Как отметить человека в письме outlook
Символ @ для привлечения внимания
Если вы хотите привлечь чье-либо внимание в письме или в приглашении на собрание, введите символ @ и укажите имя этого пользователя. При этом имя будет выделено в тексте, Outlook автоматически добавит пользователя в строку «Кому» письма или приглашения на собрание, а получатель увидит символ @ рядом с сообщением в своей папке «Входящие».
Использование символа @ в тексте сообщения или приглашения на собрание
В тексте электронного письма или приглашения календаря введите символ @ и первые несколько букв имени или фамилии контакта.
Когда Outlook предложит вам контакты, выберите нужный. По умолчанию будет включено полное имя контакта.
Вы можете удалить часть упоминания, например все элементы, кроме имени пользователя. Упомянутый контакт также будет добавлен в строку Кому: электронного письма или приглашения на собрание.
Поиск сообщений, в которых упомянуты вы
Если вы получаете много электронных писем, вам, возможно, потребуется фильтровать сообщения, чтобы отображать только те сообщения, в которых упомянуты вы.
В Outlook для Windows
Над списком сообщений выберите Все.
Выберите Упомянутые письма.
На вкладке «Главная» выберите Фильтр сообщений.
Использование @упоминания в примечаниях, чтобы указать пользователя для ответа
При создании примечания в документе, презентации или электронной таблице используйте знак @ с именем пользователя. Указанный пользователь получит электронное письмо со ссылкой на ваше примечание. Щелкнув по ссылке, он перейдет к документу и беседе.
Войдите в Microsoft 365 со своей рабочей или учебной учетной записью и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Примечание: Чтобы эта функция работала, вам необходимо войти в Outlook на вашем компьютере.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Войдите в Microsoft 365 со своей рабочей или учебной учетной записью и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Примечание: Для использования этой функции требуется выполнить вход в Outlook для Mac.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Войдите в Office.com с рабочей или учебной учетной записью Microsoft 365 и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Назначение задач с помощью @упоминаний
В Word или Excel для Интернета можно использовать @упоминания, чтобы назначить задачу другому пользователю при публикации комментария или ответа. При создании задачи она отслеживается во всех взаимодействиях и переназначениях, чтобы вы могли просмотреть ее журнал. Тем не менее, поскольку задачи в настоящее время доступны только корпоративным пользователям в Word и Excel для Интернета, переназначать задачи в других приложениях невозможно. Однако вы по-прежнему можете отвечать на комментарии, разрешать задачи путем разрешения комментариев и снова открывать задачи, повторно открывая цепочки комментариев. Вы также можете просмотреть журнал комментариев в этих приложениях, но при этом не увидите журнал задач. Например, если назначить задачу в Word для Интернета, а затем открыть документ в Word для рабочего стола, вы увидите комментарий, но не задачу. Если повторно открыть документ в Word для Интернета, задача снова будет видна, и с ней можно взаимодействовать.
Для создания задачи:
Добавьте новый комментарий или ответьте на существующий комментарий.
Используйте @упоминание в комментарии. Появится возможность назначить комментарий как задачу упомянутым лицам.
Поставьте флажок Назначить.
Опубликуйте комментарий или ответ. Человек, которому назначена задача, получит сообщение электронной почты с уведомлением о том, что задача назначена. Назначенная задача будет отображаться в комментарии.
Для переназначения задачи:
Оставьте @упоминание в поле овтета.
Поставьте флажок Переназначить.
Опубликуйте ответ. Человек, которому переназначена задача, получит сообщение электронной почты с уведомлением о том, что задача назначена.
Для разрешения назначенной вам задачи:
В верхней части комментария наведите курсор на кружок рядом с полем Назначено вам. В кружке появится флажок.
Чтобы разрешить задачу, щелкните кружок с флажком.
Чтобы повторно открыть разрешенную задачу:
Откройте область «Примечания».
В верхней части разрешенного комментария щелкните зеленый кружок с флажком.
Примечание: Клиенты с условным доступом не смогут отправлять @уведомления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к ИТ-администратору своей организации.
На своем устройстве перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Выделите слова в документе и коснитесь команды Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Примечание: Клиенты с условным доступом не смогут отправлять @уведомления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к ИТ-администратору своей организации.
На своем устройстве перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Выделите слова в документе и коснитесь команды Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Быстрый поиск и ответ на @упоминания
Когда в Word, Excel и PowerPoint кто-нибудь упоминает вас в примечании, вы получаете уведомление по электронной почте, содержащее ссылку на примечание в файле.
