Как отправить договор через сбис контрагенту
Заключить двусторонний договор
Для заключения соглашений используйте в СБИС стандартную операцию «Договор»: заполните карточку документа, прикрепите файл и отправьте. Он подпишется вашей ЭП. Контрагент получит документы и так же сможет подписать их в электронном виде.
Когда он подпишет полученный файл, вы получите сообщение в центре уведомлений, и в разделе «Документы/Договоры» увидите обновление статуса:
| — покупатель принял и подписал договор, можно переходить к исполнению взаимных обязательств; | |
| — покупатель отклонил сделку. В ленте документа вы увидите причину отказа. Также покупатель может прислать свой вариант договора и инициировать новое согласование. |
Вторая сторона, например покупатель, при получении договора от поставщика примет его условия или запросит доработку.
Контрагент получит ответ.
После утверждения у каждой из сторон-участниц появится юридически значимый документ. Его можно изменить или расторгнуть.
Заключение договоров в СБИС
По закону договоры можно заключать не только в бумажном, но и электронном виде. Электронный договор необходимо подписывать усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Она гарантирует, что документ не меняется в процессе отправки от одного подписанта к другому, а также подтверждает авторство.
Чтобы электронное соглашение имело юридическую силу, документ должен быть подписан лицом, имеющим на это право.
В СБИС есть возможность предварительно согласовать договор, а также заключать договоры между двумя, тремя и более сторонами.
Двусторонний договор
Заключается двумя сторонами — например, покупателем и продавцом, арендодателем и арендатором. Участниками могут быть физические лица, ИП, организации или государственные органы. По умолчанию договор в СБИС отправляется на подпись контрагенту без дополнительных согласований, но их можно добавить вручную. Например, включить в операцию «Договор» согласование с руководителем или автоматическую проверку в бухгалтерии.
Многосторонний договор
Каждая сторона получает экземпляр договора и подписывает электронной подписью. Договор вступает в силу только после того, как все участники подписали документ. Число подписантов не ограничено.
Черновик договора
Операция позволяет отправить неподписанный экземпляр одной или нескольким сторонам, получить утвержденный или отклоненный документ с комментариями контрагентов, а затем подписать самому или доработать и выслать повторно.
Обратите внимание, что не все договоры можно подписывать в электронном виде. Например, договор дарения, залога доли в уставном капитале должны быть заверены нотариусом.
Отправить документы
В СБИС отправка документов похожа на отправку письма электронной почты. При формировании письма нужно:
Многие информационные системы появилось задолго до электронного документооборота и некоторые из них не умеют работать с JSON, BASE64, криптографией, шифрованием, HTTPS или делают это недостаточно эффективно — работают исключительно синхронно (последовательно). В ExtSdk2 имеется набор вспомогательных инструментов, который помогает решить эти проблемы.
Отправка электронного документа
Отправка любого комплекта документов в СБИС состоит из 3 этапов.
Записать документ в СБИС
Результат этапа — в одном из реестров СБИС будет создан объект «Документ» — карточка документа.
В СБИС записываются все необходимые данные. В зависимости от размера и количества файлов эта операция может выполняться за один или несколько вызовов. Реквизиты «Тип» и «Регламент» определяют поведение документа в системе и атрибутный состав. К любому документу СБИС может быть прикреплено неограниченное количество вложений. Это могут быть формализованные или не формализованные файлы любого размера.
Загрузите файлы вложения:
Подготовить действие
Результат — объект «Документ» подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод PrepareAction.
На этом этапе нужно передать в СБИС информацию о действии над документом. СБИС:
Этап необязательный и его можно пропустить, если ваша информационная система реализовала на своей стороне всю необходимую логику работы.
Выполнить действие
Результат — над объектом «Документ» выполнено действие и он подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод ExecuteAction.
СБИС загружает подписи и недостающие файлы и отправляет документ.
Комплексный метод отправки электронного документа
Для облегчения интеграции в ExtSdk2 реализован комплексный метод WriteDocumentEx. Он выполняет несколько операций за один вызов — WriteDocument + PrepareAction + ExecuteAction.
Более подробную информацию о том, как вызывать методы и получать ответы от ExtSdk2 см. в разделе Подключиться к ExtSdk2 через OLE.
Массовая отправка электронных документов
Задача алгоритма массовой отправки — эффективно формировать и отправлять пакеты документов. Алгоритм предназначен для систем с синхронным исполнением кода, которые будут использовать ExtSdk2 через OLE объект.
Из-за того что ExtSdk2 работает асинхронно, алгоритм отправки для достижения максимального быстродействия(уменьшения ожиданий) более сложен в реализации, чем алгоритм при отправке через SDK.
Общее время отправки документа складывается из следующих операций:
Максимальная скорость работы достигается алгоритмом при наибольшей загруженности всех параллельных потоков.
Чаще всего основной расход времени идет при подписании, шифровании, отправке и загрузке документов. Поэтому наиболее эффективным будет алгоритм:
Пояснения к схеме
Отправка электронных документов без формирования вложений
На входе имеем список объектов «Документ», подлежащих отправке, и набор относящихся к ним файлов вложений в каталоге. Нам требуется загрузить и запустить объект в документооборот СБИС, и, если надо, выполнить операции подписания и шифрования.
Выгрузить и отправить документы через СБИС Коннект
В СБИС Коннекте единицей передаваемой информации является «пакет» — набор документов, которые должны быть переданы контрагенту одним электронным отправлением. В состав пакета может входить произвольное количество файлов. Какие файлы должны быть объединены в один пакет, какой у него должен быть тип (реализация, договор, корреспонденция и т.д.) — все это и не только указывается в файле-описании (в дальнейшем будем назвать его «конверт»).
Чтобы отправить документы контрагентам, ваша информационная система должна выгрузить документы и конверты в одном из поддерживаемых форматов в каталог «Отправляемые». Все остальные действия утилита выполнит автоматически.
Схема работы СБИС Коннекта с исходящими документами
Работа с каталогом «Отправляемые»
Если СБИС Коннект обнаружит в каталоге «Отправляемые» файлы документов и конверта, то выполнит следующие действия:
Работа с каталогом «ПодготовленныеКОтправке»
СБИС Коннект выполнит следующие действия с содержимым каталога «ПодготовленныеКОтправке»:
Если возникли ошибки при форматно-логической проверке, при определении отправителя/получателя, при подписании, загрузке или отправке, то файлы документов и конверта переносятся в каталог «ОшибкиОтправки» (конверт хранится в формате * native.xml). Исправьте ошибку и повторите отправку документов.
СБИС Коннект в фоновом режиме подпишет и отправит на сервер служебные документы (извещения). Если вы настроили архив СБИС Коннекта, после загрузки на online.sbis.ru утилита переместит все документы в архив.
Чтобы избежать ошибок при отправке документов, ознакомьтесь с рекомендациями по работе со СБИС Коннектом.
Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом
Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.
Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС
Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:
Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:
Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.
Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.
Как отправить приглашение в СБИС
Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:
Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее: