Как отправить документ через диадок
Отправка и прием документов
Система позволяет обмениваться всеми типами документов в любом формате — pdf, doc, xls, xml и др.
Работу с электронными документами можно осуществлять непосредственно из учетной записи в 1С. Для этого разработан специальный модуль «Диадок». Инструкции по установке и работе в данном модуле можно найти на сайте Диадок.
1. В систему Диадок можно загрузить документ, подготовленный в сторонней программе, либо заполнить счет-фактуру, акт или накладную непосредственно в системе.
Для отправки документа, подготовленного в сторонней программе, необходимо нажать кнопку Новый документ / Загрузить с компьютера
2. Найти на компьютере папку с файлами для загрузки, выделить один или несколько документов и нажать кнопку Открыть.
3. После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя. Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующем поле. Появится выпадающий список, в котором следует выбрать нужную организацию. Выбранная организация автоматически будет добавлена в список контрагентов.
Для отправки следует нажать кнопку Подписать. Подписанный документ моментально появится в ящике получателя.
4. Отправленный документ отобразится на странице Исходящие. По мере обработки он будет принимать следующие статусы:
Если в отправленных документах были обнаружены ошибки, и их необходимо аннулировать, то следует воспользоваться данной инструкцией.
1. Все полученные документы доступны на странице Входящие. Непрочитанные документы выделяются жирным шрифтом.
2. Для работы с карточкой документа, необходимо кликнуть по его названию.
Откроется окно с поступившим документом, в котором можно подписать документ или отказать в подписи. Также можно передать документ на согласование или согласовать его самостоятельно, скачать документ. С помощью дополнительных ссылок можно скачать печатную форму
документа, написать контрагенту, переслать, добавить теги и удалить документ.
3. Скачать, подписать, отказать в подписи, передать на согласование, переместить в другое подразделение, аннулировать, а также удалить документы можно и в массовом порядке со страницы Входящие.
Аннулирование документов рассмотрено в следующей инструкции.
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Отправка документов
Создайте в 1С документы, которые будут отправлены.
Документы для отправки группируются в пакеты. Выберите «Пакеты для отправки» и при необходимости укажите Интервал дат и Отборы документов.
Для обновления списка документов нажмите 
или F5.
Отправить пакет можно одним из способов:
Отправка одного пакета
Для отправки одного пакета:
Откройте документ, дважды нажав на название.
Документы в PDF-формате можно просматривать в самом пакете. Чтобы отключить эту возможность, в главном окне нажмите «Настройки», выберите «Настройки» → «Сервисные функции». Установите флажок «Отключить превью неформализованного документа», затем нажмите «Записать и закрыть».
При необходимости укажите или измените организацию и ее подразделение, контрагента и его подразделение, куда будут отправлены документы.
Если ранее не заполняли полномочия подписанта, нажмите на кнопку «Заполнить полномочия подписанта и укажите их». Что выбрать в полномочиях подписанта, см. в статье Полномочия для подписания. Э ти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
Если требуется передать документ на согласование, согласовать его или отказать в согласовании, нажмите на кнопку «Согласование пакета».
Чтобы отправить пакет, нажмите «Подписать и отправить».
Групповая отправка пакетов
Отправка пакета с неформализованными документами
Чтобы отправить пакет с неформализованными документами:
Создание и отправка
Создание и подписание документов при отправке доступно в том случае, если у сотрудника настроены соответствующие права. См. статью «Сотрудники».
Чтобы создать и отправить пакет документов, выполните следующее:
После загрузки в окне отобразится название файла и его размер.
При необходимости возможно скачать документ, нажав на его название.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Выберите тип документа:
«Исходящий: Неформализованный» (выбран по умолчанию). Позволяет отправить документ внешнему контрагенту.
В поле « Контрагент» введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
В появившемся поле « Подразделение» выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое будет отправлен документ.
При необходимости напишите комментарий к документу.
После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку « Подписать и отправить».
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Для отправки созданных (добавленных) документов на согласование или подписание другому сотруднику, нажмите на кнопку « Согласование» и выберите соответствующее действие.
Создание и отправка электронных документов
Как создать
Диадок — система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Диадок умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС.
Как отправить
Документы в электронном виде не надо распечатывать и отправлять почтой или курьером. Подписать документы электронной цифровой подписью и передать их контрагентам вы сможете прямо в Диадоке. Спустя несколько секунд после отправки партнер получит ваши документы — обмен электронными документами осуществлен.
Юридическую значимость документов подтверждает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее легко — обратитесь в любой удостоверяющий центр. В Диадоке вы можете работать и с КЭП, которую используете для сдачи отчетности.
Cмотрите, как все просто
Для работы в Диадоке вам понадобится КЭП и доступ
в интернет. В Диадоке все входящие документы
бесплатные, а исходящие — не дороже 9 за документ.
Подобрать выгодный тариф можно на странице с ценами.
Оставьте заявку, если хотите попробовать
или задать вопрос