Как перевести работника на удаленную работу

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде. Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС.

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

О сервисе «1С:Кабинет сотрудника» эксперты 1С также рассказывали в 1С:Лектории 02.09.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Источник

Перевод сотрудника на удаленку: учитываем детали и в итоге экономим

В ближайшее будущее работа с удаленными сотрудниками станет для бизнеса не только выгоднее, но и удобнее. Государство продолжает держать курс на активную цифровизацию процессов в кадровой сфере. Поэтому если вы задумываетесь о том, чтобы в перспективе перевести часть специалистов на дистанционную работу, то самое время разобраться в тонкостях этого вопроса.

Ст. 312.1 ТК РФ определяет несколько ключевых характеристик дистанционной работы:

Если вы определились, каких именно работников избавить от необходимости приезжать в офис, то вам нужно следовать определенному алгоритму действий.

Задача 1. Заручиться согласием сотрудника на дистанционную работу

Одно дело, когда вы изначально нанимаете специалиста с условием удаленной работы. Другое — когда сотрудника, работающего несколько лет в офисе, нужно оповестить о том, что скоро он будет трудиться из дома. Скорее всего, этот факт его обрадует. И если он согласится на перемены, то будет достаточно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Но иногда работодатели сталкиваются и с недовольством. Дело в том, что в случае с удаленной работой сотрудник вынужден самостоятельно обустраивать свое рабочее пространство и обеспечивать себе удобные условия. Но не у всех есть такая возможность.

Если сотрудник не согласен на дистанционную работу, то вам придется:

В этом случае главная задача — обосновать необходимость перевода сотрудника на работу в дистанционном режиме, то есть назвать конкретную весомую причину.

Если организационные изменения есть, то вы должны их оформить. То есть издать соответствующий приказ, а также приказ об изменении условий труда у конкретных работников. Если название должности меняться при этом не будет, то приказ об изменении штатного расписания можно не издавать.

Обратите внимание на Апелляционное определение Московского городского суда от 04.04.2019 по делу N 33-14969/2019, в котором объясняется, в каких случаях отказ работника от перевода в рамках изменения условий труда не является поводом для его увольнения.

Правда, в определении приводится обратная ситуация, когда сотрудника переводят с удаленки в офис, обосновывая это изменением организационных или технологических условий труда — ему дали в подчинение сотрудника. На новые условия он не согласился, по причине чего был уволен. Суд признал действия работодателя незаконными, так как он сохранил условия труда. В результате реорганизации не изменились функции, которые сотрудник изначально выполнял удаленно, поэтому его работа в офисе не стала обязательной.

Это нужно будет сделать, даже если больше ничего не меняется — ни рабочий график, ни оплата. Сам факт перехода на дистанционную работу — это изменение условий трудового договора, поэтому предупредить сотрудника нужно в любом случае.

Если альтернатива отсутствует, то встает вопрос об увольнении работника. Поскольку эта процедура не простая, лучше постараться договориться с ним об увольнении по соглашению сторон. Помните о том, что изменение трудового договора всегда таит в себе риски судебных обжалований.

Задача 2. Изменить трудовой договор

О месте работы

Необходимо добавить условие о дистанционной работе, то есть изменить формулировку места работы. И это нужно сделать обязательно.

В Письме Минфина РФ от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978 уточняется, что из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника на удаленке местом постоянной работы является место его нахождения.

Есть Определение ВС РФ от 16.09.2019 N 5-КГ19-106, которое показывает, с какими проблемами может столкнуться компания, если при переводе сотрудника на дистанционную работу не меняет место работы в трудовом договоре.

Ситуация заключалась в следующем: сотрудник на протяжении 10 лет работал из дома, но условия об этом в трудовом договоре не было, дополнительное соглашение стороны не заключали. Спустя время работодатель принял решение его уволить за прогул, так как тот отсутствовал в офисе.

Сотрудник пошел в суд, и суды первой и второй инстанции признали увольнение законным. Они посчитали, что уволенный сотрудник не может документально подтвердить, что трудится удаленно: в трудовом договоре нет формулировки о дистанционной работе — в качестве места работы указан адрес компании.

Однако Верховный суд учел несколько важных доводов истца:

В итоге Верховный суд пришел к выводу, что компания, не оформив допсоглашение, допустила нарушение. При этом работодатель знал о том, что сотрудник работает в новых условиях, так как это происходило по его поручению. Таким образом, стороны фактически договорились об изменении трудового договора, и соглашение нужно считать заключенным.

Играет роль, какой город вы укажете — от этого зависит, будут ли применяться районные коэффициенты или северные надбавки. Согласно ч. 2 ст. 146 ТК РФ, труд работников, занятых в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере.

Так, например, если офис расположен в Москве, но компания нанимает сотрудника из города Череповец и прописывает это в трудовом договоре, то она должна платить ему районный коэффициент в значении 1,25 (Постановление Правительства РФ от 16.07.92 № 494).

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд объясняет, нужно ли выплачивать районный коэффициент и процентную надбавку к зарплате дистанцинному сотруднику, зарегистрированному по месту жительства в районе Крайнего Севера. По мнению экспертов, если в трудовом договоре не установлено место выполнения работы, то придется выплачивать зарплату в повышенном размере. Но это условие можно уточнить в дополнительном соглашении.

О рабочем времени

Условие о рабочем времени можно либо менять, либо не менять. Согласно ст. 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает себе сам, если иной вариант не прописан в трудовом договоре. Практика показывает, что потребность указывать рабочее время в договоре зависит от специфики работы и необходимости коммуницировать с сотрудником в определенное время. Одним словом, если вы каждый день в 10 утра проводите рабочее совещание и в течение дня отправляете сотруднику срочные задачи, то лучше рабочее время установить на бумаге.

Указывая рабочее время, предусмотрите некоторые моменты:

О правилах внутреннего трудового распорядка

Допустимо указать, что правила внутреннего трудового распорядка распространяется на работника в части, не противоречащей сути заключенного трудового договора.

Об охране труда

Обычно в типовом трудовом договоре прописывается, что работник обязуется соблюдать правила охраны труда, проходить инструктажи, а работодатель обязуется обеспечивать соблюдение требований охраны труда. Все эти фразы из трудового договора с дистанционным сотрудником придется убрать, но добавить некоторые условия.

Если вы доверяете работнику оборудование или служебный телефон, то вам нужно будет разработать соответствующую инструкцию по охране труда и ознакомить его с документом (лист ознакомления).

Следует также прописать необходимость соблюдения предписаний госорганов, а также расследование несчастного случая.

Об условиях труда

Обязательно следует прописать, что условия труда не определяются.

Об особенностях документооборота

Также важно закрепить на бумаге, как работник будет взаимодействовать с вами. Он может присылать свои отчеты по работе по почте, обсуждать рабочие вопросы в мессенджерах, созваниваться с вами в Skype. Поскольку инструментов на сегодняшний день много, то одной только фразы «по сети интернет» будет недостаточно.

Вы можете прописать, что задание сотрудник получает на электронный ящик (указать какой именно), что он находится на связи по телефону (указать номер), по понедельникам и четвергам (указать время) выходит на связь в Skype для уточнения рабочих моментов.

Вы также можете сформулировать особенности документооборота следующим образом: взаимодействие сторон осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Но в этом случае вам придется решить вопрос, кто именно возьмет на себя затраты по оформлению такой подписи.

Задача 3. Решить вопрос с электронной подписью

Электронная подпись позволяет пересылать без оригиналов приказы, заявления, ознакомления с приказами и другие документы, кроме трудового договора, трудовой книжки. Ст. 312.1 ТК РФ обязаывает работодателя и удаленного сотрудника при обмене электронными документами использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Однако законодательство не регламентирует, кто именно берет на себя обязанность по оформлению такой подписи и несет сопутствующие расходы. Если эту обязанность работодатель хочет возложить на работника, то ему следует прописать, что работник самостоятельно, за свой счет, занимается ее получением.

Нужна электронная подпись? Подберите сертификат под вашу задачу

Известно, что с 1 января по 31 декабря 2020 года будет осуществляться эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат. По информации Минтруда, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений работодатель должен обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Также на работодателя возлагаются расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде.

Сколько денег экономит один удаленный сотрудник?

​По данным J’son & Partners Consulting и «1С-Битрикс», в среднем работодатель экономит до 170 000 руб. в год на одном удаленном сотруднике. В масштабе всей российской экономики сумма составляет 68 млрд руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).