Как отправить письмо в диадоке

Создание и отправка электронных документов

Как создать

Диадок — система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Диадок умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС.

Как отправить

Документы в электронном виде не надо распечатывать и отправлять почтой или курьером. Подписать документы электронной цифровой подписью и передать их контрагентам вы сможете прямо в Диадоке. Спустя несколько секунд после отправки партнер получит ваши документы — обмен электронными документами осуществлен.

Юридическую значимость документов подтверждает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее легко — обратитесь в любой удостоверяющий центр. В Диадоке вы можете работать и с КЭП, которую используете для сдачи отчетности.

Cмотрите, как все просто

Для работы в Диадоке вам понадобится КЭП и доступ
в интернет. В Диадоке все входящие документы
бесплатные, а исходящие — не дороже 9 за документ.
Подобрать выгодный тариф можно на странице с ценами.

Оставьте заявку, если хотите попробовать
или задать вопрос

Источник

Создание и отправка

Создание и подписание документов при отправке доступно в том случае, если у сотрудника настроены соответствующие права. См. статью «Сотрудники».

Чтобы создать и отправить пакет документов, выполните следующее:

После загрузки в окне отобразится название файла и его размер.

При необходимости возможно скачать документ, нажав на его название.

Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).

Выберите тип документа:

«Исходящий: Неформализованный» (выбран по умолчанию). Позволяет отправить документ внешнему контрагенту.

В поле « Контрагент» введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.

В появившемся поле « Подразделение» выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое будет отправлен документ.

При необходимости напишите комментарий к документу.

После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку « Подписать и отправить».

Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

Для отправки созданных (добавленных) документов на согласование или подписание другому сотруднику, нажмите на кнопку « Согласование» и выберите соответствующее действие.

Источник

Документы через Диадок

Система Контур Диадок

Вы сможете увеличить скорость возмещения НДС и снизить налоговые риски.

Наличие в Вашей бухгалтерии первичных документов позволит избежать к доначислению налога на прибыль и НДС по результатам проверок, а также к задержкам в возмещении НДС.
Электронный документооборот позволяет сократить затраты на рутинные операции, оптимизировать административные ресурсы, сэкономить деньги на содержании архива, что даст сокращения издержек на расходные материалы (принтеры, тонеры, бумагу), а также на пересылку пакетов.

Получение и подписание актов, счет-фактур, договоров, накладных, счетов повлияет на ускорения оплаты по сделкам. Некоторые покупатели платят поставщику только после получения счета-фактуры и накладной или подписанного договора.

Как я узнаю работают ли мои клиенты в Диадоке?

Сервисами СКБ Контур пользуются более 1 млн предприятий, технически они уже имеют доступ к Диадоку. Загрузив список ИНН Ваших контрагентов, Вы легко поймете, кого следует пригласить к обмену, кто уже работает в Диадоке.

Компании могут использовать только электронный документооборот, не дублируя на бумаге.

Есть ли в Диадоке шифрование?

Пользователи веб-версии Диадока могут просматривать, подписывать и скачивать документы, переданные в зашифрованном виде.

Дополнительных настроек для этого не требуется. Шифрование документа происходит на стороне клиента силами клиента.

Отправка зашифрованных документов возможна только через API и Модуль для 1С Стандарт за дополнительную плату.

Как предоставлять электронные документы в налоговую, суд и другие органы?

Существующее законодательство юридически признает электронный документ наряду с бумажным.

Если возникла необходимость предоставить куда-либо электронный имеющий юридическую силу документ, вы сможете выгрузить из Диадока файл и связанные с ним файлы подписей и предоставить их на USB-носителе, отправить по e-mail или любым другим образом.

Можно ли настроить разграничения прав подписания определенных документов?

Например, чтобы одни сотрудники могли КЭПом подписывать только акты, счета-фактур, ТОРГ-12, вторые только договоры, а третьи только входящие акты и т. д.

Да, такое возможно настроить.

Для этого необходимо приобрести Коннектор Бизнес-процесс, привязать нужных сотрудников к подразделению.

Коннектор позволяет перемещать определенные данные между подразделениями, дает возможность согласовывать и подписывать.

Какие ограничения по объему передаваемого пакета в Диадоке?

В Веб-версии Диадока ограничение на размер одного вложенного в письмо документа составляет 35 Мб.

Количество в одном пакете не более 30 шт. Ограничения по передачи одного пакета составляют 200 Мб.

Модуль Диадока для 1С позволяет отправить контрагенту любой файл с компьютера, размер которого не превышает 5 МБ.

Как обеспечивается безопасность передачи и хранения данных?

Доступ к Диадоку осуществляется по сертификату электронной цифровой подписи (ЭЦП). Сертификаты выдаются собственным Удостоверяющим центром компании.

Подходит ли Диадок для арбитражного управляющего?

Да, арбитражный управляющий может работать в Диадоке. Для этого ему нужно завести свой ящик под своим КЭП, затем получить доступ в ящик той компании, которой он назначен управляющим.

Как отправить партнеру/клиенту акт, счет-фактуру, договор, накладную?

Во-первых, нужно найти контрагента в сервисе по ИНН.

Во-вторых, отправить ему приглашение для работы в Диадоке.

В-третьих, загрузить с компьютера или создать в сервисе необходимый файл, подписать его электронной подписью и необходимо собственно подписать и нажать кнопку «Отправить».

После этого сообщение будет помещено в ящик получателя, а также ему будет отправлено уведомление о Вашем отправлении.

Источник

Отправляйте приглашения контрагентам из Диадока на электронную почту

Раньше, если контрагент не работал в Диадоке, он не мог узнать о вашем приглашении. Теперь, при отправке приглашения контрагенту вы можете продублировать его на электронную почту.

Раньше можно было долго ждать, пока контрагент ответит на ваше приглашение. Например, если вы нашли и отправили приглашение контрагенту, который еще не работает в Диадоке. Контрагент мог получить и увидеть приглашение только при подключении к Диадоку.

Теперь вы можете продублировать приглашение на электронную почту. Так контрагент узнает о нем быстрее.

Для новых приглашений

При отправке приглашения укажите электронную почту сотрудника, ответственного за документооборот с вашей компанией.

На указанную почту придёт письмо с информацией о приглашении и инструкция о подключении к Диадоку.

Для отправленных ранее приглашений

На вкладке «Ожидается ответ» выберите контрагента и укажите почту. Это позволит быстрее сообщить контрагенту о вашем желании обмениваться электронными документами. Если вы отзовёте приглашение, а затем решите снова отправить его, то у вас останется возможность продублировать приглашение на почту.

Источник

Работа с Диадок

При подключенном модуле Диадок пользователи могут обрабатывать юридически значимые документы вручную или в рамках бизнес-процессов. В первом случае для этого можно использовать кнопки подписания и отправки на карточке. Во втором необходимо настроить маршруты в дизайнере.

Мы рекомендуем использовать именно второй подход, т.к. это обеспечивает прозрачность работы и контроль. За каждый этап маршрута, включая подписание и отправку в Диадок, будет отвечать конкретный сотрудник. Можно ограничить сроки отправки и настроить эскалации на случай, если работа не будет выполнена вовремя. Вы также можете получать уведомления о подписании документов контрагентами. При этом сообщения приходят в ленту ELMA365.

Для подписания документов требуется электронная подпись. Ее можно запросить у Диадок или оформить у КриптоПРО.

Подписать исходящий документ вручную

Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.

Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на значок .

При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.

2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.

Подписать входящий документ вручную

Сменить статус

В ELMA365 у элементов приложения есть статусы, они помогают отслеживать жизненный цикл документов. В Диадоке так же есть свои статусы, например, «Документооборот завершен», «Требуется подпись», «Подписан».

Соответствие между статусами ELMA365 и Диадока вы можете установить при настройке модуля. Тогда при смене статуса Диадок, также поменяется и статус элемента приложения в системе.

Если у вас настроен маршрут документ, то вы можете приостанавливать его выполнение до тех пор, пока документ не получит определенный статус. Дополнительно о применении этой настройки читайте в статье Ожидание статуса.

Загрузить протокол

Вы можете скачать версию документа для печати с полной информацией об электронной подписи. Для этого на карточке документа размещены ссылки: Протокол и Протокол и подпись.

Работа с документами в бизнес-процессе

Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас

Источник