Кроме того, в некоторых версиях Word, Excel и PowerPoint такое уведомление теперь позволяет предварительно просмотреть текст и цепочку примечаний, связанную с нужным примечанием (другое название — предварительный просмотр контекста), и вы можете ответить на примечание непосредственно из уведомления (другое название — встроенные ответы).
Если вас упомянули несколько раз, вы получите ссылки в одном сообщении.
Примечание: Эта возможность недоступна для пользователей службы Microsoft 365, предоставляемой 21Vianet.
Требования
Уведомления по электронной почте будут содержать предварительный просмотр контекста и встроенные ответы, если комментарий добавлен пользователем, использующим следующие версии Word, Excel и PowerPoint:
В почте Outlook появятся «лайки» и упоминания
Microsoft добавит в электронную почту отдельные элементы из социальных медиа. Компания анонсировала, что отныне в веб-версии Outlook появятся «лайки» и упоминания (@mentions). Кнопка Like будет оформлена в виде классической пиктограммы (палец вверх), она позволит выделить особенное письмо в ленте. Или, как на Facebook, кнопку можно просто использовать, чтобы поддержать написавшего письмо человека, если на полноценный ответ нет времени. Автор письма в таком случае получит уведомление с указанием, что его сообщение кому-то понравилось.
В случае с упоминаниями (@mentions) пользователь сможет отмечать нужных людей символом @ в теле письма. Данное действие автоматически «подтянет» список контактов для использования, и если пользователь на тот момент ещё не включил такого человека в список адресатов, то Outlook сделает это автоматически.
Имена помеченных пользователей будут подсвечиваться голубым цветом, а сообщения, в которых они отмечены, будут дополнительно выделяться для облегчения их дальнейшего поиска. Таким образом, Microsoft в Outlook с помощью «лайков» поможет пользователю стать участником дискуссии без необходимости писать долгие ответы, а упоминания помогут привлечь внимание коллег и друзей с гарантией, что они это заметят.
Управление сообщениями электронной почты с помощью правил
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.
Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.
Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.
Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.
В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.
На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
Нажмите кнопки Удалить 
> ОК.
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.
Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.
Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.
Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы
При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.
Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:
Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.
Пометка сообщений электронной почты к последующим
Поменая сообщения электронной почты, можно отслеживать ответы на отправляемые сообщения. Вы также можете проследить за сообщениями, которые вы получаете. В обоих случаях можно включить оповещение с напоминанием.
Если вам нужно вовремя ответить на сообщение, используйте пометки для получателей.
Совет: Используйте эту функцию с осторожностью. Некоторые получатели могут не по достоинству добавлять напоминания в свои Outlook.
Выберите Пометить для получателей.
В списке Пометитьдля получателей выберите пометки в списке Пометить к.
По умолчанию задача сопровождается напоминанием. Чтобы отправить пометку без напоминания, сдвите флажок Напоминание.
Текст пометки, который получают получатели, отображается в Панель сведений.
Если вы хотите отправить сообщение, установите напоминание для себя.
Прежде чем на выбор отправить, на вкладке Сообщение в группе Теги выберите К сожалению.
Выберите флажок, чтобы напоминать об этом сообщении.
По умолчанию доступны следующие даты начала флага, сроки и напоминания:
За час до окончания текущего дня
Текущая дата плюс один день
Текущая дата плюс один день
Время начала текущего дня и один рабочий день
Текущая дата плюс два дня, но не позднее последнего дня на этой неделе
Последний рабочий день на этой неделе
Время начала текущего дня и два дня работы
На следующей неделе
Первый рабочий день следующей недели
Последний рабочий день следующей недели
Время начала первого дня следующей недели
Кроме того, выберите Другой, чтобы создать даты начала и срока, которые не отображаются в списке. Чтобы закрыть диалоговое окно, выберите ОК.
На информационной панели появится текст пометки, который получают получатели.
Примечание: Если вы хотите настроить пометку, указав даты начала и срока или изменить дату напоминания, следуйте указаниям в разделе Пометка, чтобы напомнить вам и получателям о том, что нужно к ним добавить. Вы можете снять флажок Пометить для получателей, чтобы настроить флажки, которые только вы видите.
Чтобы пометить новое сообщение как для вас, так и для получателей, сделайте следующее:
Выберите Пометить для получателей.
Чтобы отправить пометку без напоминания, сдвите флажок Напоминание.
Выберите флажок Пометить для меня и, если нужно, флажок Напоминание.
Вы можете указать дату начала и срок для флага для меня.
В списке Пометить для выберите текст, который должен отображаться. Вы также можете ввести в поле текст и нажать ввод.
Примечание: При использовании учетной записи электронной почты IMAP изменить текст флажка или установить даты начала и срока действия нельзя.
Если флажок Напоминание для флажка Пометить для меня или Пометить для получателей выбран, укажите время для напоминания.
Текст пометки появится на информационной панели.
Флажок отображается в списке сообщений и в сообщении.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши пометки сообщения.
Нажмите кнопку Удалить пометку.
Если сообщение открыто в собственном окне, щелкните Сообщение > К > очистить пометки.
При удалении пометки напоминание также удаляется.
Напоминания — это всплывающие оповещения, которые появляются, когда требуется действие.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши пометки сообщения.
Выберите пункт Другой.
Отвяжем поле Напоминание.
Если сообщение открыто в собственном окне, нажмите кнопку Сообщение > к > другие искройте поле Напоминание.
После отправки сообщения, в которое используется пометка, можно искать ответы.
Примечание: По умолчанию отправленные сообщения сохраняются в папке Отправленные. Если вы используете учетную запись Exchange Майкрософт и перемещали отправленные элементы в файл данных Outlook (PST) вручную или с помощью автоархивии, эта функция недоступна.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Откройте исходное сообщение в папке Отправленные.
Откройте любое сообщение, которое является ответом на исходное сообщение, откройте infoBar и выберите Открыть исходное помеченное сообщение.
На информационной панели выберите найти связанные сообщения.
Появится диалоговое окно Расширенный поиск, и начнется поиск сообщений, которые являются ответом на помеченное сообщение.
Когда вы удаляете или удаляете напоминание или пометку, вы теряете представление о том, что сообщение когда-либо было элементом для do-do. Если вы хотите, чтобы индикатор выполнил действие, необходимое для помеченного сообщения, пометить его как завершенное. Флажок становится флажком. В представлении Задачи можно изменить представление, чтобы просмотреть все завершенные элементы (до удаления элемента).
Выберите в списке нужное сообщение.
Щелкните пометки правой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку Пометить как завершенную.
Если отслеживание сообщения больше не нужно, вы можете очистить его пометки.
Вы добавили пометки к сообщению, которое не отправляли, но теперь хотите удалить пометки.
В черновике сообщения на вкладке Сообщение в группе Теги выберите К сожалению.
Выберите очистить пометки.
Вы отправили сообщение, использующее пометки для себя или других людей, но теперь хотите удалить пометки.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удалите помеченное сообщение на панели To-Do сообщений.
При этом сообщение также удаляется из папок Почта.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в любом месте Outlook и выберите Пометить как завершенное или Очистить пометку.
Примечание: Получатели сообщения по-прежнему видят пометки. Когда вы удаляете пометки, это влияет только на то, что вы видите.
Появится напоминание о пометки, и вы хотите удалить пометку
Когда появится оповещение о напоминаниях, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Пометить как завершенное или Очистить пометку.
Отличия пометки «Пометить как завершенную» и «Очистить пометку»
Пометить как завершенную Элемент по-прежнему помечается пометкой «К последующим», но отображается с заметкой. Если в To-Do или задачах настроено представление всех задач и задач независимо от того, завершены они или нет, сообщение будет отобрано в списке до тех пор, пока вы не удалите его из папок Почта.
Очистить пометки Флажок будет удален из сообщения, и запись о сообщении не будет отображаться в представлениях, таких как To-Do панели и задачи.
Если вы хотите сохранить запись завершенных элементов, используйте пометить как завершенную. Но как только вы удалите сообщение, элемент полностью исчезнет из Outlook представлений.
Ответ на помеченное сообщение приходит, и вы хотите удалить пометку
В области чтения или в открытом сообщении откройте панель информации и выберите открыть исходное помеченное сообщение.
На вкладке Сообщение в группе Теги выберите К следуйте.
Выберите очистить пометки.
Вы можете пометить получаемые сообщения, чтобы напомнить себе о том, что нужно к ним действовать или принять меры позже. Чтобы пометить полученное сообщение, сделайте следующее:
В списке сообщений выберите столбец флага рядом с сообщением.
Если вы не изменили флаг по умолчанию, для флага используется сегодняшняя дата даты начала и срока.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши столбец флага рядом с сообщением. Выберите срок для задачи.
Когда вы нажмете ОК,на информационной панели появится текст пометки.
Помеченные сообщения отображаются на To-Do, задачах и в списке задач на день в календаре.
По умолчанию доступны следующие параметры флагов: