Как перевести документ в электронный вид
Секреты перевода бумажных документов в электронный формат
Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут. Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю. Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?
Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат
Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.
Например, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.
Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.
Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета. Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания. Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.
Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.
Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.
Вы регулярно работаете с PDF-документами
Половина сотрудников постоянно вносят правки в текст бумажных документов и PDF-файлов. В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специальных программ. Наиболее частая проблема – работа с PDF-документами, полученными при сканировании. Они состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска информации в них необходимо распознать текст. C невозможностью скопировать текст из PDF минимум раз в месяц сталкивается 81% офисных сотрудников.
Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.
Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках. Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д. ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.
В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.
Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.
Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп. Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем. С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.
Вам нужно сравнить версии документов
Половина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.
Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.
ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.
Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.
ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.
Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.
Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт
Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.
ЭДО для товарного учета
Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.
Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Алгоритм работы с неформализованными документами
Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.
Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:
Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).
Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.
Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:
Формализация неструктурированного ЭДО
Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.
1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.
2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.
На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.
3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.
4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.
Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО
В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:
В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.
Как сделать ксерокопию в электронном виде
Под термином « документ» сегодня принято понимать не только его бумажный формат, но и электронную версию. Второй вариант даже удобнее, поскольку позволяет осуществлять отправку через Интернет, даже находясь на расстоянии от адресата. Как преобразить бумажную форму в электронную бумагу, будет рассмотрено в статье.
Общий принцип
Чтобы копия была сделана правильно, можно воспользоваться несколькими способами. Для перевода электронного документа на бумагу понадобится принтер. Для совершения обратного действия потребуется специальное устройство наряду с особым программным обеспечением.
Порядок действий
Сделать отксерокопированную версию бумажного документа в электронном формате можно с помощью сканера или многофункционального устройства. Проще и дешевле воспользоваться первым способом. Однако для его применения нужно обзавестись софтом в виде драйвера, который реализуется в одном комплекте.
При его отсутствии всегда можно обратиться к сети Интернет и осуществить поиск там. Если сканера под рукой нет, есть смысл пойти в копировальный центр. Его сотрудники за отдельную плату проделают всю необходимую работу. И ксерокопия всего за пару минут превратится в виртуальный файл.
Порядок действий при этом выглядит следующим образом:
Типография возьмет за эту процедуру деньги, т. к. услуга черно-белой и цветной ксерокопии не бесплатная. Поэтому, если есть необходимость в регулярном использовании аппарата, стоит приобрести его. Если подобные мероприятия будут проводиться редко, можно обращаться в специализированную организацию.
Особенности сохранения
Если операция проводится в домашних условиях, можно сохранить документ на компьютере. Если это делается в другом месте, необходимо взять с собой flash-накопитель или диск, куда будет «положена» электронная версия документа. Воспользоваться ей можно как угодно по своему усмотрению.
С чего начать перевод ваших архивов в «цифру»?
Почему бумажные архивы нужно переводить в электронный вид
Из гор бумаги – в удобный и компактный вид
организация доступа к нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;
доступ к архиву из любой точки, где есть возможность выхода в интернет;
наличие резервных копий документов снижает вероятность их уничтожения или утери;
перевод документов в электронный вид делается с их одновременной систематизацией и структурированием;
документы с ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими полномочиями;
возможное освобождение площадей, занятых под бумажные архивы;
оптимизация рабочих мест в архиве.
После перевода бумажных документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где есть:
Поиск документов. Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В противовес этому поиск по электронным архивам занимает считаные секунды.
Перемещение документов. Если организация большая, а тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга, это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно получают все заинтересованные лица. А в случае, если требуются бумажные оригиналы, найти их в хранилище и оформить переезд проще простого.
Защита от потери или порчи документов. Многолетняя практика показывает, что ни один бумажный архив не может считаться на 100 % надежным местом хранения. Не принципиально, был ли документ случайно выброшен, потерялся в стопках бумаг или уничтожен – это все равно означает, что его нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Электронные архивы построены на том, что у документов всегда есть резервные копии, их восстановление избавляет от бумажной волокиты и быстро выполняется.
Впереди – серьезная работа…
Есть два подхода к оцифровке архивных документов.
Оцифровка для решения «узких» задач
Часть организаций в силу различных причин предпочитает делать частичную оцифровку для решения разовой задачи. Например, получило огласку громкое историческое событие (документы были засекречены) и теперь его нужно продемонстрировать широкой общественности. В результате сканируются соответствующие фонды, и в базу данных заносятся искомые документы.
Подобную работу едва ли можно назвать комплексным подходом, потому что в данном случае за короткое время выполняются лишь несколько задач, и это не повышает эффективность работы архива: совокупный объем оцифрованной документации является ничтожно малым от общего количества бумаг, нуждающихся в переводе. Порой компании делают частичную оцифровку по причине недостатка денег и незнания процедуры перехода в «цифру». Однако сегодня все больше людей понимает, что в перспективе не обойтись без длительных работ по переходу от бумажных документов к электронным.
Именно поэтому надо использовать системный подход, который одобряет и Росархив.
Полноценный перевод информации в цифровой вид
Подсчет количества и учет качества документов, которые требуется отсканировать.
Классификация документации по типу обработки:
Согласование атрибутируемых реквизитов: основные атрибуты, количество, средняя длина, расположение на документе.
Согласование специфики работы и выходного электронного формата файлов, а также их загрузки в базу данных или систему.
Составление технического задания по результатам экспертизы и соглашения об уровне качества и конфиденциальности.
Расшивка документов (если требуется). Сортировка и реставрация испорченных экземпляров. Вкладка технологических разделителей.
Сканирование и очистка документов, перевод в нужный формат (TIFF, JPEG, PDF, DWG и т. д.). Затем – сшивка, комплектация и проверка бумажных версий.
Подготовка полученного массива электронных документов к индексированию. Создание реквизитов для поиска по базе данных ручным или автоматизированным способом.
Формирование базы данных с электронными образами и поисковыми атрибутами документов.
Загрузка информации в систему заказчика.
Сортировка оригиналов по первоначальной структуре архива.
Сборка архивных дел, их брошюровка и реставрация.
Что учитывать перед оцифровкой архивов
Перевод в электронный вид отдельных документов, в отличие от книг, имеет свою специфику: почти каждый из них существует в единственном экземпляре. Это влечет колоссальную ответственность со стороны тех, кто проводит сканирование (общее состояние, наличие дефектов, нетипичная сшивка, уход текста под корешок и т. п.), настраивает оборудование или организует передачу части документов для реставрационных работ.
Высокое качество оцифровки бумажных хранилищ имеет критическое значение для сохранения особо ценных исторических Архивных фондов, которые требуют использования большого разрешения сканирования.
Исполнители
Компетенция исполнителя, который приходит на предприятие для оцифровки архивов, крайне важна. Этому специалисту нужно постоянно перенастраивать оборудование под разные типы документов и в режиме реального времени поддерживать приемлемое качество как оригиналов, так и создаваемых электронных копий.
Предельно бережное отношение к исходному документу и ожидаемому результату – залог успеха
Только профессионал с многолетним опытом сможет в итоге показать клиенту грамотно сделанные электронные образы.
Оборудование
Соответствующие требования при оцифровке документов предъявляются не только к людям, но и к оборудованию. Профессионально оказываемая услуга допускает использование исключительно бесконтактного метода сканирования (одно неосторожное касание – и документа больше не существует), который обеспечивают планетарные сканеры.
Так выглядит планетарный сканер SyntarexMaster A3 Pro
К сканерам предъявляются требования по наличию максимального разрешения, контрастности и цветопередачи. Все это связано с тем, что многие документы содержат слабоконтрастные, выцветшие тексты и изображения.
Подчас требуется разработка специальной техники, потому что ряд документов имеет нестандартную структуру, толщину и, конечно, вес (например, церковные и переписные книги). Сегодня на рынке есть оборудование, которое позволяет успешно сканировать подобные документы.
Индексирование
Выписка из метрической книги с большим количеством текстовых и цифровых данных
Снизить вероятность ошибок может, например, метод двойного ввода, когда информация попадет в систему управления базами данных только после идентичного ввода от двух операторов.
Описи
Особенность индексирования описей состоит в том, что здесь приходится учитывать большое число полей. Дело осложняется тем, что описи, как и документы, также могут находиться в неудовлетворительном состоянии или быть написанными на одном или нескольких мертвых языках, а также иметь запутанную структуру и большое количество персональных данных.
Перевод описей в электронный вид – трудоемкая работа, которая под силу только профессионалам
Существует три вида описей:
для обычной документации;
для научно-технической документации;
для объектов нефондового учета.
Сделать опись хорошего качества без знания архивного дела и актуальной нормативно-правовой базы практически невозможно. Процедуру в состоянии проводить только те компании, которые могут документально подтвердить свою компетентность по оцифровке архивных фондов и имеют успешные кейсы в портфолио.
Заключение
Итак, мы выяснили, для чего нужна оцифровка архивов:
уменьшение финансовых затрат по хранению электронных копий документов;
рост общего уровня информационной безопасности при работе с документацией (появляются права доступа при изучении конкретных данных);
нивелирование вероятности потери оригиналов;
унификация и оптимизация процедур по обработке и использованию документов;
оптимизация поиска и подбора искомых документов;
ускорение работы сотрудников с документами.
Самостоятельная оцифровка с помощью офисных сканеров и отправка документов на хранение по локальной сети – не более чем способ продлить их существование, пользоваться таких архивом по-прежнему неудобно: невозможно найти нужный файл. Адекватная работа с информацией всегда предполагает ее упорядочивание и связывание документов по определенному принципу. Эти задачи уже выполняют системы электронных архивов.
Как организовать электронную систему хранения документов
Разбираемся, как оцифровать документы и как их систематизировать
Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.
В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.
Как оцифровать документы
Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.
1. Подготовка документов к оцифровке
Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:
Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.
2. Проведение оцифровки документов
Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.
Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.
Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.
3. Верификация изображений и создание электронных документов
Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.
Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.
Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:
Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.
Как систематизировать электронную документацию
Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.
На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).
Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.
«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.
Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.
Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.
Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.
Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.