательного регулирования соответствующего вида обязательств и признаки договоров, предусмотренных законом или иным правовым актом, независимо от указанного сторонами наименования квалифицируемого договора, названия его сторон, наименования способа исполнения и т.п.
Это разъяснение продолжает выработанную ранее позицию Высшего Арбитражного суда. В Постановлении Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 года N 18, посвященному договору поставки, Высший арбитражный суд указал, что при квалификации правоотношений между участниками спора, суды должны исходить из признаков договора поставки, независимо от названия договора и наименования сторон (п. 5 постановления). В Постановлении Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 года N 16 «О свободе договора и ее пределах», Высший арбитражный суд развивает данную позицию, указывая на то, каким образом суды должны решать, находится перед ними непоименованный договор или же к такому договору можно применить положения второй части Гражданского кодекса РФ. «При оценке судом того, является ли договор непоименованным, принимается во внимание не его название, а предмет договора, действительное содержание прав и обязанностей сторон, распределение рисков и т.д.»
Таким образом, Верховный суд в п. 47 Постановления Пленума N 49 от 25 декабря 2018 года не сказал чего-то нового о квалификации договоров, чего нельзя было бы вывести из прошлых разъяснений высших судебных инстанций. Однако Верховный суд РФ четко и ясно указал на возможность переквалификации судами любых договоров в случае их соответствия конкретным положениям о договорах, предусмотренных во второй части Гражданского кодекса РФ.
Точно также суды применят нормы о подряде, если в договоре, названном поставкой, они обнаружат, что сложившиеся в рамках договора отношения являются по своей сути подрядом, а не поставкой.
Смешанные и непоименованные договоры
В случае, когда сделка названа сторонами договором об оказании услуг, суд увидит, что договором также регулируются отношения, подпадающие под правила об агентских договорах, то такой договор будет квалифицирован как смешанный. И к различным обязательствам, вытекающим из данного договора, будут применяться соответствующие правила, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. Об этом указывает п. 48 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 25.12.2018 N 49: в случае если заключенный сторонами договор содержит элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор), к отношениям сторон по договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора (пункт 3 статьи 421 ГК РФ).
В п. 49 Постановления Пленума ВС РФ N 49 говорится о том, в каких случаях договор может быть признан непоименованным и тем самым к нему будет невозможно применение положений второй части ГК РФ об отдельных видах договорах.
Исходя из данного пункта постановления пленума, при квалификации договора суд должен сначала попытаться установить соответствие условий договора поименованным обязательствам (договор купли-продажи, оказания услуг и т.д.). Если установить такое соответствие не удается, то к такому договору применяются общие положения об обязательствах, предусмотренные первой частью Гражданского кодекса РФ и в субсидиарном порядке возможно применение положений второй части Гражданского кодекса РФ, если решить спор не удается за счет общих норм.
Заключение
Таким образом, стороны при заключении договора должны в первую очередь исходить из того, под какой поименованный договор их отношения подпадают. А именно на суть и природу отношений, которые возникнуть при заключении договора. Если договор назван арендным, то это не означает невозможность переквалификации его судом в иной договорный тип. Несоответствие названия договора соответствующим правилам части второй Гражданского кодекса РФ не является основанием для признания такого договора недействительным. И если стороны по незнанию ошиблись в правильном наименование договора, то это не означает, что договор был заключен неправомерно.
Корректная нумерация и пролонгация договоров в ООО
1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д., в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?
2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте «Срок действия настоящего договора» указывается, что «. договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон». Как правильно оформить пролонгацию договора?
Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.
В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.
Иногда номер договора ставится через дробь — вначале порядковый номер в организации, от которой исходит договор, затем через дробь порядковый номер в организации, для которой этот договор является «входящим».
Пролонгируются договоры дополнительными соглашениями к договору. Если хотите «автоматической» пролонгации, то как правило «если ни одна сторона не заявит об ином за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий год/на каждый последующий год». Зависит от договора.
Посмотрите ЕГСДОУ (Единое государственное документационное обеспечение управления) и УСОРД (Унифицированная система организацонно-распорядительной документации),
1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.
2. Удобнее прописать в договоре автоматическую пролонгация, для этого, я бы порекомендовала составить указанный пункт следующим образом: «Договор действует по 31 декабря текущего года. Если ни одна сторона не заявит о расторжении договора за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий календарный год, анологичный порядок действует и в последующем.»