Как открываются мастера для создания документов

Создание документов с помощью шаблонов и мастеров

Для облегчения работы Word предоставляет возможность создавать новые документы на основе шаблонов или с использованием мастеров (меню Файл | Создать | раздел Шаблоны). Для создания документа на основе одного из шаблонов, имеющихся на вашем компьютере, выберите команду На моем компьютере, после чего откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 13.5). Чтобы воспользоваться дополнительными шаблонами, используйте команду Шаблоны на моих веб-узлах или Шаблоны на Microsoft.com.

Шаблоны и мастера являются мощными и удобными средствами быстрого создания документов.

Шаблоны представляют собой образцы документов, включающие в себя соответствующие элементы форматирования и/или текст. Microsoft Word содержит большой набор шаблонов для создания стандартных документов типа:

­ отчеты или деловые письма;

­ факс-сообщения и т.п.

Если вы решили создать новый документ на основе шаблона, то Microsoft Word предоставит вам «заготовку» с заранее подготовленными полями, форматированием, графикой. Внесите в нее необходимые изменения, а затем сохраните как документ.

Рис. 13.5. Вкладка Письма и факсы диалогового окна Шаблоны

Мастера– это «усовершенствованные» шаблоны, использующие систему вопросов и ответов. Работая с мастером, вы должны пройти через ряд диалоговых окон, отвечая на вопросы и выбирая соответствующие параметры.

Таким образом, шаблон помогает вам создать внешнее оформление документа (дизайн), а мастер, кроме того, автоматизирует и сам процесс создания документа.

Создание шаблонов

Процедура создания шаблона аналогична процедуре создания нового документа. Для создания шаблона выполните следующие действия:

1. Выберите команду Файл | Создать.

2. В области задач Создание документа выберите команду Общие шаблоны в разделе Создание с помощью шаблона.

3. В диалоговом окне Шаблоны установите переключатель шаблон в разделе Создать.

4. В диалоговом окне Шаблоны выберите один из существующих шаблонов в качестве основы для создания нового и нажмите ОК.

5. Введите текст и рисунки, отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же методами, что и при создании документа. В шаблоне можно определить параметры страницы (поля, размер бумаги и т.д.), стили. Можно ввести также элементы автотекста, настройки меню и панелей инструментов, определение сочетаний клавиш, макросы (убедитесь, что эти элементы будут сохранены в создаваемом шаблоне, а не в шаблоне Normal.dot).

6. Выберите команду Файл | Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Когда шаблон сохраняется в первый раз, Word автоматически предлагает для сохранения шаблона текущую папку Шаблоны, однако вы можете сохранить свой шаблон и в любой другой папке.

Примечание. Можно создать шаблон на основе существующего документа. Для этого выберите команду Выбор документа в разделе Создание из имеющегося документа. В открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося документа выберите подходящий для создания шаблона документ и нажмите кнопку Создать новый. При первом после редактирования сохранении нового документа убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип файла выбран элемент Шаблон документа (*.dot).

Макросы

Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы используются для
следующих целей: для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; для объединения нескольких команд (например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов); для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах, для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода:

ž использование средства для записи макросов;

ž прямое программирование в редакторе Visual Basic.

Запись макросов

В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для приложений.

При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров (в меню, на панели инструментов).

Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END – переместить курсор в конец строки.

Макросы могут хранится в шаблонах и документах. По умолчанию, макросы хранятся в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, сохраните его в документе.

Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для записи макроса:

Дата добавления: 2016-01-26 ; просмотров: 5831 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Мастер создания документа Word

Создавая документ Word с помощью мастера, вы имеете дело как бы с интеллектуальным шаблоном, который может менять свою конфигурацию в соответствии с конкретными запросами пользователя. Мастера часто вставляют в документ специальные макросы — небольшие программы, автоматизирующие ввод текста. На предыдущих занятиях вы уже не раз пользовались мастерами. Давайте детально познакомимся с возможностями этих помощников на примере одного из них — мастера профессионально оформленного резюме.

1. Выберите команду Файл > Создать. В окне диалога Создание документа области задач в разделе Создание с помощью шаблона щелкните на значке Общие шаблоны. В появившемся окне диалога Шаблоны раскройте вкладку Другие документы и дважды щелкните на значке Мастер резюме. Откроется первое окно мастера, описывающее назначение запущенного модуля.

Примечание Обратите внимание, что значки мастеров отличаются от значков обычных шаблонов наличием изображения волшебной палочки.

2. Щелкните на кнопке Далее.

3. Во втором окне мастера, показанном на рис. 5.5, установив переключатель в правое положение, выберите для своего резюме изысканный стиль. Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 5.5. Второе окно мастера резюме

4. В следующем окне выберите положение переключателя Профессиональное и снова щелкните на кнопке Далее.

Примечание В нижней части окна любого мастера Office XP есть пять кнопок. Две из них — Далее и Назад позволяют перемещаться по окнам мастера. Если вы ошиблись или решили поменять данные, введенные ранее, щелкая на кнопке Назад, вернитесь к одному из предыдущих окон и скорректируйте параметры мастера. При этом нет нужды заново повторять всю процедуру. Кнопка Отмена позволяет в любой момент прервать работу мастера. Кнопка Готово инициирует генерацию результата на базе уже введенных данных. Наконец, кнопка с вопросительным знаком позволяет получить справку.

5. В двух следующих окнах введите свое имя, адрес, телефоны и укажите, какую информацию о вас следует включать в резюме.

6. В шестом окне мастера, показанном на рис. 5.6, установите флажки, соответствующие тем разделам, которые должны быть включены в резюме.

Рис. 5.6. Шестое окно мастера резюме

7. Щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне укажите, какие дополнительные разделы следует включать в документ, а с помощью последнего из информативных окон добавьте при необходимости разделы, не предусмотренные разработчиками мастера. Щелкните на кнопке Далее.

9. В последнем окне мастера, информирующем о том, что все готово для создания документа, щелкните на кнопке Готово. Мастер сгенерирует документ, показанный на рис. 5.7. В нем появятся введенные вами данные и дополнительные поля, которые можно заполнить позже.

10. Сохраните это резюме в папке Мои документы под именем Резюме. Теперь вы умеете строить документы на базе шаблонов и наполнять их информацией с помощью мастеров. Однако иногда случается так, что текстовое содержание уже имеется в обычном текстовом файле ASCII, например, полученном по электронной почте. Такой текст легко импортируется в Word, где его можно оформить с помощью мощных возможностей этого текстового редактора. Чтобы открыть ASCII-текст формата DOS, выполните следующие шаги.

11. Выберите команду Файл > Открыть.

12. В раскрывающемся списке Тип файлов окна диалога Открытие документа выберите пункт Текстовые файлы или Все файлы.

Рис. 5.7. Документ Word, сгенерированный мастером

13. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется окно диалога Преобразование файла, показанное на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Выбор варианта преобразования

14. Выберите пункт Текст MS-DOS.

Примечание Если окно преобразования не появится, вы не сможете правильно настроить отображение русских букв. В этом случае выберите команду Сервис > Параметры и на вкладке Общие установите флажок Подтверждать преобразование при открытии. Затем повторите импорт текстового файла.

15. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован в формат Windows. При импорте файлов другого формата выбирайте в окне диалога Преобразование файла нужный вариант преобразования.

Источник

Урок №98-99 : «Создание документа с помощью мастера. Создание документа с помощью шаблона»

Главная > Урок

Урок № 98-99 : «Создание документа с помощью мастера. Создание документа с помощью шаблона»

Тип урока : изучение нового материала

1. Изучение нового материала и закрепление полученных знаний.

2. Упростить подготовку нового документа определенного типа

3. Дальнейшее овладение навыками работы за компьютером.

4. Обучение самостоятельной работе, вырабатывающей формы по сосредоточению, концентрации внимания и самоконтролю

1. Воспитательная – развитие познавательного интереса, логического мышления, усиление познавательной мотивации, осознание ученика своей значимости в образовательном процессе.
2. Учебная –развитии интереса к решению практических задач, к активной творческой деятельности, формировании навыков самостоятельной работы.
3. Развивающая – развитие логического мышления, памяти, внимательности.
4. Познавательная – повышение интереса к занятиям информатикой.

Закрепление практических знаний, полученных на предыдущих уроках – 10 мин.

Изложение нового материала и практическая работа – 65 мин.

Подведение итогов урока – 5 мин.

Оглавление

Вводная часть

Шаблоны документов

Мастера

Практика

Обзор Мастеров

Вводная часть

Пользователи часто работают с документами определенного типа,- например, с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т. д.

Шаблоны документов

Шаблон представляет собой пустой бланк, в котором пользователь заполняет нужные графы собственной информацией.

Шаблоны документов представляют собой специальные документы со стандартным содержанием, в определенные места которых можно включить дополнительную информацию, уникальную для каждой копии документа.

В Word заранее введены некоторые шаблоны документов, которые можно использовать.

 пользователь может создать новый шаблон

 или выбрать в списке «С ШАБЛОНОМ»

Мастера базируются на шаблонах, но в отличие от последних они позволяют еще более упростить процесс занесения данных в документ.

Если при заполнении шаблона пользователь самостоятельно перемещается по документу, то при использовании Мастера занесения данных производятся в процессе диалога пользователя и Word.

Многие из них имеют дополнительное имя Мастер. В Мастерах содержатся отработанные формы, заполнение которых пользователем производится в полуавтоматическом режиме.

Поле «описание» приводится краткое описание шаблонов и Мастеров.

После выбора нужного Мастера из списка шаблонов документов Word в нескольких окнах диалога уточнит детали оформления и содержания желаемого документа.

Пользователю необходимо только, следуя за диалогом, вводить соответствующие данные и нажимать кнопку «Дальше» (Next), чтобы перейти в следующее окно диалога.

После завершения ввода всей информации нажмите кнопку «Изготовить» (Finish) и Мастер оформит документ в соответствии с вашим заданием.

В том случае, когда пользователя не удовлетворяют имеющиеся Мастера и шаблоны, он имеет возможность создать новые шаблоны на основе созданных ранее шаблонов или на основе нового документа.

Мастера

Работа с Мастером

Предварительный просмотр

Внесение изменений

Если вам надо быстро создать документ, и вы не хотите тратить много времени на его форматирование используйте шаблоны Мастера.

Для этого требуется заполнить всего лишь несколько полей в соответствующих диалоговых окнах.

Работа с Мастером

Если вы хотите создать настенный календарь на следующий год, можно использовать для этого Мастер календаря.

На этом примере мы последовательно рассмотрим все действия по созданию законченного документа.

В появившемся диалоговом окне выберите вкладку ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ в ней– Мастер и нажмите OK

Работая с Мастером, вы должны будете в нескольких диалоговых окнах установить ряд опций (в соответствии с желаемым внешним видом календаря).

Нажмите кнопку Готово

Все остальное (переход к последнему окну) сделает сам Word.

Фаза 1

Выбор ориентации страниц

В первом диалоговом окне предлагается выбрать ориентацию страниц будущего календаря.

Примерный вид будущего календаря вы увидете слева в окне.

 Выберите ориентацию книжная или альбомная

 Нажмите кнопку Вперед

Фаза 2

Выбор стиля календаря

В следующем диалоговом окне создается общий вид календаря или стиль календаря.

Вы можете выбрать стили:

В демонстративном окне (слева) после выбора стиля отобразится примерный внешний вид вашего календаря.

Нажмите кнопку Вперед

Фаза 3

Место для рисунка

В этом диалоговом окне вы можете указать, будет ли ваш календарь содержать рисунок. Если будет, Мастер оставит место для рисунка, а сам рисунок вы сможете вставить позднее, выбрав его из графической библиотеки Word или создав с помощью программы рисования.

Фаза 4

Выбор временного интервала

Следующее диалоговое окно позволяет установить начальный и конечный месяц и год.

Каждый месяц будет занимать отдельную страницу! Следовательно вы задаете число листов в календаре.

Фаза 5

Дальнейшие изменения в календаре

Появилось последнее диалоговое окно, в котором сообщается, что оно последнее, и задается вопрос, выводить ли на экран помощь-подсказку о проведении дальнейших изменений в календаре.

Первый раз обязательно отвечайте ДА и затем нажмите кнопку Готово.

После этого Word начнет формировать страницы календаря и будет информировать вас об этом процессе с помощью строки состояния.

Оцените результат. Это не окончательная версия.

При желании можно внести соответствующие изменения.

С помощью Мастеров делают заготовки документов для создания окончательного вида документа.

Рассмотрим приемы с помощью которых можно сделать календарь более привлекательным.

Изменение шрифтов

Выберем шрифт для названия месяца:

ДВА СПОСОБА

1. На панели инструментов нажмите вторую кнопку справа и выберите эффект затенения.
щелкните мышью вне названия месяца, чтобы закончить работу с программой Word Art.

2. С помощью контекстного меню:

 щелкните правой кнопкой мыши на названии месяца, чтобы открыть контекстное меню

 меню: открыть Word Art

 Перед вами появится диалоговое окно, с которым вы можете проделать все необходимые действия.

В этом случае повышается быстродействие, благодаря тому, что мы изменяем оформление названий месяца без включения режима визуального редактирования.

Автоматическое распределение формирования символов одной страницы календаря на все остальные.

Пример (изменим шрифт для года на всех страницах):

 Выделите год на первой странице календаря

 Задайте любой другой шрифт на панели инструментов

Для автоматического изменения шрифта на другой странице календаря:

 На панели инструментов “Форматирование” щелкните мышью на стрелке “Вниз” рядом со списком шаблонов формата

 Выберите из списка строку шапка заголовок 2

 Word спросит вас, надо ли изменить шаблон формата? Выберите операцию:

 Переопределить стиль, используя выделение как образец

Практика

Повторите эти действия для чисел и названий дней недели.

Выбор рисунков

На каждой странице календаря можно поместить свой, отличный от других рисунок.

1. Для этого воспользуемся рисунками из графической библиотеки Word.

 В появившемся диалоговом окне выберите файл с подходящим рисунком

2. Помимо выбора готовых рисунков у вас есть возможность нарисовать собственный рисунок, используя встроенные в Word функции рисования (с помощью графического редактора, встроенного в Word).

3. Причем вы можете видеть при рисовании сам документ или только рисунок.

4. Начало создания рисунка:

 На панели инструментов “стандартная” нажать кнопку с изображением геометрических фигур

Обзор Мастеров

Меню: Файл – Создать

в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ в ней– Мастер и нажмите OK

Мастер расписаний

С его помощью вы можете создавать расписания встреч или переговоров. Вам будет предложено три стиля расписаний:

Мастер спросит вас:

 место и время встречи,

 имена участников и темы для обсуждения,

а также оставит свободное место, чтобы позднее вы могли ввести информацию о результате встречи или протокол переговоров.

Мастер писем

Благодаря ему вы можете быстро задать:

 сформировать заголовок письма

 вступительные и заключительные слова

 примерное содержание: деловое письмо, рекламное, с изложением претензий и т. п.

Мастер факсов

Позволяет быстро вставить:

 название вашей фирмы

 почтовый адрес: обычный, современный, объемный.

Мастер резюме

Если вы, например, собираетесь найти новую работу, вам, возможно, потребуется составлять резюме.

