Как отметить сообщение в outlook
Пометка сообщения как прочтенного или непрочтенного
Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку Пометить как прочитанные или Пометить как непрочитанные.
Чтобы пометить сразу несколько сообщений как прочитанные или непрочитанные, щелкните первое сообщение, удерживая нажатой кнопку CTRL,щелкните другие сообщения и выберите нужный вариант.
Повторите эти процедуры, чтобы переходить от состояния прочтение к непрочитанным и обратно.
нажмите CTRL+Q,чтобы пометить сообщение как прочитанные, или CTRL+U,чтобы пометить его как непрочитанные.
Пометка всех сообщений в папке как прочтенных или непрочтенных
В области папок выберите папку (только по одной за раз).
Щелкните любое сообщение в списке и нажмите CTRL+A,чтобы выбрать все в папке.
Щелкните выбранные сообщения правой кнопкой мыши. И потом
Выберите Пометить как прочитанные или Пометить как непрочитанные.
Если требуется, можно уменьшить интервал времени, через который сообщения помечаются как прочитанные. Например, после выбора сообщения можно подождать Outlook 30 секунд, прежде чем пометить его как прочитано.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
«Параметры» > «Дополнительно»» loading=»lazy»>
В разделе Области Outlook нажмите кнопку Область чтения.
Установите флажок Отмечать как прочтенное при просмотре в области чтения.
В поле Подождите n секунд, прежде чем пометить элемент как прочитаный, введите количество секунд, в течение нескольких секунд после щелчка сообщения в области чтения, которое будет помечено как прочитано.
Outlook пометить сообщение как прочитано при его выборе. Чтобы изменить это поведение:
Выберите Файл > Параметры > Дополнительные параметры.
«Параметры» > «Дополнительно»» loading=»lazy»>
В Outlook области выберитеОбласти чтения.
При просмотре в области чтения с флажками Пометить элементы как прочтение при просмотре в области чтения и Пометить элемент как прочитанный при внесении изменений в выбор.
Дважды нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться Outlook.
Важно: Этот новый вариант в настоящее время доступен только Приложения Microsoft 365 для предприятий и Приложения Microsoft 365 для бизнеса в Current Channel, которые обновляют канал до версии 1803 (сборка 9126.2116) или более поздней. Эта версия недоступна в версиях.
Если в папке «Удаленные» есть непрочитанные элементы, теперь есть быстрое исправление, чтобы убедиться, что все удаленные сообщения помечены как прочитанные.
Выберите Параметры > параметры > Почта. В разделе Другие пометить сообщения как прочтя при удалении.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Пометка сообщений как прочтенных или непрочтенных вручную
Чтобы выделить несколько смежных сообщений, щелкните первое, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите последнее.
Чтобы выделить несмежные сообщения, щелкните первое, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите другие элементы.
Чтобы выбрать все элементы, в меню Правка щелкните Выделить все.
Примечание: Иногда для выбора элементов удобно изменить представление. Например, если вы хотите выделить все сообщения, которые имеют одинаковую тему, в папке с сообщениями щелкните Вид, наведите указатель мыши на команду Упорядочить по и выберите Беседы. Выделите сообщения.
Автоматическая пометка сообщений как прочтенных в области чтения
В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Другие.
Щелкните Область чтения.
Установите флажок Отмечать как прочтенное при просмотре в области чтения, а затем введите число в поле Отметить как прочтенное через n секунд.
Пометка сообщений электронной почты к последующим
Поменая сообщения электронной почты, можно отслеживать ответы на отправляемые сообщения. Вы также можете проследить за сообщениями, которые вы получаете. В обоих случаях можно включить оповещение с напоминанием.
Если вам нужно вовремя ответить на сообщение, используйте пометки для получателей.
Совет: Используйте эту функцию с осторожностью. Некоторые получатели могут не по достоинству добавлять напоминания в свои Outlook.
Выберите Пометить для получателей.
В списке Пометитьдля получателей выберите пометки в списке Пометить к.
По умолчанию задача сопровождается напоминанием. Чтобы отправить пометку без напоминания, сдвите флажок Напоминание.
Текст пометки, который получают получатели, отображается в Панель сведений.
Если вы хотите отправить сообщение, установите напоминание для себя.
Прежде чем на выбор отправить, на вкладке Сообщение в группе Теги выберите К сожалению.
Выберите флажок, чтобы напоминать об этом сообщении.
По умолчанию доступны следующие даты начала флага, сроки и напоминания:
За час до окончания текущего дня
Текущая дата плюс один день
Текущая дата плюс один день
Время начала текущего дня и один рабочий день
Текущая дата плюс два дня, но не позднее последнего дня на этой неделе
Последний рабочий день на этой неделе
Время начала текущего дня и два дня работы
На следующей неделе
Первый рабочий день следующей недели
Последний рабочий день следующей недели
Время начала первого дня следующей недели
Кроме того, выберите Другой, чтобы создать даты начала и срока, которые не отображаются в списке. Чтобы закрыть диалоговое окно, выберите ОК.
На информационной панели появится текст пометки, который получают получатели.
Примечание: Если вы хотите настроить пометку, указав даты начала и срока или изменить дату напоминания, следуйте указаниям в разделе Пометка, чтобы напомнить вам и получателям о том, что нужно к ним добавить. Вы можете снять флажок Пометить для получателей, чтобы настроить флажки, которые только вы видите.
Чтобы пометить новое сообщение как для вас, так и для получателей, сделайте следующее:
Выберите Пометить для получателей.
Чтобы отправить пометку без напоминания, сдвите флажок Напоминание.
Выберите флажок Пометить для меня и, если нужно, флажок Напоминание.
Вы можете указать дату начала и срок для флага для меня.
В списке Пометить для выберите текст, который должен отображаться. Вы также можете ввести в поле текст и нажать ввод.
Примечание: При использовании учетной записи электронной почты IMAP изменить текст флажка или установить даты начала и срока действия нельзя.
Если флажок Напоминание для флажка Пометить для меня или Пометить для получателей выбран, укажите время для напоминания.
Текст пометки появится на информационной панели.
Флажок отображается в списке сообщений и в сообщении.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши пометки сообщения.
Нажмите кнопку Удалить пометку.
Если сообщение открыто в собственном окне, щелкните Сообщение > К > очистить пометки.
При удалении пометки напоминание также удаляется.
Напоминания — это всплывающие оповещения, которые появляются, когда требуется действие.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши пометки сообщения.
Выберите пункт Другой.
Отвяжем поле Напоминание.
Если сообщение открыто в собственном окне, нажмите кнопку Сообщение > к > другие искройте поле Напоминание.
После отправки сообщения, в которое используется пометка, можно искать ответы.
Примечание: По умолчанию отправленные сообщения сохраняются в папке Отправленные. Если вы используете учетную запись Exchange Майкрософт и перемещали отправленные элементы в файл данных Outlook (PST) вручную или с помощью автоархивии, эта функция недоступна.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Откройте исходное сообщение в папке Отправленные.
Откройте любое сообщение, которое является ответом на исходное сообщение, откройте infoBar и выберите Открыть исходное помеченное сообщение.
На информационной панели выберите найти связанные сообщения.
Появится диалоговое окно Расширенный поиск, и начнется поиск сообщений, которые являются ответом на помеченное сообщение.
Когда вы удаляете или удаляете напоминание или пометку, вы теряете представление о том, что сообщение когда-либо было элементом для do-do. Если вы хотите, чтобы индикатор выполнил действие, необходимое для помеченного сообщения, пометить его как завершенное. Флажок становится флажком. В представлении Задачи можно изменить представление, чтобы просмотреть все завершенные элементы (до удаления элемента).
Выберите в списке нужное сообщение.
Щелкните пометки правой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку Пометить как завершенную.
Если отслеживание сообщения больше не нужно, вы можете очистить его пометки.
Вы добавили пометки к сообщению, которое не отправляли, но теперь хотите удалить пометки.
В черновике сообщения на вкладке Сообщение в группе Теги выберите К сожалению.
Выберите очистить пометки.
Вы отправили сообщение, использующее пометки для себя или других людей, но теперь хотите удалить пометки.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удалите помеченное сообщение на панели To-Do сообщений.
При этом сообщение также удаляется из папок Почта.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в любом месте Outlook и выберите Пометить как завершенное или Очистить пометку.
Примечание: Получатели сообщения по-прежнему видят пометки. Когда вы удаляете пометки, это влияет только на то, что вы видите.
Появится напоминание о пометки, и вы хотите удалить пометку
Когда появится оповещение о напоминаниях, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Пометить как завершенное или Очистить пометку.
Отличия пометки «Пометить как завершенную» и «Очистить пометку»
Пометить как завершенную Элемент по-прежнему помечается пометкой «К последующим», но отображается с заметкой. Если в To-Do или задачах настроено представление всех задач и задач независимо от того, завершены они или нет, сообщение будет отобрано в списке до тех пор, пока вы не удалите его из папок Почта.
Очистить пометки Флажок будет удален из сообщения, и запись о сообщении не будет отображаться в представлениях, таких как To-Do панели и задачи.
Если вы хотите сохранить запись завершенных элементов, используйте пометить как завершенную. Но как только вы удалите сообщение, элемент полностью исчезнет из Outlook представлений.
Ответ на помеченное сообщение приходит, и вы хотите удалить пометку
В области чтения или в открытом сообщении откройте панель информации и выберите открыть исходное помеченное сообщение.
На вкладке Сообщение в группе Теги выберите К следуйте.
Выберите очистить пометки.
Вы можете пометить получаемые сообщения, чтобы напомнить себе о том, что нужно к ним действовать или принять меры позже. Чтобы пометить полученное сообщение, сделайте следующее:
В списке сообщений выберите столбец флага рядом с сообщением.
Если вы не изменили флаг по умолчанию, для флага используется сегодняшняя дата даты начала и срока.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши столбец флага рядом с сообщением. Выберите срок для задачи.
Когда вы нажмете ОК,на информационной панели появится текст пометки.
Помеченные сообщения отображаются на To-Do, задачах и в списке задач на день в календаре.
По умолчанию доступны следующие параметры флагов:
Настройка категорий, отметок, напоминаний и цветов
Проверьте, как это работает!
В Outlook можно добавить пометку, установить напоминание для помеченного сообщения электронной почты и назначить ему цветовую категорию, чтобы упорядовить свой почтовый ящик.
Установка отметки «К исполнению»
Выберите сообщение электронной почты.
Щелкните значок 
.
Отметка станет красной, и в заголовке письма появится сообщение К исполнению.
Примечание: Отметки «К исполнению» используются только для элементов, требующих выполнения действий.
Просмотр всех отметок «К исполнению»
На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.
Откроется область Список дел со всеми отметками.
Удаление отметки «К исполнению»
Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
Выберите пункты К исполнению > Пометить как завершенную.
Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.
Настройка напоминания
Выберите сообщение электронной почты, для которого вы хотите настроить напоминание.
На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.
В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.
Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК.
Рядом с сообщением появится значок колокольчика 
.
Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.
Поиск поручения
Если приложение Outlook находит в сообщении какие-либо признаки поручения, в области чтения автоматически появляется вкладка Поручения 
.
Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.
Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.
Когда задача будет выполнена, ее следует пометить как завершенную.
В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.
Можно также щелкнуть помеченное сообщение в области Список дел правой кнопкой мыши и выбрать пункт Пометить как завершенную.
Создание цветовых категорий
На вкладке Главная нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите пункт Все категории.
Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет 
.
Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.
Назначение сообщению цветовой категории
Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
Выберите пункт Выбрать категорию и выберите подходящую цветовую категорию для сообщения.
Как выделить важные электронные письма в Outlook
Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.
Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.
К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.
Использование условного форматирования в Outlook
Условное форматирование позволяет вам устанавливать правила форматирования для электронных писем Outlook. Вы можете установить различные цвета, шрифты и стили для ваших сообщений электронной почты, как они появляются в вашем почтовом ящике. Для начала вам нужно создать новое правило условного форматирования.
В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,
Создание нового правила условного форматирования
Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.
Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.
Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.
Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.
Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.
Форматирование по адресу электронной почты
Чтобы добавить правило, которое применяется к электронным письмам от определенного отправителя, введите адрес электронной почты в поле от, разделяющее несколько адресов электронной почты точкой с запятой. Вы можете применить это ко всем электронным письмам, отправленным с одного сайта, набрав @ domain.com, заменив domain.com правильным доменным именем.
Вы также можете сделать это для электронных писем, которые вы отправляете, а не получаете, введя адрес электронной почты в поле Отправить.
Форматирование с помощью поиска по ключевым словам
Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.
Выберите Только предметное поле в раскрывающемся меню ниже, чтобы выполнить поиск только в выбранной области ключевых слов или Поле темы и тело сообщения Возможность поиска по всей электронной почте.
Расширенные правила условного форматирования
Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.
Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.
На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.
Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.
Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.
Использование категорий электронной почты
Хотя можно классифицировать электронные письма Outlook с помощью папок поиска, еще один способ подчеркнуть ваши важные электронные письма — это применить категорию. Категории имеют отдельное имя и цветовую метку, что позволяет просматривать их отдельно.
Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.
Создание или редактирование категорий
Чтобы создать новую категорию или отредактировать существующую, нажмите Дом > Категоризация> Все категории.
Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.
Ok чтобы сохранить свою категорию.
Применение категории к электронным письмам Outlook вручную
Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.
Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.
Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.
Автоматическое применение категорий Outlook
Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,
в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.
Выбрать Применить правило к полученным сообщениям перед нажатием следующий,
Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.
Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.
Если Outlook может найти адрес электронной почты в существующем почтовом ящике, выберите его в появившемся списке и нажмите Ok, если нет, нажмите Отмена. Правило будет создано независимо. Жемем Далее.
Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.
Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.
Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.
На последнем этапе дайте имя правилу цветовой категории, затем выберите Запустите это правило для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие». флажок, чтобы ретроспективно применить его ко всем вашим существующим электронным письмам.
Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.
Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook
Использование цветовых категорий и правил условного форматирования — отличный способ выделить важные сообщения, которые вы отправляете и получаете, в Outlook. Не забывайте повышать производительность Outlook, используя дополнительные правила Outlook и отслеживая флаги, чтобы отслеживать цепочки электронной почты и важные задачи.
Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.