Как отобразить диалоговое окно формат ячейки
Управление и понимание параметров в диалоговом окне Format Cells в Excel
Office 365 ProPlus переименован в Майкрософт 365 корпоративные приложения. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте этот блог.
Сводка
Microsoft Excel позволяет изменять многие способы отображения данных в ячейке. Например, можно указать число цифр справа от десятичной точки или добавить шаблон и границу в ячейку. Большинство этих параметров можно получить в диалоговом окне Format Cells (в меню Format щелкните Ячейки).
В разделе «Дополнительные сведения» этой статьи представлены сведения о каждом из параметров, доступных в диалоговом окне Format Cells, и о том, как каждый из этих параметров может повлиять на способ получения данных.
Дополнительные сведения
В диалоговом окне «Ячейки формата» есть шесть вкладок: номер, выравнивание, шрифт, граница, шаблоны и защита. В следующих разделах описываются параметры, доступные на каждой вкладке.
Вкладка номеров
Форматирование авто номеров
По умолчанию все ячейки таблицы отформатированы в формате General number. В общем формате все, что введите в ячейку, обычно остается как есть. Например, если введите 36526 в ячейку, а затем нажмем ENTER, содержимое ячейки отображается как 36526. Это потому, что ячейка остается в формате Общего номера. Однако если сначала форматирование ячейки в качестве даты (например, d/d/yyyyy), а затем введите номер 36526, ячейка отображает 1/1/2000.
Существуют и другие ситуации, когда Excel формат номеров в качестве общего, но содержимое ячейки отображается не так, как было введите. Например, если у вас узкий столбец и вы введите длинную строку цифр, например 123456789, ячейка может отображать что-то вроде 1.2E+08. Если вы проверяете формат номеров в этой ситуации, он остается общим.
Наконец, существуют сценарии, в которых Excel автоматически изменить формат номеров с General на что-то другое на основе символов, которые вы впечатлили в ячейку. Эта функция позволяет не вручную вносить легко распознаваемые изменения формата номеров. В следующей таблице описаны несколько примеров, в которых это может произойти:
Как правило, Excel автоматический форматирование номеров при введите следующие типы данных в ячейку:
Встроенные форматы номеров
Excel имеет большой массив встроенных форматов номеров, из которых можно выбрать. Чтобы использовать один из этих форматов, щелкните любую из категорий ниже General и выберите нужный для этого формата параметр. При выборе формата из списка Excel автоматически отображает пример вывода в поле Пример на вкладке Номер. Например, если в ячейке введите 1.23 и выберите Номер в списке категорий с тремя десятичных местами, в ячейке отображается номер 1.230.
Эти встроенные форматы номеров фактически используют предопределенное сочетание символов, перечисленных ниже в разделе «Пользовательские форматы номеров». Однако для вас прозрачный пользовательский формат номеров.
В следующей таблице перечислены все доступные встроенные форматы номеров:
| Формат номеров | Примечания |
|---|---|
| Номер | Параметры включают: количество десятичных мест, используется ли многотысячных сепараторов, и формат, используемый для отрицательных чисел. |
| Денежный | Параметры включают: количество десятичных мест, символ, используемый для валюты, и формат, используемый для отрицательных чисел. Этот формат используется для общих денежных значений. |
| Учет | Параметры включают: количество десятичных мест и символ, используемый для валюты. Этот формат выстилает символы валюты и десятичных точек в столбце данных. |
| Дата | Выберите стиль даты из окна списка Type. |
| Time | Выберите стиль времени из окна списка Type. |
| Процентный | Умножает существующее значение ячейки на 100 и отображает результат с помощью символа процента. Если сначала введите ячейку, а затем введите номер, умножаются только цифры от 0 до 1 на 100. Единственным вариантом является количество десятичных мест. |
| Дробь | Выберите стиль фракции из окна списка Type. Если перед вводом значения ячейка не является фракцией, может потребоваться ввести ноль или пробел перед фракционной частью. Например, если ячейка форматирована как General и введите 1/4 в ячейке, Excel относится к этому как к дате. Чтобы ввести его в виде фракции, введите 0 1/4 в ячейке. |
| Scientific | Единственным вариантом является количество десятичных мест. |
| Текст | Ячейки, отформатированные в виде текста, обрабатывают все, что впечаталось в ячейку как текст, включая числа. |
| Специалистами | Выберите один из следующих окне Type: Zip Code, Zip Code + 4, Телефон номер и номер социального обеспечения. |
Настраиваемые форматы номеров
Если один из встроенных форматов номеров не отображает данные в требуемом формате, можно создать собственный настраиваемый формат номеров. Эти настраиваемые форматы номеров можно создать, изменяя встроенные форматы или объединяя символы форматирования в свою комбинацию.
Перед созданием настраиваемого формата номеров необходимо знать несколько простых правил, регулирующих синтаксис для форматов номеров:
Каждый создадимый формат может иметь до трех разделов для чисел и четвертый раздел для текста.
Первый раздел — это формат для положительных чисел, второй — для отрицательных чисел, а третий — для нулевых значений.
Эти разделы разделены полуколонами.
Если у вас есть только один раздел, все числа (положительные, отрицательные и ноль) форматированы с помощью этого формата.
Вы можете запретить отображение любых типов номеров (положительный, отрицательный, ноль), не вводя символы в соответствующем разделе. Например, следующий формат номеров не позволяет отображать любые отрицательные или нулевые значения:
Чтобы установить цвет для любого раздела в настраиваемом формате, введите имя цвета в скобках в разделе. Например, в следующих форматах номеров положительные цифры синие и отрицательные цифры красные:
Формат ячеек в Excel
Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Умелое форматирование позволяет разношерстный набор данных привести к удобному для осмысления виду: выделить итоговую строку, шапку, убрать «лишние» знаки после запятой, добавить границы и т.д. В общем, форматирование позволяет набор «серой массы данных» превратить в структурированную и читабельную информацию.
Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.
Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+1, что существенно быстрее. Откроется известное многим окошко.
В диалоговом окне есть несколько вкладок. Пробежимся по их назначению, останавливаясь на интересных моментах.
Вкладка Число
Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. Значение в ячейке можно представить как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.
Следующий пункт Числовой. Здесь задается количество видимых знаков после запятой (по умолчанию их два), а также можно отделить группы разрядов (тысячи, миллионы и т.д.) друг от друга.
Довольно часто пользуются пунктами Дата (выбор формата отображения даты), Процентный (отображение процентного формата) и Текстовый (данные сохраняются, как текст). Текстовый формат довольно интересен, т.к. позволяет отображать информацию в том виде, в каком она вносится в ячейку, без каких-либо автоматических преобразований в дату, формулу, обрезание первый нулей и т.д. Что внесли, то видим в ячейке. Команды выбора числового формата продублированы на ленте.
Вкладка Выравнивание
Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.
Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам. Обращу лишь внимание на пару интересных моментов.
Когда в ячейку вносится число, оно автоматически «прилипает» к правому краю, а текст – к левому краю. Если число будет в левом столбце, а текст в следующем справа, то содержимое обоих столбцов будет выглядеть примерно так.
Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке значение отступа. См. рисунок ниже.
Теперь глазу намного приятнее.
Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.
И еще один полезный совет. При создании таблицы в шапке часто объединяют ячейки, чтобы общее название «накрывало» сразу несколько столбцов. К примеру, как на картинке ниже.
«Продажи» захватывают все столбцы. Выглядит красиво, но не практично. К примеру, при выделении одного столбца диапазон автоматически расширится на все столбцы, находящиеся под объединенной ячейкой. Если попытаться скопировать этот диапазон, то может выскочить ошибка с сообщением о несовпадении ячеек. В общем, не очень практично. В то же время нужно сохранить внешний вид, как на картинке выше. Есть простой прием. Достаточно внести «Продажи» в крайнюю левую ячейку диапазона, посередине которого оно должно оказаться. Затем, начиная с этого слова, выделить вправо остальные ячейки диапазона, и выбрать пункт по центру выделения на вкладке Выравнивание.
Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.
Рекомендую взять на вооружение этот способ форматирования. В конце статьи находится видео о том, как расположить надпись в середине диапазона, не используя объединение ячеек.
Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.
Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.
Таблица без границ выглядит незавершенной. Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения. Предварительный макет отображается тут же в середине окна.
Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.
Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.
Самые часто используемые команды есть на ленте.
Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.
При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.
Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.
Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.
Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.
Формат ячеек в Excel? Виды форматов. Разрядность
В этой статье вы узнаете, как изменить формат ячеек в Excel, какие бываю форматы и как изменить количество знаков после запятой?
Несмотря на то, что кнопки групп Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная открывают быстрый доступ к большинству часто используемых команд форматирования, они не отражают весь набор команд форматирования, доступных в Excel.
Чтобы получить доступ ко всем командам форматирования, откройте диалоговое окно Формат ячеек одним из следующих способов.
Диалоговое окно Формат ячеек, которое открывается после выбора этих команд, содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита.
Формат ячеек в Excel: Числовыми форматы
Способ ввода значений в ячейки определяет тип получаемого числового формата. Приведем несколько примеров.
Значения можно форматировать как в процессе ввода в ячейку (как в случае с вводом дат), так и после завершения ввода. Обычно применяют “позднее” форматирование, поскольку оно предполагает выполнение всего лишь двух действий.
Даже если вы предпочитаете форматировать значения заранее, вам все равно придется повторять эту операцию по отношению к результатам формул. Дело в том, что Excel применяет формат Общий ко всем вычисляемым значениям, равно как и к вводимым в ячейку значениям, которые не соответствуют ни одному стандартному числовому формату. Одна из самых больших проблем, связанных с применением формата Общий, заключается в отбрасывании ведущих и завершающих нулей. В результате усложняется выравнивание чисел в ячейках по десятичным запятым.
Эта проблема проиллюстрирована на скриншоте ниже, на котором представлен калькулятор стоимости ремонта. Как видите, столбец со стоимостью напоминает зигзаг, так как он не выровнен по десятичным запятым. Чтобы исправить ситуацию, к этим значениям придется применить другой, более подходящий числовой формат.
Формат ячеек в Excel: Финансовый числовой формат
Поскольку Excel обычно применяется для выполнения финансовых расчетов, вам чаще придется иметь дело с финансовым числовым форматом. Чтобы применить этот формат к выделенным ячейкам, щелкните на кнопке Финансовый числовой формат, находящейся на вкладке Главная.
На скриншоте выделены ячейки с итогами (диапазон ЕЗ:Е17). Данные ячейки были отформатированы с помощью кнопки Финансовый числовой формат, находящейся в группе Число вкладки Главная. Отличительный признак этого формата — знак валюты (рубля в данном случае).
Финансовый числовой формат подразумевает наличие двух десятичных знаков и символа валюты, добавленного ко всем числам выделенного диапазона. Финансовый числовой формат можно заменить форматом Денежный, выбрав его в меню Числовой формат или в диалоговом окне Формат ячеек.
Если вы попытаетесь отформатировать все числа в таблице с использованием финансового числового формата, то даже небольшая таблица будет перенасыщена символами валюты. Поэтому в приведенном примере данный формат был применен только к итоговым значениям.
Формат ячеек в Excel: Числовой формат с разделителями
Формат с разделителями является отличной альтернативой денежному формату. Подобно последнему, он предусматривает наличие в больших числах разделителей, позволяющих визуально отделять тысячи, миллионы и т.д.
В формате с разделителями отображаются два десятичных разряда, а отрицательные значения заключаются в круглые скобки. Поэтому данный формат хорошо подходит для форматирования таблиц, в которых представлены доллары или центы (либо другие денежные единицы) или же большие числовые значения, которые никак не связаны с валютой.
Формат ячеек в Excel: Процентный формат
На многих рабочих листах используются процентные значения для отображения годовых ставок, процента инфляции, прибыльности и т.п. Чтобы вставить процентное значение в ячейку, введите числовое значение, а затем укажите символ процента. Например, чтобы ввести годовую ставку в 12 процентов, следует ввести в ячейку значение 12%. В ответ на это Excel автоматически назначит ячейке процентный формат и в то же время разделит введенное значение на 100. В данном случае в ячейке мы увидим 0,12.
Не все проценты вводятся в рабочий лист вручную таким способом. Некоторые могут вычисляться по формуле в виде обычных десятичных значений. К подобным ячейкам нужно применить процентный формат (Percent), чтобы преобразовать десятичные значения в проценты (это выполняется путем умножения результата на 100 и добавления символа процента).
На скриншоте ниже к значениям в столбце F применен процентный формат. Для этого следует выделить соответствующие ячейки, а затем щелкнуть на кнопке Процентный стиль, находящейся в группе Число вкладки Главная.
Как изменить количество знаков после запятой в Excel?
Для того чтобы увеличить или уменьшить количество отображаемых десятичных знаков во всех числовых стилях (финансовом, с разделителем и процентном), щелкните на соответствующих кнопках группы Число вкладки Главная. После каждого щелчка на кнопке Увеличить разрядность (на ней стрелка указывает влево) программа добавляет к числовому формату дополнительный десятичный разряд. Если же щелкнуть на кнопке Уменьшить разрядность, то десятичный разряд будет удален.
За форматами скрываются обычные числа
Все многообразие числовых форматов — это всего лишь отражение обычных чисел, хранящихся на рабочем листе. Подобно хорошему иллюзионисту, числовой формат просто изменяет внешний вид чисел, не затрагивая их значения. Рассмотрим пример формулы, которая возвращает значение 25, 6456 в определенной ячейке.
Теперь предположим, что для данной ячейки изменяется формат после щелчка на кнопке Финансовый числовой формат вкладки Главная. Исходное значение примет вид 25,65р.
Подобное изменение может навести на мысль о том, что программа округлила результат до двух десятичных знаков. На самом деле программа округлила только представление вычисленного значения — в ячейке остается все то же значение 25,6456. Если вы будете использовать данную ячейку в другой формуле, то имейте в виду, что Excel подставит в нее истинное значение, а не отображаемое в ячейке.
У многих пользователей возникает вопрос о том, что же делать, чтобы отображаемые на рабочем листе значения соответствовали числам, введенным в ячейки? Добиться этого можно, установив единственный флажок, который приведет к преобразованию истинных значений в ячейках в числа, отображаемые на листе. Но при этом следует учитывать, что отмена установки этого флажка не приведет к возврату прежних значений.
Итак, чтобы преобразовать исходные числовые значения в отображаемые на рабочем листе, выполните следующие действия.
Это действие следует предпринять прежде, чем приступить к преобразованию истинных значений в их отображаемую форму.
Откроется окно с предупреждением о том, что данные потеряют свою точность.
Формат ячеек в Excel: Формат даты
В Excel можно создать формулу, вычисляющую разницу между значениями даты и времени, введенными в ячейки рабочего листа. Единственная проблема состоит в том, что Excel вычитает одну дату из другой или одно время из другого и автоматически преобразует результат вычислений в соответствующий числовой формат даты или времени. Например, если ввести в ячейку В4 15-8-19, в ячейку С4 — 15/4/19, а в ячейку D4 — формулу, вычисляющую количество дней между этими датами (=В4-С4), то получится результат 122 (количество дней). Это значение отображается с помощью формата Общий, назначенного ячейке D4. Учтите, что при создании формул, подсчитывающих разницу между двумя значениями времени на листе, ячейке результата следует назначить формат Общий. Предположим, что в ячейке В5 указано значение 8:00 AM, а в ячейке С5 — 4:00 РМ. Для вычисления разницы двух показаний времени в ячейке D5 определяется следующая формула: =С5-В5.
Результат вычисления формулы, который отображается в ячейке D5 в виде 8:00 AM, нужно преобразовать в формат Общий. В результате вместо значения 8:00 AM в ячейке D5 появится дробное значение 0,333333, которое представляет собой результат деления 8 (значение времени) на 24 (количество часов в сутках). Чтобы преобразовать это дробное число в эквивалентное количество часов, следует умножить его на 24, а к результату применить формат Общий.