С помощью Мастера резюме вы можете задать:

— его тип (хронологический, профессиональный)

— выбрать пункты, которые необходимо включить:

В резюме необходимо выделить:

Мастер служебных записок

Может быстро создать служебную записку, которая включает в себя:

Мастер таблиц

Мастер наградных листов

Чтобы отметить заслуги служащих вашей фирмы, можно написать персональные наградные листы (не забудьте только приложить денежную премию). Мастер наградных листов поможет вам создать красивые персональные дипломы и сертификаты.

Мастер газетных листов

Если вы регулярно распространяете информацию:

Здесь используется газетный стиль, в котором основной текст может быть разбит на колонки (max 4).

Мастер «Грамота»

Можно профессионально оформить этот документ, чтобы он выглядел торжественно и красиво.

1. Прежде всего выберите стиль оформления: формальный, классический, модерн, декоративный.

2. Кроме того Мастеру необходимо знать имя лица, которому вручается грамота, заголовок (не обязательно Грамота), имена лиц, подписывающих грамоту, от какой организации вручается грамота, дата вручения, и, наконец, текст, который должна содержать грамота.

В тексте указывается, за что вручается грамота.

Создание документа

Для создания документа на основе определенного шаблона

1. Введите в список «с шаблоном» окна диалога СОЗДАТЬ имя этого шаблона или выберите шаблон из списка, выделив его.

2. Выберите опцию » Документ «

Источник

Использование мастеров Word.

Структура окна Microsoft Word.

— Строка заголовка содержит маленький значок Word, название приложения Microsoft Word, и название редактируемого документа. В правой части строки заголовка находятся три кнопки управления окном: Свернуть (свернуть приложение Word), Свернуть в окно (переключает просмотр из полноэкранного режима в оконный), Закрыть (окончание работы с Word).

— Контекстное меню содержит команды, относящиеся к выделенному фрагменту, открывается нажатием правой кнопки мыши или комбинацией клавиш Shift+F10.

— Панель инструментов содержит кнопки, нажатие каждой заменяет выполнение соответствующей команды меню.

— Строка состояние отображает сведения о документе и текущем режиме работы (номер страницы, раздела, количество страниц в документе и т.д.).

— Полосы прокрутки с бегунками служат для перемещения документа по экрану.

— Координатная линейка позволяет, установит отступы абзацев, размеры полей страницы, ширину колонок и т.д.

(примечание: для удобства пользователей при работе с программой в Word встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку).

Создание документа Word.

Чтобы создать новый документ Word, есть три способа. 1- Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2- Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3- Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.

Для создания нового Документа нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Файл → Создать. В правой части окна про­граммы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать опре­деленные группы шаблонов.

Использование шаблонов документов.

Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна про­граммы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. 2- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, на­пример Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). 3- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и со­держит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при исполь­зовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте доку­мента и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой по­добный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, ко­торый нужен.

Использование мастеров Word.

Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.

Для создания нового документа с помощью мастера нужно выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. 2- в группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне перейти на вкладку, которая соответствует типу того документа, который нужно создать. 3- для того чтобы приступить к созданию документа с помощью мастера, дважды щелкнуть на значке соответствующего мастера (например, на значке Мастер записок на вкладке Записки). На экране появится диалоговое окно мастера, в котором перечислены все основные действия, которые необходимы для создания документа. В правой части диалогового окна Мастера располагаются краткие сведения о процессе создания документа. Для перемещения к следующему этапу создания документа нужно щелк­нуть на кнопке Далее, расположенной в нижней части окна мастера. После выполнения всех действий щелкнуть на кнопке Готово, чтобы закрыть мастер. В окне Word появится новый документ, созданный с помощью определенного мастера. Мастера, значительно отлича­ются между собой, в зависимости от того, документ какого типа нужно создать. Например, Мастер резюме приводит к созданию документа, который совсем не похож на документ, который создается с помощью мастера конвертов. При работе с мастером всегда можно щелкнуть на кнопке Назад, если был выполнен какой-то лишний шаг (также можно вообще закрыть документ и начать все с начала).

Источник