Как открыть доступ к гугл форме
Как открыть доступ к Google Forms?
Гугл формы – сервис, где можно создавать шаблонные опросники, приглашения, формы заказов и проч. Как и с другими сервисами Google (презентациями, документами) в формах можно работать сразу нескольким пользователям. Для этого нужно предоставить доступ.
Рассмотрим, как это делается на компьютере. Для планшетов и смартфонов нет отдельного приложения. С формами работают в браузере. Поэтому для мобильных устройств открытие доступа будет идентичным.
Открываем доступ к форме
Создаем гугл форму – пустую или заданного шаблона. Кликаем на иконку настроек и выбираем «Настройки доступа».
Видим ссылку, которой мы можем поделиться с редакторами или пользователями, которым нужно заполнить форму. Поделиться формой можно через Facebook или Twitter, а также отправить ссылку по почте или через Google+.
Далее – непосредственно настройки доступа. Кликаем на «Изменить».
Доступ настраивается так же, как и в других сервисах – документах, презентациях. Выставляем необходимые настройки:
Установив нужный маркер, кликаем «Сохранить».
Мы выбрали значение с доступом по ссылке. Но в этом случае нашу форму могут изменять все пользователи. Не только редакторы, но пользователи, которым предназначена эта форма для заполнения.
Лучше добавлять редакторов отдельно. Вводим имена контактов или адреса электронной почты.
Соответственно, в настройках доступа мы должны выставить последний пункт – «для выбранных пользователей».
Чтобы настроить доступ для пользователей, которые будут заполнять форму, кликаем на иконку «Отправить».
В появившемся окне заполняем форму приглашения: добавляем пользователей, вписываем тему формы и сообщение о предложении пройти опрос и т.д.
Вы также можете отправлять пользователям ссылки или вставить на сайте HTML-код.
Итак, мы разобрались, как получить доступ к гугл форме. Это делается просто – в настройках доступа. Рекомендуем в качестве редакторов выбирать отдельных пользователей, чтобы остальные участники опроса не могли редактировать форму.
Как открыть доступ к гугл форме
В этом посте я поделюсь информацией о настройках доступа Гугл Формы.
Если вы хотите дать возможность другим скопировать себе вашу Google форму, то необходимо настроить доступ к ней на редактирование.
Для этого необходимо кликнуть на значок “Дополнительно” (три вертикальные точки в правом верхнем углу) и выбрать пункт “Настройка доступа”.
В открывшемся окне кликаем на “Изменить”
В следующем окошке открываем выпадающий список “Доступ ограничен” и выбираем пункт “Доступные пользователям, у которых есть ссылка”
В следующем окошке кликаем на “Готово”
Теперь тот, у кого есть доступ к папке на вашем гугл диске, где лежит ваша форма (причем, доступ к папке может быть только на просмотр), может скопировать вашу форму.
Естественно, также вы можете дать ссылку на редактирование напрямую. У обладателя ссылки будет возможность сделать копию.
У всего этого есть свой недостаток. Тот, у кого есть ссылка на редактирование, может также изменить вашу форму. Поэтому лучше, если вам необходимо поделиться своей формой, сделайте копию формы и делитесь копией 🙂
P.S. Данная информация не имеет никакого отношения к случаю, когда вы делитесь ссылкой на форму, чтобы заполнять ответы. В таком случае респонденту просто отправляется обычная ссылка на форму и он может заполнять форму (отвечать на вопросы) – ни больше, ни меньше)
Рекомендую почитать:
Как использовать Формы Google без необходимости регистрации для отвечающих
Бесплатная платформа для составления опросников и текстов
Формы Google — это бесплатная платформа по созданию онлайн форм регистрации и опроса, тестов, викторин и любых онлайн страниц, в которых пользователь должен ответить на вопросы введя свои ответы любо выбрав их из списка.
Формы Google бесплатны и являются частью Диска Google и Документов Google. Чтобы попасть на страницу создания и редактирования существующих форм перейдите по адресу: https://docs.google.com/forms
Доступ к заполнению Формы Google без регистрации в Google
Если лицо заполняющее форму ещё не выполнело вход в свой аккаунт Google или вовсе не имеет такого аккаунта, то будет показано сообщение со следующим текстом:
Войдите, чтобы продолжить
Чтобы заполнить эту форму, необходимо войти в аккаунт. Ваша анонимность будет сохранена.
То есть для заполнения формы требуется регистрация в Google. Как сделать так, чтобы можно было заполнять форму без регистрации в Google? На самом деле, по умолчанию формы для заполнения доступны даже пользователям, которые не выполнили вход в аккаунт Google, либо не имеют его вовсе. Но форма начинает требовать выполнить вход если создатель формы запретил повторную отправку заполненных данных. В этом случае для отслеживания, чтобы форма не была отправлена дважды одним и тем же лицом, необходимо выполнить вход в аккаунт Google.
Если вы хотите сделать так, чтобы даже те пользователи, которые не зарегистрированы в Google, могли заполнить форму, то при её редактировании кликните шестерёнку для перехода к настройкам формы:
И убедитесь, что следующая опция отключена:
Когда всё готово, нажмите кнопку «Сохранить».
Теперь заполнять форму (тесты) и отправлять ответы могут даже те, у кого нет аккаунта в Google.
Как запретить повторное отправление формы Google без необходимости регистрации
Любая онлайн-платформа по созданию тестов, викторин, форм, опросов и других подобных страниц потребует регистрации пользователя, если необходимо контролировать, чтобы он не отправил ответы более одного раза. Это обусловлено тем, что другие методы проверки (например, с помощью кукиз) являются ненадёжными.
Тем не менее вы можете добавить описание к форме, что принимается только первый ответ. Чтобы идентифицировать пользователей, вы можете запросить ввод их имени или адреса электронной почты.
Полное руководство по работе с Google Формами
Что такое Google-формы
Google формы — один из облачных сервисов Google, связанный с облаком и таблицами. Как и для использования любых других продуктов Google, для авторизации достаточно просто иметь почтовый ящик на Gmail.
Гугл-формы — простой, удобный и надёжный инструмент. Он интуитивно понятный, лёгкий в освоении, быстро внедряется и, что немаловажно, бесплатный.
Сервис имеет много тонких настроек. Вопросы могут содержать от текстовых полей до чекбоксов.
При оформлении можно использовать картинки и видео.
Структура опроса может быть не линейной, а вариативной. Отвечая на вопросы, люди будут попадать на разные страницы, в зависимости от того, какие ответы они дают. Это существенно расширяет потенциальные сферы применения и создаёт простор для творчества.
Сервис кроссплатформенный — использовать его можно на ПК, планшетах и смартфонах. Данные корректно синхронизируются.
Работа с формами предусмотрена как для одного специалиста, так и для команды.
Сферы применения
Результаты пользователей записываются в Google-таблицы.
Области применения: от образования до решения бизнес-задач.
Куда попадают ответы
Статистику и ответы можно просматривать как непосредственно в самих Google-формах, так и в отдельной таблице, которая создаётся автоматически по умолчанию. Можно указать и ранее созданную.
В личном кабинете доступна общая сводка и ответы отдельных пользователей.
При нажатии на зелёную иконку открывается соответствующая Google-таблица со всеми ответами.
У раздела «Ответы» есть своё меню, которое позволяет управлять уведомлениями о новых ответах по email, настраивать, в какую именно таблицу нужно сохранять ответы, отключать связь с формой, скачивать ответы в формате CSV, печатать ответы и удалять их.
Обзор функционала
Создание формы
Начать работу с сервисом можно, выбрав один из предложенных шаблонов по различным тематикам.
В большинстве случаев работа начинается с чистого листа под определённый формат. Создаётся пустая форма, которая настраивается, к ней раздаются права доступа. После чего оформляется внешний вид и конструируются блоки вопросов.
Настройки формы
Данный раздел имеет три подраздела
Рассмотрим подробнее каждый из них.
Общие настройки позволяют:
В подразделе «Презентация» настраивается:
Подраздел «Тесты» позволяет оценивать ответы и начислять за них баллы. Респонденты могут видеть оценку сразу после отправки формы или после ручной проверки.
Также можно настроить подсветку правильных и неправильных ответов после заполнения формы, а также общее количество баллов и баллы за отдельные вопросы.
Настройки доступа
Кнопка «Отправить» позволяет делиться формой по электронной почте, в соцсетях Facebook и Twitter, путём отправки прямой ссылки или встраиванием на внешний сайт.
Также в данном окне находится ссылка для настроек доступа.
Прямую ссылку можно сократить, отметив соответствующий чек-бокс.
При генерации HTML-кода есть возможность менять размеры будущего блока с формой для корректного отображения на сайте.
Конструктор форм
Это основная часть функционала сервиса, поэтому рассмотрим его максимально подробно.
У конструктора есть своё лаконичное, но вполне функциональное меню, которое позволяет:
Разделы
У каждого раздела есть своё меню, позволяющее копировать, перемещать и удалять его, а также объединять с разделом выше.
Изменять порядок вопросов можно привычным перетаскиванием.
Изображения можно загрузить непосредственно с устройства, а также сделать фотографию в моменте, подгрузить картинку по прямой ссылке, из Google-диска или найти через поиск.
Оформление вопросов и форматы ответов
Рассмотрим детально возможности при формировании вопросов.
Ответы могут быть представлены в виде обычного текста, в виде одной строки или абзаца.
Доступны функции добавления описания и проверки ответов по числу, тексту, количеству символов и регулярному выражению.
Проверка по числу позволяет выбрать одно из предложенных логических условий и необходимые значения.
Вариант «Текст» проверяет валидность вводимого адреса электронной почты и веб-ссылки, а также оценивать содержимое на предмет содержания или отсутствия в нём определённого слова или выражения.
Пункт «Длина» регламентирует минимальное или максимальное количество символов, из которых должен состоять ответ.
«Регулярное выражение» может содержать или не содержать, полностью совпадать или не совпадать с указанным шаблоном.
Имеется вариант выбора одного ответа из представленного списка. Можно добавить текстовое описание, выбрать дальнейшее действие для каждого варианта ответа и рандомизировать порядок выдачи предлагаемых вариантов ответов.
Вариант «Несколько из списка» позволяет получать ответы в виде отметок в чек-боксах. Можно добавить описание, проверку ответов — выбор не более, не менее или строго заданного количества пунктов.
Имеется привычный многим выпадающий список. В него добавляется описание, настраивается выбор дальнейшего действия после каждого варианта ответа и возможность их перемешивания в случайном порядке.
Необходимость загрузки пользовательских файлов ощущалась достаточно давно — к примеру, фото, видео, документов. С недавнего времени в Google-формах появилась такая опция. Пользователю доступна загрузка файлов общим объёмом до 1Гб на одну форму. Также можно определить типы файлов, которые можно загружать:
Помимо этого можно ограничить количество загружаемых файлов и их размер.
В меню вопроса доступно только добавление и редактирование его описания.
В случаях, когда важна визуальная наглядность, можно предложить пользователям взаимодействовать со шкалой, к которой добавляется описание, а также подписи в начале и конце шкалы.
Для респондентов шкала выглядит следующим образом:
Ещё один сложный формат — сетка с множественным выбором. Помимо описания можно задать произвольное количество строк и столбцов, включить ограничение — не более одного ответа на столбец — и возможность рандомизации порядка столбцов и строк.
Сетка отображается подобным образом:
Сетка флажков тоже полезна в случаях, когда необходимо предложить пользователям множественный выбор. Дополнительные опции данного формата аналогичны сетке с множественным выбором.
При необходимости добавляется блок для ввода даты. Он может иметь произвольное описание, возможность включения и отключения ввода года, а также поля для ввода точного времени.
Как использовать Google Forms на максимум
Гайд по всем функциям и возможностям инструмента.
Собирать данные, опрашивать сотрудников, проводить голосования регулярно приходится в каждом бизнесе. Это тот случай, когда не нужно придумывать велосипед, ведь Google Формы закрывают основные потребности, связанные с опросами.
Рассказываем, как работать с этим инструментом и получить нужную информацию.
В чем преимущество Google Форм
Главное преимущество — это онлайн, благодаря чему ответы можно получать из любой точки мира. Инструмент удобный и интуитивно понятный — с простым дизайном и юзабилити на максимальном уровне.
Гугл опросы можно настроить до мельчайших деталей — выбрать вариант единичного ответа или чекбоксы, создать вариативную структуру вопросов, вставить картинку или видео. А еще вы можете загрузить лого компании, и алгоритм автоматически настроит цветовую гамму. Работать с Формами может и команда, и отдельный пользователь.
Google Формы совместимы с другими продуктами компании, корректно синхронизируются между разными гаджетами и операционными системами. Форма автоматически помещается в облако, поэтому за сохранность данных можно не переживать.
Татьяна Лукинюк,
B2C-директор в Kyivstar
Наталья Павлова,
Senior HR-директор Visa
Для чего нужны Google Формы
Инструмент дает возможности:
Как создать гугл форму
Зайдите на Google Drive, кликните на New и выберите Google Формы из выпадающего списка.
В «Настройках» определите тип Google Формы: общие, презентация или тесты. Здесь вы можете в деталях настроить, как будет происходить сбор данных.
В разделе «Общие» настраивается:
В разделе «Презентация» настраивается:
В разделе «Тесты» настраивается:
Затем выберите название для своего опроса в гугл формах и расскажите о нем детальнее.
Вот как выглядит меню, которое поможет вам добавлять вопросы и структурировать их:
Чтобы создать вопрос, кликните на знак плюса в боковом меню, в следующей форме запишите свой вопрос и настройте варианты ответов.
Текст (строку) удобнее всего применять, когда нужно получить короткую информацию — электронную почту, номер телефона, адрес, ссылку на соцсети или портфолио.
Текст (абзац) подойдет, если необходимо написать длинный ответ на вопрос.
Один из списка — можно выбрать единственный ответ.
Несколько из списка — возможность выбрать два или больше ответов, например, в тестах.
Раскрывающийся список — варианты можно просмотреть, открыв список. Это помогает экономить место.
Загрузка файлов — если нужно загрузить файл (документ или фото) в качестве ответа.
Шкала — когда необходимо что-то оценить по шкале, например, качество обслуживания. Максимальный балл — 10, но можно создавать и шкалу поменьше.
Сетка (множественный выбор или флажки) — пользователь может выбрать один или несколько вариантов из сетки.
Дата — используют, когда нужно указать дату, год и время.
Время — позволяет указывать время или продолжительность.
Когда вы выбрали тип вопроса, укажите, обязательно ли на него отвечать:
Так, если респондент не ответил на вопрос, он не сможет отправить форму.
Когда вы нажимаете на три точки возле пункта «Обязательный вопрос», высвечиваются дополнительные функции: выбрать описание к вопросу, выбрать действие для каждого варианта ответа и перемешать ответы.
При выборе блока «Текст (строка)» можно ограничить ответ указанием цифры или текста с помощью функции «Проверка ответов». Если это текстовое значение, вы можете задать, что нужно указать пользователю: текст, ссылку, электронную почту.
Если вы хотите разделить опрос на несколько частей, нажмите «Добавить раздел» в боковом меню. Эта функция будет полезной в том случае, когда нужно задать вопросы на разные темы или отделить тесты от развернутых ответов, которые дают больше баллов.
У Google Форм есть еще одно преимущество: здесь вы можете создать сложную систему вопросов — после выбора одного из ответов пользователя перенаправляют на конкретный раздел. Чтобы сделать это, нажмите на «Действие для каждого варианта ответа» и выберите раздел, к которому необходимо перейти.
Бывают случаи, когда целесообразнее отправить форму с шаблонами ответов. Например, если нужно заполнить много разных данных. Чтобы создать такую форму, кликните на «Создать образец заполнения» и впишите примеры ответов.
Дизайн
При создании формы можно сразу выбрать шаблон, который подходит вам по назначению и дизайну. Но поскольку готовых образцов не очень много, можно сделать свой дизайн Google Форм.
Шаблоны есть в трех категориях: работа (заявка на вакансию, форма заказа, запрос на выходной, отзыв клиента), учеба (оставить отзыв о курсе, задать вопросы, создать викторину), личные цели (приглашение на вечеринку, форма для контактной информации, регистрация на ивент).
Если готовые шаблоны вам не подходят, в верхнем меню нажмите на «Настроить тему»:
Вы сможете выбрать цветовую палитру темы, цвет фона и поменять верхний колонтитул, например, вставить лого своей компании или выбрать иллюстрацию.
Типы доступов в Google Формах
Есть несколько типов доступа:
Чтобы открыть доступ к опросу отдельным пользователям, кликните «Настройки доступа» и добавьте электронные адреса людей, которые смогут редактировать опрос, просматривать и удалять ответы респондентов.
Безопаснее всего открывать доступ через электронную почту — так вы будете уверены, что посторонние люди не смогут изменять данные.
Как открыть доступ респондентам
Когда вы создали и оформили Google Форму, предоставьте доступ респондентам. Кликните на кнопку «Отправить» в правом верхнем углу и выберите, каким способом поделитесь опросом:
Дополнительно вы можете собирать электронные адреса тех, кто отправил заполненную форму.
Анализ результатов
После отправки формы вы увидите две появившиеся вкладки — «Вопросы» и «Ответы».
Во вкладке «Ответы» отображаются:
Нажав на знак Google Таблицы, можно настроить импортирование ответов в таблицу:
Если вы получили достаточное количество ответов, деактивируйте функцию «Принимать ответы», после чего респонденты больше не смогут заполнять форму:
Дополнения
У Google Форм существуют дополнения, позволяющие оптимизировать работу. Чтобы найти их, нажмите на «Дополнения» в функциях:
Когда вы устанавливаете дополнения, на верхней панели появляется значок, через который можно ими управлять:
Делимся самыми полезными.
formLimiter — позволяет перестать получать ответы. Ограничения можно установить по дате и времени, числу ответов или значению ячейки в таблице.
Email Notifications for Google Forms — дает возможность автоматически отвечать респондентам по email на основе их ответов после отправки формы. Кроме того, вы можете настроить push-уведомления, когда кто-то прислал ответ, и принимать ответы на почту.
Сначала нужно выбрать вопросы, которые необходимо проанализировать, и приложение сформирует статистику:
QR Code Maker — преобразует ссылку на Google Форму в QR-код. Полезно, если опрос нужно распространить на большую аудиторию.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!