Как отозвать документ в диадоке
В Диадоке появилась возможность аннулировать электронные документы
Зачастую бывает так, что после подписания в документе обнаруживают ошибку. В таких случаях стороны составляют новый документ, а ошибочный признают недействительным. При этом бумагу можно уничтожить или составить акт (соглашение) об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?
В ноябре в Диадоке был реализован процесс аннулирования входящих и исходящих документов. Так, если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Диадок самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Так как аннулирование — двусторонний процесс, чтобы признать документ недействительным под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи соглашения. В этом случае электронный документ остается юридически значимым.
В настройках личного кабинета есть возможность настроить получение уведомлений о запросах на аннулирование документов, а также решениях контрагента, на электронную почту. Для этого нужно отметить пункты «О новых входящих документах» и «О результате подписания документов контрагентами» соответственно.
В случае, если электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной, то отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом.
Никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания документа недействительным, не существует. Однако существует сложившаяся практика составления соглашений об аннулировании документов. Эту практику мы без изменений перенесли в Диадок. Таким образом, процесс аннулировании электронных документов в Диадоке полностью отвечает всем требованиям законодательства. Более того, если раньше этот процесс не был автоматизирован, сейчас Диадок предлагает простой и удобный инструмент для аннулирования документов. Одним действием можно создать соглашение об аннулировании, связать его с недействительным документом и изменить статус документа в общем списке, что в дальнейшем позволит легко отфильтровать юридически значимые документы от недействительных
Тамара Мокеева
Эксперт проекта «Диадок»
Операции, которые раньше были на бумаге, проще и быстрее выполнять онлайн.
Переотправка документов и их аннулирование
Модуль Диадок позволяет повторно отправить уже отправленные документы из раздела «Отправленные» или «Исходящие на согласование».
При этом старый документ можно аннулировать и отправить новый или отправить новый документ без аннулирования старого.
Переотправить можно только те документы, которые имеют документ-основание в 1С.
Если нужно переотправить документ в другом формате, то аннулируйте документ (чтобы контрагент видел причину и не запутался), отмените сопоставление с документом в 1С, открыв документ и нажав «Еще» → «Отменить сопоставление с документом 1С » (документ появится в списке на отправку) и отправьте документ в нужном формате.
Если нужно переотправить неформализованный документ (например, счет на оплату, акт сверки), созданный на основе документа 1С:
Если документ был удален, то в веб-версии Диадока восстановите его из раздела «Удаленные» и переотправьте документ. Подробнее см. в статье Восстановление удаленных.
Чтобы переотправить документ с запросом аннулирования или без него, выполните следующее:
Отправленный документ будет обработан контрагентом как новый входящий документ.
При этом в модуле Диадок старый документ остается в списке «Отправленные» («Исходящие на согласование») и появится новая запись об его отправке (передаче на согласование) или запросе на аннулирование, если он был отправлен.
Запрос на аннулирование документа
Если организация обнаружила ошибку в документе после того, как он был подписан и вступил в силу, такой документ можно аннулировать и вместо него выставить новый. Обычно, при аннулировании бумажных документов, участники сделки устно признают его недействительным и просто уничтожают документ. Либо сохраняют документ, но при этом составляют и подписывают дополнительное соглашение об его аннулировании.
Диадок позволяет аннулировать и электронные документы. При это запрос на аннулирование может послать как отправитель, так и получатель документа.
Аннулирование документов возможно только:
пользователю с электронной подписью;
для документов, с завершенным документооборотом (счета-фактуры, в том числе корректировочные, с завершенным документооборотом; акты и накладные, подписанные с двух сторон, неформализованные документы с запросом подписи получателя, подписанные с двух сторон, неформализованные без запроса подписи получателя – в любой момент.
Если документ роуминговый, то кнопки аннулировать может не быть, т.к. не все операторы работают с аннулированием. Что в этом случае делать:
Чтобы отправить запрос на аннулирование документа, выполните следующее:
Соглашение об аннулировании Диадок формирует автоматически.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки « выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Как удалять документы в ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Как удалять документы в ЭДО
В системах электронного документооборота файлы защищены от случайного и злонамеренного удаления. Разбираемся, как удалить документ в ЭДО.
Отметка на удаление
В «1С: Бухгалтерия» версии 8.3 пользователь удаляет файл пометкой. С отмеченным файлом всё ещё можно работать, но он не перемещается внутри базы данных, а у пользователя, который его откроет, появится уведомление о том, что документскоро исчезнет.
Для того чтобы отметить файлы на удаление, перейдите в необходимый справочник или документ, выберите раздел «Ещё» и после этого нажмите на графу «Пометить на удаление».
В стандартной бухгалтерской сборке 1С 8.3 все пользователи имеют доступ к этой функции, но при желании системный администратор может наложить ограничения.
Удаление файла из базы данных
В 1С только системный администратор может удалить помеченные файлы напрямую из базы данных. Кнопка «Удаление помеченных объектов» находится во вкладке «Администрирование» —> «Сервис».
Сисадмин выбирает удалять отмеченные файлы вручную или автоматически.
Если выбрать автоматическое удаление, система проверит все отмеченные пользователями файлы, а после удалит их из базы данных.
Удаление множества файлов занимает время. Чтобы ускорить процесс, системный администратор может временно ограничить работу в системе для других пользователей.
Во вкладке «Сервис» можно выбрать в какой день месяца или недели, в какое время начинать автоматическое удаление и его максимальную длительность.
Восстановить удалённые из системы файлы невозможно.
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:
При несогласии с запросом контрагента:
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?
Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.