Как отметить человека в аутлуке
Nicholas Mikuslas
Вы здесь
Outlook 2016. Обращение к адресату по имени
Однажды мне надоело в каждом письме вводить: «Доброе утро, Иван», «Добрый день, Петр», и т.п. И решил я автомтизировать этот процесс.
Накидал себе небольшое техническое задание, которое содержало пункты:
И приступил к разработке макроса.
В итоге получиловь вот что:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim recip As Recipient
Dim Papkaest As Boolean
Dim Privet As String
Dim Privet_search As String
Dim Privet_dlina As Integer
Dim CurHaur As Integer
‘ Приветствие в зависимости от времени
CurHour = DatePart(«h», Now())
If MsgBox(«В письме указано несколько получателей,» _
& vbNewLine & «обратиться к ним обобщенно «коллеги»?», vbYesNo) = vbYes Then isCollegue = True
If isCollegue = True Then
Privet = Privet + «коллеги, «
For Each recip In Item.Recipients
If recip.Type = 1 Then
Dim pa As Outlook.PropertyAccessor
Const PR_SMTP_ADDRESS As String = «http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E»
‘ Определяем емайл текущего получателя
Set pa = recip.PropertyAccessor
‘ Проверяем наличие обращения и присваиваем переменную Obr
For Each zametka In Papka.Items
If zametka.Body Like recipEmailAddress + «*» Then
‘ Получяем приветствие, если его нет в заметках
ii = MsgBox(«Нет имени для адресса: » + recipEmailAddress + «» _
Dim oCont As ContactItem
For Each oCont In Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderContacts).Items
If oCont.Class = olContact Then
If oCont.Email1Address = recipEmailAddress _
Or oCont.Email2Address = recipEmailAddress _
Or oCont.Email3Address = recipEmailAddress Then
Obr = oCont.FirstName + » » + oCont.MiddleName
Set zametka = Papka.Items.Add
‘ Подтверждение правильности имени и внесение изменений в заметку
If Not ii = vbYes Then
Obr = InputBox(«Введите имя, которое будет использоваться для адреса: » + _
If MsgBox(«Отправить без добавления приветствия?», vbYesNo) = vbNo Then Cancel = True
zametka.Body = recipEmailAddress + «; » + Obr
Privet = Privet + Obr + «, «
‘ Добавим восклицательный знак в конец
‘ Подставим союз «и» перед последним, если больше 1 имени соединено
If InStrRev(Privet, «, «) > Privet_dlina Then _
‘ Оставим письмо без отправки чтобы юзер мог убедиться в правильном форматировании
If Item.Subject = «» Then
If Item.Subject = «» Then
If MsgBox(«Отправить без темы?», vbYesNo) = vbNo Then Cancel = True
Как добавить этот макрос в MS Outlook?
3. Вставляем код макроса в модуль «ThisOutlookSession»:
4. Создаем новое письмо, пишем текст, нажимаем кнопку «Отправить», программа спросит:
5. Нажимаем «Отмена», вводим псевдоним:
6. Письмо заполняется автоматически:
7. Все псевдонимы хранятся в специальной папке «Обращения» в Заметках:
Настройка категорий, отметок, напоминаний и цветов
Проверьте, как это работает!
В Outlook можно добавить пометку, установить напоминание для помеченного сообщения электронной почты и назначить ему цветовую категорию, чтобы упорядовить свой почтовый ящик.
Установка отметки «К исполнению»
Выберите сообщение электронной почты.
Щелкните значок 
.
Отметка станет красной, и в заголовке письма появится сообщение К исполнению.
Примечание: Отметки «К исполнению» используются только для элементов, требующих выполнения действий.
Просмотр всех отметок «К исполнению»
На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.
Откроется область Список дел со всеми отметками.
Удаление отметки «К исполнению»
Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
Выберите пункты К исполнению > Пометить как завершенную.
Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.
Настройка напоминания
Выберите сообщение электронной почты, для которого вы хотите настроить напоминание.
На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.
В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.
Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК.
Рядом с сообщением появится значок колокольчика 
.
Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.
Поиск поручения
Если приложение Outlook находит в сообщении какие-либо признаки поручения, в области чтения автоматически появляется вкладка Поручения 
.
Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.
Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.
Когда задача будет выполнена, ее следует пометить как завершенную.
В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.
Можно также щелкнуть помеченное сообщение в области Список дел правой кнопкой мыши и выбрать пункт Пометить как завершенную.
Создание цветовых категорий
На вкладке Главная нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите пункт Все категории.
Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет 
.
Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.
Назначение сообщению цветовой категории
Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
Выберите пункт Выбрать категорию и выберите подходящую цветовую категорию для сообщения.
Использование @упоминания в примечаниях, чтобы указать пользователя для ответа
При создании примечания в документе, презентации или электронной таблице используйте знак @ с именем пользователя. Указанный пользователь получит электронное письмо со ссылкой на ваше примечание. Щелкнув по ссылке, он перейдет к документу и беседе.
Войдите в Microsoft 365 со своей рабочей или учебной учетной записью и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Примечание: Чтобы эта функция работала, вам необходимо войти в Outlook на вашем компьютере.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Войдите в Microsoft 365 со своей рабочей или учебной учетной записью и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Примечание: Для использования этой функции требуется выполнить вход в Outlook для Mac.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Войдите в Office.com с рабочей или учебной учетной записью Microsoft 365 и перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Добавьте примечание из контекстного меню или вкладки Рецензирование > Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Назначение задач с помощью @упоминаний
В Word или Excel для Интернета можно использовать @упоминания, чтобы назначить задачу другому пользователю при публикации комментария или ответа. При создании задачи она отслеживается во всех взаимодействиях и переназначениях, чтобы вы могли просмотреть ее журнал. Тем не менее, поскольку задачи в настоящее время доступны только корпоративным пользователям в Word и Excel для Интернета, переназначать задачи в других приложениях невозможно. Однако вы по-прежнему можете отвечать на комментарии, разрешать задачи путем разрешения комментариев и снова открывать задачи, повторно открывая цепочки комментариев. Вы также можете просмотреть журнал комментариев в этих приложениях, но при этом не увидите журнал задач. Например, если назначить задачу в Word для Интернета, а затем открыть документ в Word для рабочего стола, вы увидите комментарий, но не задачу. Если повторно открыть документ в Word для Интернета, задача снова будет видна, и с ней можно взаимодействовать.
Для создания задачи:
Добавьте новый комментарий или ответьте на существующий комментарий.
Используйте @упоминание в комментарии. Появится возможность назначить комментарий как задачу упомянутым лицам.
Поставьте флажок Назначить.
Опубликуйте комментарий или ответ. Человек, которому назначена задача, получит сообщение электронной почты с уведомлением о том, что задача назначена. Назначенная задача будет отображаться в комментарии.
Для переназначения задачи:
Оставьте @упоминание в поле овтета.
Поставьте флажок Переназначить.
Опубликуйте ответ. Человек, которому переназначена задача, получит сообщение электронной почты с уведомлением о том, что задача назначена.
Для разрешения назначенной вам задачи:
В верхней части комментария наведите курсор на кружок рядом с полем Назначено вам. В кружке появится флажок.
Чтобы разрешить задачу, щелкните кружок с флажком.
Чтобы повторно открыть разрешенную задачу:
Откройте область «Примечания».
В верхней части разрешенного комментария щелкните зеленый кружок с флажком.
Примечание: Клиенты с условным доступом не смогут отправлять @уведомления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к ИТ-администратору своей организации.
На своем устройстве перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Выделите слова в документе и коснитесь команды Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Примечание: Клиенты с условным доступом не смогут отправлять @уведомления. Для получения дополнительных сведений обратитесь к ИТ-администратору своей организации.
На своем устройстве перейдите к документу, сохраненному в библиотека SharePoint или OneDrive для работы или учебы.
Выделите слова в документе и коснитесь команды Создать примечание.
Введите @ и первые несколько букв имени или фамилии пользователя, а затем выберите нужное имя (если у пользователя еще нет разрешения на открытие документа, вам будет предложено предоставить его).
Совет: Вы можете легко удалять все кроме имени в @упоминании для более неформального общения. Чтобы добавить больше людей, введите символ @ снова и упомяните другого человека.
Быстрый поиск и ответ на @упоминания
Когда в Word, Excel и PowerPoint кто-нибудь упоминает вас в примечании, вы получаете уведомление по электронной почте, содержащее ссылку на примечание в файле.
Кроме того, в некоторых версиях Word, Excel и PowerPoint такое уведомление теперь позволяет предварительно просмотреть текст и цепочку примечаний, связанную с нужным примечанием (другое название — предварительный просмотр контекста), и вы можете ответить на примечание непосредственно из уведомления (другое название — встроенные ответы).
Если вас упомянули несколько раз, вы получите ссылки в одном сообщении.
Примечание: Эта возможность недоступна для пользователей службы Microsoft 365, предоставляемой 21Vianet.
Требования
Уведомления по электронной почте будут содержать предварительный просмотр контекста и встроенные ответы, если комментарий добавлен пользователем, использующим следующие версии Word, Excel и PowerPoint:
В почте Outlook появятся «лайки» и упоминания
Microsoft добавит в электронную почту отдельные элементы из социальных медиа. Компания анонсировала, что отныне в веб-версии Outlook появятся «лайки» и упоминания (@mentions). Кнопка Like будет оформлена в виде классической пиктограммы (палец вверх), она позволит выделить особенное письмо в ленте. Или, как на Facebook, кнопку можно просто использовать, чтобы поддержать написавшего письмо человека, если на полноценный ответ нет времени. Автор письма в таком случае получит уведомление с указанием, что его сообщение кому-то понравилось.
В случае с упоминаниями (@mentions) пользователь сможет отмечать нужных людей символом @ в теле письма. Данное действие автоматически «подтянет» список контактов для использования, и если пользователь на тот момент ещё не включил такого человека в список адресатов, то Outlook сделает это автоматически.
Имена помеченных пользователей будут подсвечиваться голубым цветом, а сообщения, в которых они отмечены, будут дополнительно выделяться для облегчения их дальнейшего поиска. Таким образом, Microsoft в Outlook с помощью «лайков» поможет пользователю стать участником дискуссии без необходимости писать долгие ответы, а упоминания помогут привлечь внимание коллег и друзей с гарантией, что они это заметят.
Символ @ для привлечения внимания
Если вы хотите привлечь чье-либо внимание в письме или в приглашении на собрание, введите символ @ и укажите имя этого пользователя. При этом имя будет выделено в тексте, Outlook автоматически добавит пользователя в строку «Кому» письма или приглашения на собрание, а получатель увидит символ @ рядом с сообщением в своей папке «Входящие».
Использование символа @ в тексте сообщения или приглашения на собрание
В тексте электронного письма или приглашения календаря введите символ @ и первые несколько букв имени или фамилии контакта.
Когда Outlook предложит вам контакты, выберите нужный. По умолчанию будет включено полное имя контакта.
Вы можете удалить часть упоминания, например все элементы, кроме имени пользователя. Упомянутый контакт также будет добавлен в строку Кому: электронного письма или приглашения на собрание.
Поиск сообщений, в которых упомянуты вы
Если вы получаете много электронных писем, вам, возможно, потребуется фильтровать сообщения, чтобы отображать только те сообщения, в которых упомянуты вы.
В Outlook для Windows
Над списком сообщений выберите Все.
Выберите Упомянутые письма.
На вкладке «Главная» выберите Фильтр сообщений.