как пользоваться офисными телефонами
Использование мобильного телефона на работе
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 4
Некоторым работникам мобильный телефон нужен для выполнения должностных обязанностей. Таких работников компании чаще всего обеспечивают корпоративной мобильной связью. Для них необходимо установить правила пользования телефонами. С другой стороны, далеко не всегда работа связана с необходимостью использования сотовой связи и тут у работодателя возникает желание запретить излишнее использование телефонов на работе, а в некоторых случаях сделать это необходимо.
Трудно представить человека, не имеющего мобильный телефон. Причем работодателю его использование работником становится интересным в некоторых ситуациях. Прежде всего, работа сотрудника может быть связана с необходимостью пользоваться телефоном для выполнения должностных обязанностей. В таких случаях компания, как правило, выдает работнику аппарат или сим-карту и оплачивает расходы на связь в определенном размере. При этом у работника и работодателя могут возникнуть проблемы, связанные с расходами на мобильную связь, а также временем выхода на связь, ведь иногда работодатель полагает, что сотрудник с оплаченным телефоном должен быть в постоянном доступе круглосуточно.
Если мобильный телефон в работе необходим
Некоторым работникам мобильный телефон нужен для выполнения должностных обязанностей: это и менеджеры по продажам, ведущие переговоры с клиентами, и секретари, которые должны быть всегда на связи в ожидании поручений руководства, и ремонтники, выезжающие по вызову клиентов, и пр. Таких работников компания, как правило, обеспечивает корпоративной мобильной связью: предоставляет телефоны с сим-картой или только сим-карту и оплачивает расходы на разговоры. Для них необходимо установить правила пользования мобильной связью.
Составляем документ
Нормы, регламентирующие использование мобильных телефонов на работе, можно изложить в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, например положение об использовании мобильных телефонов (см. пример 2 на с. 18). В нем важно предусмотреть все необходимые для компании особенности использования сотового телефона:
Важно оговорить в локальном нормативном акте случай, если в силу производственного процесса необходимо, чтобы работник был доступен по корпоративной мобильной связи в течение всего рабочего времени.
К сведению. Некоторые работодатели рассчитывают, что работник будет на связи и за пределами рабочего времени, например устанавливают «дежурства на телефоне», когда работник в нерабочее время обязан отвечать на телефонные звонки и при необходимости приехать на работу или выехать к клиенту. Но законны ли такие требования?
Режим «дежурство на дому» допускается только в случаях, установленных ТК РФ или иными федеральными законами (Письма Роструда от 17.04.2008 N 911-6-1, Минздравсоцразвития от 28.11.2013 N 14-2-242). Подобные нормативные акты имеются в отношении медицинских работников, работников МЧС и некоторых других специальных служб. В отношении коммерческих организаций продолжает действовать Постановление Секретариата ВЦСПС от 02.04.1954 N 233 «О дежурствах на предприятиях и в учреждениях» в части, не противоречащей ТК РФ.
Согласно данному документу:
Поэтому требовать от работника, чтобы он «дежурил на телефоне» за пределами рабочего времени, работодатель не вправе. При возникновении спора суд может прийти к выводу, что такое дежурство являлось сверхурочной работой, а ее оформление строго регламентировано законом.
Примечание. См. статью «Сверхурочная работа: оформляем и оплачиваем правильно» на с. 40 журнала N 10, 2015.
Следующим важным моментом, который следует отразить в локальном нормативном акте, является вопрос о возможности использования работником корпоративной связи в личных целях. На практике встречаются различные варианты решения этого вопроса. Нередко работодатели относятся довольно лояльно к разговорам по личным вопросам работников в пределах установленного лимита. Однако встречаются ситуации, когда работодатели хотя и разрешают использовать корпоративную связь для личных разговоров, но просят работников оплачивать личные разговоры из собственных средств согласно предоставляемым мобильными компаниями отчетам. Бывает и так, что работодатели полностью запрещают работникам пользоваться корпоративной связью для любых личных разговоров и просят подробный отчет обо всех зафиксированных переговорах.
Какую именно тактику выбрать, решает руководитель в зависимости от желания и возможностей отслеживания разговоров работников. Ведь ежемесячная проверка переговоров может отнять немало времени и должна быть оценена с точки зрения экономической целесообразности.
С прописанными правилами и ограничениями, как и с любым локальным нормативным актом, работников необходимо ознакомить под личную подпись в силу ст. 68 ТК РФ.
Примечание. См. статью «Тонкости ознакомления с кадровыми документами» на с. 36 журнала N 11, 2014.
Выдачу конкретному сотруднику мобильного устройства или сим-карты (как при приеме на работу, так и в течение работы) следует оформить документально. Для того чтобы закрепить, какое именно средство связи, с каким лимитом выдается данному работнику, рекомендуется издать соответствующий приказ. В нем следует указать Ф.И.О. и должность работника, модель телефона, номер телефона, установленный лимит. Сам факт передачи устройства или сим-карты следует оформить актом приема-передачи.
Возмещение превышения лимита
Пока работник пользуется мобильным телефоном аккуратно и укладывается в установленный лимит, вопросов обычно не возникает. Но что делать, если лимит оказался превышен? Как правило, факт недобросовестного использования работником корпоративной сотовой связи выявляется в конце месяца (расчетного периода) после получения работодателем детализированного отчета оператора сотовой связи по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру.
В данном отчете указывается общая стоимость предоставленных услуг связи, а также расшифровка всех состоявшихся телефонных разговоров (дата и время телефонных разговоров, код, название города, номер абонента, цена за одну минуту).
Такой документ следует проанализировать на предмет наличия разговоров, которые состоялись в нерабочее время (в том числе в нерабочие праздничные и выходные дни) либо во время нахождения сотрудника в отпуске или на больничном. Также нужно обратить внимание на длительность разговора и местонахождение собеседника. Однако здесь возникает вопрос: если отчет действительно свидетельствует о злоупотреблениях работника, правомерно ли взыскать из зарплаты работника сумму превышения лимита?
К сведению. В соответствии с ч. 1 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника могут производиться только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Эти случаи зафиксированы в перечне, который приведен в ч. 2 ст. 137 ТК РФ и носит закрытый характер (что подтверждается Письмом Роструда от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1). Ситуация с удержанием из заработной платы работника по указанному выше основанию в данном перечне отсутствует. Таким образом, компания не вправе уменьшить зарплату работника по своей инициативе без его согласия на сумму перерасхода лимита на использование телефонной связи (см., например, Определение Пермского краевого суда от 02.12.2013 по делу N 33-11442).
Но если сотрудник согласился с доводами компании о необходимости уплатить деньги, потраченные на телефонные переговоры сверх установленного лимита, и самостоятельно написал заявление с просьбой о возмещении из его заработной платы суммы перерасхода, то удержание может производиться на основании его заявления.
Примечание. О привлечении работника к материальной ответственности читайте на с. 21.
Если работник не подал такое заявление, то это не значит, что деньги пропали. Работодатель может расценивать данные суммы как материальный ущерб, причиненный работником. Следовательно, может привлечь его к материальной ответственности на основании ст. ст. 238, 241 ТК РФ (с соблюдением порядка, предусмотренного ст. 247 ТК РФ).
Если мобильный телефон на работе не нужен
Далеко не всегда работа сотрудника связана с необходимостью использования мобильного телефона. Если для исполнения должностных обязанностей ему не требуется мобильная связь, то у работодателя возникает вопрос, зачем работнику личный мобильный телефон на работе. Конечно, большинство работников добросовестные и дисциплинированные люди и не злоупотребляют доверием работодателя, разговаривая по личным делам по телефону только при необходимости и недолго. Но любой кадровик знает, что злоупотребления в данной сфере не редкость. Некоторые работники проводят за решением личных вопросов по телефону значительную часть рабочего дня. В таких случаях понятно стремление руководства стимулировать персонал использовать рабочий день с большей пользой для компании и запретить использование мобильных телефонов в офисе.
Вместе с тем ст. 23 Конституции РФ в числе неотчуждаемых и принадлежащих каждому человеку от рождения прав и свобод называет право на неприкосновенность частной жизни, что предполагает недопустимость произвольного вмешательства в частную жизнь гражданина, к которой, несомненно, относится и семейная жизнь. Поэтому понятно недовольство сотрудников запретами или ограничениями использования мобильных телефонов на работе. Например, для людей с детьми очень важно быть на связи на случай, если с ребенком что-то случится и ему срочно потребуется связаться с родителями.
В то же время согласно ст. ст. 15, 21, 22 ТК РФ работник обязан исполнять должностные обязанности в рабочее время и подчиняться установленным работодателем правилам. Поэтому работодателю важно найти определенный баланс в регламентировании использования телефонов на работе.
Охрана труда
Примечание. См. статью «Как организовать охрану труда в офисе» на с. 10 журнала N 2, 2016.
Судебная практика. Работник направлялся на рабочее место по территории предприятия на своем личном велосипеде. При этом он использовал личный служебный телефон и гарнитуру к нему. Он был остановлен комиссией по охране труда, проводившей проверку, был составлен акт о нарушении требований охраны труда, и работнику была не начислена премия. Работник обратился в суд с иском о признании приказа о неначислении премии незаконным. Однако суд подтвердил правомерность действий работодателя, так как в инструкции по охране труда работников компании было прямо предусмотрено, что велосипедисту запрещается пользоваться во время движения мобильными телефонами и гарнитурой (наушниками), т.к. на территории компании имеются железнодорожные пути и работник может не услышать звука приближающегося поезда (Решение Пролетарского районного суда г. Тулы от 30.11.2015 по делу N 2-2788/2015).
В другом деле сотрудник работал в цехе производства пропанов. Из-за особенностей производства работодатель в инструкции по охране труда полностью запретил нахождение на рабочем месте посторонних предметов и их использование (мобильных телефонов, смартфонов, планшетов, плееров, наушников и др.) Свидетели указали в судебном заседании на то, что работник играл на телефоне в игры, на что работник возразил, что читал смс-сообщение. Суд счел доводы работника неубедительными, ведь работодатель запретил любое использование мобильных устройств вне зависимости от цели использования (Решение Асбестовского городского суда Свердловской области от 21.09.2015 по делу N 2-1129/2015). См. также Решение Боровичского районного суда Новгородской области от 11.09.2015 по делу N 2-1723/2015.
В таких случаях работодатель прямо должен отразить запрет на использование мобильного телефона в локальном нормативном акте. Также там рекомендуется закрепить конкретный перечень должностей (профессий) работников, которым не разрешается пользоваться сотовыми во время работы. Аналогичные требования необходимо внести в инструкции по охране труда работников. Не забываем ознакомить сотрудников с указанными документами под подпись.
Пример 1. Сформулировать требование можно следующим образом: «Запрещается пользоваться в рабочее время портативными аудиопроигрывателями (плеерами), гарнитурой для мобильных телефонов, разговаривать по мобильному телефону».
Однако в таких случаях работодателю дополнительно предстоит решить вопрос, где работники смогут хранить мобильные устройства. Ведь работодатель не может запретить им пользоваться телефонами по дороге на работу или во время обеденного перерыва. На практике эта проблема решается установкой специальных персональных ящиков (которые закрываются на ключ) при входе в компанию, например на проходной.
Сохранить конфиденциальность
Но телефон может не только отвлекать сотрудника от работы, но и быть средством, с помощью которого можно нарушить режим конфиденциальности, который установлен у работодателя (коммерческой, государственной, иной охраняемой законом тайны), например путем фотосъемки, аудиозаписи, иным образом. Причем компания имеет полное право запретить работникам приносить мобильные телефоны на работу, что подтверждает судебная практика.
Примечание. См. статьи «Устанавливаем режим коммерческой тайны» на с. 11 журнала N 11, 2014 и «Организуем работу с персональными данными сотрудников» на с. 10 журнала N 2, 2015.
Еще в одном деле работник проводил несанкционированную съемку с мобильного телефона, тогда как в локальных актах работодателя, с которыми он был ознакомлен, указывалось, что работникам запрещается проносить на территорию работодателя без соответствующего разрешения любую радиоэлектронную аппаратуру, осуществлять на территории несанкционированную фото- и видеосъемку, в том числе с помощью мобильных телефонов. Работнику была снижена премия, суд подтвердил правомерность действий работодателя (Решение Автозаводского районного суда г. Тольятти от 24.09.2015 по делу N 2-9163/2015).
Может ли работодатель изымать у работника телефон при входе на территорию помимо его воли? На наш взгляд, ст. 35 Конституции РФ, гарантирующая неприкосновенность собственности, не позволяет это сделать. Незаконными также будут различного рода досмотры. Но если работник сообщил, что телефона с ним нет, а на рабочем месте пользовался телефоном, то он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.
Таким образом, если использование мобильных телефонов не угрожает жизни работников или не связано с сохранением конфиденциальной информации, лучше лишь ограничить их использование, но не запретить их полностью. В каких ситуациях? Например, если продавец ведет личный разговор по мобильному телефону в то время, когда у него стоит очередь из покупателей. Естественно, в данной ситуации разговор по телефону угрозу жизни и здоровью не несет, но выполнять трудовые обязанности мешает. Вероятно, работникам на любых должностях, связанных с обслуживанием, нежелательно отвлекаться на разговоры во время работы с клиентами.
В таких случаях запрет на телефонные разговоры в конкретных ситуациях может быть напрямую прописан в документах. В локальном нормативном акте можно указать случаи, когда это делать запрещено, например при обслуживании покупателей, проведении презентаций и т.д. Указав, что в иное время работникам не возбраняется пользоваться телефонами в разумных пределах.
Также можно установить ограничение на время разговоров по телефону. Но в таком случае необходимо продумать, кто и как будет отслеживать соблюдение этого времени. На практике этот вопрос решается установлением видеонаблюдения. И опять же следует сопоставить затраты на введение системы слежения и экономический эффект от снижения количества разговоров работников.
Примечание. См. статью «Вводим систему видеонаблюдения на предприятии» на с. 60 журнала N 8, 2012.
В заключение отметим, что нередко описанные выше ситуации в работе сотрудников отсутствуют. Однако работодателя беспокоит использование мобильного телефона из-за нерационального использования сотрудниками рабочего времени. Ведь во время разговоров они не работают, отвлекают других, но получают за это время установленную заработную плату. И если разговоры складываются не в минуты, а часы, негодование вполне оправданно. В этой ситуации, даже если в компании не установлен запрет на использование мобильных (в целом или конкретных случаях), но есть общее указание на то, что работник обязан выполнять должностные обязанности в рабочее время и воздерживаться от отвлекающих личных дел, можно потребовать от работника использовать рабочее время по назначению.
См. статьи «Выбираем систему учета рабочего времени» на с. 36 журнала N 2, 2015 и «Тайм-менеджмент: что поглощает время работника» на с. 62 журнала N 4, 2014.
Напомним, что в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому допустимо воспользоваться методами более строгого учета рабочего времени, чем просто отметки в табеле. Например, проводить фотографию рабочего дня работника или поручить ему самофотографию рабочего дня. В отчете об использовании рабочего времени сотрудник самостоятельно (или наблюдатель) обязан будет не только указать, как используется рабочее время, но и давать пояснения, в том числе по каждому телефонному разговору. На основании подобных отчетов можно провести служебное расследование и привлечь работника к дисциплинарной ответственности за занятие посторонними делами в рабочее время. А если в компании премирование связано с эффективностью использования рабочего времени, то это может стать поводом и для снижения премии.
Пример 2.
Положение об использовании корпоративной мобильной связи
1.2. Право пользования корпоративными мобильными телефонами предоставляется работникам за счет Работодателя в целях оперативного решения вопросов производственной деятельности.
1.3. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих корпоративные мобильные телефоны.
В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и обозначения:
3.1. Перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами, и предельные лимиты мобильной связи пользователей приведены в Приложении к настоящему Положению.
3.2. Выдача корпоративной сим-карты сотовой связи осуществляется отделом кадров на основании заявки, подписанной непосредственным руководителем работника, по которой генеральным директором принято положительное решение, что отражается в соответствующей резолюции на заявке.
3.3. При получении номера сотовой связи работник знакомится под подпись с приказом о предоставлении ему мобильной связи с установленным ему лимитом.
3.4. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время.
3.5. Корпоративную мобильную связь разрешается использовать в личных целях только в крайних случаях, которые заранее в устной форме оговариваются с руководителем отдела.
3.6. Использование следующих услуг оператора связи запрещено:
3.7. Сотрудник обязан известить отдел персонала в случае перемещения за пределы региона, что повлечет использование междугороднего роуминга.
3.8. Использование услуг оператора, предусмотренных в п. 3.7, возможно по письменному разрешению генерального директора.
4.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведут руководители подразделений.
4.2. Руководители подразделений ежемесячно до 5-го числа направляют в бухгалтерию заявку на оплату мобильной связи в рублях за расчетный период, форма которой утверждается приказом.
4.3. Руководители подразделений ежемесячно до 5-го числа сообщают в отдел кадров индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи. Отдел кадров по электронной почте уведомляет работников о превышении лимитов.
4.4. В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение одного рабочего дня имеют право обратиться за получением разъяснений в отдел кадров. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов на использование сотовой связи.
4.5. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на месяц. Не использованный в течение месяца остаток лимита аннулируется.
4.6. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается по заявлению работника либо в порядке, предусмотренном ст. 247 ТК РФ.
4.7. В случае перерасхода должностными лицами лимита по объективным причинам оплата разговоров сверх установленного лимита производится только при согласовании вышестоящего руководителя.
5.1. В случае увольнения пользователя корпоративной сотовой связи, его перевода на должность, не включенную в утвержденный перечень пользователей, исключения из перечня пользователей он обязан до окончания рабочего дня увольнения (перевода, исключения из перечня пользователей) сдать выделенную ему корпоративную сим-карту и выделенный корпоративный мобильный телефон. По истечении указанного срока номер сотовой связи Работодателя блокируется.
5.2. Возврат корпоративной сим-карты и мобильного телефона осуществляется в отделе кадров.
6.1. Работодатель имеет право выборочно проверять обоснованность телефонных расходов работников.
6.2. Работодатель имеет право контролировать местонахождение работников в рабочее время с помощью дополнительных услуг оператора связи.
перечень должностей работников, пользующихся корпоративными мобильными телефонами, и лимиты мобильной связи.
Приложение к Положению
об использовании корпоративной мобильной связи
Разделение уже не работает или, Почему нужно отказаться от отдельных телефонов для работы и личной жизни
Зайдите в любой офис и осмотритесь. Загляните в переговорные комнаты и посмотрите на столы. Что же вы видите? Повсюду лежат смартфоны. Рабочий iPhone укладывается поверх личного iPhone. В комнате раздается звонок. Шесть человек проверяют двенадцать телефонов. Почему мы все еще делаем это?
Почему у нас исторически было разделение телефонов для работы и личной жизни?
Оплата за использование минут и данных
Безлимитные звонки и сообщения раньше были очень редки. Когда мы получали целую серию сообщений от друга, у нас начинало колотиться сердце, когда мы подсчитывали, во сколько нам обойдется эта переписка.
Никто не был готов платить из своего кармана, чтобы принимать деловые звонки и сообщения на свой личный телефон. На самом деле, у многих не было мобильного телефона, пока их работа не предоставила его.
Но компании также не хотят, чтобы их сотрудники использовали оплачиваемые минуты и данные для личного использования. Таким образом, у компаний есть политика, которая ограничивает или даже запрещает личное использование рабочего телефона.
Конфиденциальность данных
С другой стороны, наличие личных данных на деловом телефоне неудобно для многих людей. Существует ощущение постоянного наблюдения за рабочими телефонами, поскольку они централизованно управляются ИТ-отделом.
Почему это становится сейчас неудобным?
Интеграция работы и жизни
Культура работников умственного труда меняется. Мы все чаще обнаруживаем, что работаем в спринте в течение всего дня, когда мы перевозим детей в детский сад и забираем наши автомобили на техническое обслуживание.
Идея иметь отдельные телефоны для работы и личного пользования так же устарела, как сидение в кабинетном кресле с 9 до 5 часов с мыслями только о работе, чтобы потом пойти домой и думать только о жизни.
Содержание устройства
Постоянно поддерживать заряд одного телефона и так тяжело, а контролировать, чтобы два телефона были заряжены, вообще нереально. Затем появляются обновления, коды доступа, настройки, защитные пленки, чехлы и другие аксессуары.
Эти постоянно конфликтующие пары Bluetooth с вашей гарнитурой и автомобильными динамиками.
Как мы можем двигаться дальше?
Неограниченные тарифы
Есть ли какая-то причина по-прежнему иметь ограниченные тарифы в крупных компаниях? Большинство предприятий ценят предсказуемые издержки. Безлимитные планы имеют фиксированную плату за каждую линию обслуживания, в то время как планы оплаты за использование являются переменными и более трудными для прогнозирования.
Если рабочие телефоны имеют безлимитные тарифы, есть ли на самом деле какие-либо проблемы с затратами, если сотрудники решают ответственно использовать свой рабочий телефон и для личных целей?
Точно также, если ваш личный телефон имел неограниченный тарифный план, есть ли какая-то причина, по которой вы не могли бы использовать его и для работы?
Безопасность нулевого доверия
Современный подход к ИТ-безопасности, известный как «нулевое доверие», заставляет компании защищать свои приложения и данные, а не только свои сети Wi-Fi и устройства.
Нулевая безопасность доверия означает, что вы можете получить доступ к бизнес-приложениям на любом устройстве (рабочем и личном). Единственное отличие заключается в том, что персональное устройство может потребовать дополнительных шагов безопасности для проверки вашей личности.