Как оформляются приложения к приказу
Как оформляются приложения к приказу
2.2.13. Оформление приложений к документу
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
1. Заключение на проект. на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке. на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Справка о платежеспособности. для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.
к приказу ФАС России
от __________ N _____
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
приказом ФАС России
от __________ N _____
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи
Зачем оформляют отметку о приложении
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.
Пример 2. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)
Пример 3. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
Пример 4. Раздел «Приложения» в тексте договора
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Пример 5. Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Пример 6. Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом
Пример 7. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Пример 8. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения
Пример 9. Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)
Пример 10. Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пример 11. Содержание многостраничного приложения
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?
Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.
Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:
Пример 12. Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)
Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!
Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:
Пример 13. Отметка о приложении на обособленном электронном носителе в ГОСТ Р 7.0.97-2016
Приложение: CD в 1 экз.
Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).
Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):
Пример 14. Упоминание приложения в тексте сопроводительного документа и его описание в отметке о приложении
. Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)».
Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб
Пример 15. Отметка о приложении
Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.
Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:
Пример 16. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 17. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, названным в тексте документа (как в Примере 14)
Пример 18. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, не названным в тексте документа (как в Примере 16)
Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.
CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».
А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.
При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.
При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.
Как оформить приказ по новому ГОСТ
Бланк приказа
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.
См. статью «Как изменится оформление документов по новому ГОСТ» журнала № 7′ 2018
В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Пример 1. Бланк приказа организации
Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
Часто в бланке приказа пишут дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке
О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах. от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№» или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но можно объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3. При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. место размещения отметки. должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Пример 19. Подпись на бумажном документе
В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.
Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).
Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.
При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22–23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными организациями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).
Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).
Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)
Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:
Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности
В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркиванияПримеч. ред.«> 1 ) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.
Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме
При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).
Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке
Отметки
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении 2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Пример 28. Отметка об ознакомлении
Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».
Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:
Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения. ». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).
Пример 29. Указатель рассылки документа
После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».
Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: