Как оформляются документы в ворде

Шрифт текста и параметры страницы

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

Перед началом работы нужно выставить параметры страницы по ГОСТу в Ворде.

Поля и отступы

Межгосударственным форматом предусмотрены стандартные поля в Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен равняться 1,27 сантиметрам. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны отвечать следующим параметрам: верхнее и нижнее — 2 сантиметра, правое — 1 сантиметр, левое — 3 сантиметра.

Межстрочный интервал

При печатании текстов необходимо придерживаться интервала 1−1,5. Указанная норма увеличивается до двух для документов, у которых при издании масштаб становится меньше. Пробел между словами — один. Разделяются буквы простым интервалом.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

Нумерация листов

Все страницы текстового документа должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Нумерации подлежит и титульный лист, но сам номер на нем не ставится. Номер по порядку должен находиться посередине нижней части страницы без точки.

Пронумерованными должны быть картинки и рисунки. Нумерация осуществляется посредством цифр. Как правило, рисунки центрируют по горизонтали. Пропускается одна строка перед и после рисунков. При маленьком размере рисунка разрешено его нахождение справа от текста. При этом отступ от основного текста должен составлять 0,5 сантиметра.

Составление документов по ГОСТу

Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.

Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.

При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.

Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.

Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.

В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).

Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте. С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.

Если в документах встречаются формулы, то записывать их следует в центре листа. В роли символов используют обозначения, установленные государственными стандартами. В том случае, когда в главном тексте нет объяснений символов и числовых коэффициентов, из которых состоит формула, то эти данные описываются под самой формулой. Каждый символ подлежит разъяснению с новой строки и в том порядке, в котором символы приведены в формуле. В первой строке разъяснений в обязательном порядке пишется слово «Где» (двоеточие ставить не допускается).

Правила составления документаций помогут грамотно и верно оформить необходимую документацию.

Источник

Как оформляются документы в ворде

Вот план действий по оформлению любого текстового документа:

Все действия выполняются в меру необходимости. В принципе, это всё. Осталось только ответить на вопрос КАК? Как всё это сделать? Давайте рассмотрим каждый пункт подробнее.

1. Задаём гарнитуру шрифта, его размер, цвет, выравнивание

Поработаем со шрифтом. Сначала выделим текст документа, потому что все манипуляции применяются только к выделенному тексту. Выделить весь текст можно тремя способами:
а) нажать сочетание клавиш Ctrl+А (латинская);
б) трижды щёлкнуть мышкой на левом поле документа (на пустом месте);
в) поставить курсор в самое начало документа и нажать «клавосочетание» Ctrl+Shift+End (или поставить курсор в самый конец документа и нажать Ctrl+Shift+Home)

Теперь, не снимая выделения, идем на закладку меню «Главная», в разделе «Шрифт» выбираем нужную гарнитуру, например, Times New Roman (см. рисунок).

Сразу же, не снимая выделения, задаем размер шрифта, например, 14. Весь выделенный текст теперь оформлен гарнитурой Times New Roman с 14-м кеглем. Сразу же можно придать тексту какой-либо цвет, например, черный. Это бывает небходимо, если части документа скопированы из разных 1ов и имеют разные цвета, а Вам нужен единый стиль. Если нужного цвета в палитре не нашлось, нажмите строчку «Другие цвета…». Выравнивание (влево, по центру, вправо, по ширине) задается в разделе «Абзац». Как правило, в больших документах применяют выравнивание по ширине.

Не пугайтесь, что заголовки и таблицы потеряли своё оформление. Мы займёмся ими чуть позже.

2. Устанавливаем поля

3. Задаём отступы первой строки и интервалы абзацев, включаем переносы

Переносы слов включаются на вкладке «Разметка страницы». Можно выбрать из трёх вариантов: «Нет» (по умолчанию выбран именно этот вариант), «Авто», «Ручная». Нажав кнопку «Параметры расстановки переносов», Вы получите доступ к более широким возможностям, вплоть до принудительной расстановки переносов.

В разделе «Абзац» можно установить промежутки между абзацами текста, отдельно до абзаца и после него. Напоминаю: наши манипуляции применяются к выделенному тексту, а если ничего не выделено, то только к тому абзацу, на котором стоит курсор. Как правило, выделив весь текст, в этих окошках я выставляю нули. Нажав на кнопку, помеченную на рисунке выше цифрой 1, мы попадаем на вкладку «Отступы и интервалы» диалогового окна «Абзац». В это же окно можно попасть, нажав аналогичную кнопку на вкладке «Главная» раздел «Абзац». Обратите внимание на кнопку «По умолчанию. «. Она делает заданные Вами параметры постоянными для всех новых документов.

Здесь можно установить междустрочный интервал (чаще всего одинарный) и отступ первой строки. Часто встречается ситуация, когда пустые промежутки, в том числе и отступы первой строки, задаются энным количеством пробелов, как на печатной машинке. Этот способ имеет один существенный недостаток: если текст имеет выравнивание по ширине (по обоим краям печатного листа), Word автоматически растягивает или сжимает пробелы между словами так, чтобы края текста были ровными, и в результате одинаковое количество пробелов занимает разное пространство. Посмотрите на рисунок ниже:

На нём явственно видно, что три пробела, которыми маркеры списка отделены от текста, занимают разное пространство на разных строчках. Чтобы избежать такого эффекта, следовало бы оформить текст как «Маркированный список» или, на худой конец, использовать знаки табуляции вместо пробелов. Однако подробнее о списках мы поговорим позже, на шаге 7.

Исходя из вышеизложенного, займёмся отступом первой строки. Обыкновенная его величина составляет 1,25 см. Его можно также установить вручную, перетащив верхний ползунок на горизонтальной линейке. Если линейки отсутствуют, их можно отобразить, поставив нужную галочку на вкладке «Вид».

4. Оформляем заголовки

Нажав на строчку «Изменить», мы получим доступ к быстрым настройкам форматирования, а нажав кнопку «Формат» в нижнем левом углу открывшегося окна, увидим меню, откуда можно настроить буквально всё.

Просматривая текст, применяем нужные стили к заголовкам, чтобы создать правильную иерархическую структуру документа. Это необходимо для автоматического создания оглавления. Рекомендуется также создавать отдельные стили для обычного текста, списков, оглавления содержания, эпиграфов, цитат и т.д. Создать новый стиль можно, нажав первую из трёх квадратных кнопочек в самом низу окна «Стили». Имена стилям лучше давать осмысленные, латинскими буквами, вместо пробелов пользоваться символом подчёркивания.

5. Ищем и удаляем лишние пробелы, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации

Немного о пробелах. Перед и после тире (—) обязательно ставятся пробелы (не путать с дефисом, который всегда стоит внутри слова и, соответственно, без пробелов с обеих сторон). Неразрывными пробелами соединяются (т.е. при необходимости переноса строки не разрываются, остаются единым блоком — либо на предыдущей строке, либо на новой) комбинации числа и обозначения (например, 5 м, 10 Мб, 13 сентября 1981 г., рис. 2.1), инициалы и фамилия, однобуквенные предлоги/союзы и последующее слово и др. Неразрывный пробел вводится комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Пробел. При указании сумм в евро (€) и долларах ($) указанные знаки ставятся перед суммой без пробела: $150.

6. Вставляем разрывы страниц в нужных местах

Если есть необходимость начинать новую главу или раздел с новой страницы, перед заголовком вставляют разрыв страницы комбинацией клавиш Shift+Enter. Другие виды разрывов можно найти на вкладке «Разметка страницы» —› кнопка «Разрывы» —› выбрать нужный разрыв страницы или раздела из раскрывающегося списка. Это послужит гарантией того, что заголовок останется на своём месте при изменении форматирования документа или увеличении/уменьшении объёма предыдущих глав или разделов. Убедитесь, что до и после разрыва нет лишних знаков абзацев, потому что они часто приводят к возникновению пустых страниц.

7. Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках

Как правило, в таблицах отступ первой строки не нужен. Выделяем весь текст таблицы, подведя указатель мыши к её левому верхнему углу и нажав на появившийся значок (см. рисунок ниже), и устанавливаем отступ первой строки равным нулю. После этого можно на 1-2 пункта уменьшить размер шрифта. Если Вы забыли, как это сделать, вернитесь к шагам 1 и 3. Чтобы снять выделение с таблицы, достаточно щелкнуть мышкой на пустом месте где-нибудь в стороне. Чтобы выделить отдельный столбец, подведите указатель мыши к верхнему краю нужного столбца, и, когда он примет вид толстенькой чёрной стрелки, направленной вниз, щёлкните один раз. Отдельные строки можно выделить, щёлкнув мышью на левом поле документа напротив нужной строки. А если щёлкнуть и потянуть, выделятся несколько строк (или столбцов). Выделив верхнюю строку таблицы, можно оформить заголовки столбцов, например, так: выравнивание по центру, начертание полужирное или полужирное курсивное.

Если таблица большая, имеет смысл вкючить повторение заголовков на каждой странице и запретить перенос строк на следующую страницу, так как разорванные строки, как правило, выглядят очень непривлекательно. Щёлкаем правой кнопкой мыши по первой строке таблицы, в появившемся контекстном меню выбираем пункт «Свойства таблицы», на вкладке «Строка» снимаем первую галочку и ставим вторую (см. рисунок ниже, цифра 2).

Если курсор стоит не на первой строке, вторая галочка будет недоступна. Перемещаться по строкам можно с помощью кнопок «Предыдущая строка» и «Следующая строка». Повторение заголовков столбцов можно также задать кнопкой «Повторить строки заголовков» (цифра 1 на рисунке выше).

8. Оформляем колонтитулы и номера страниц

9. Проверяем структуру документа.

Проще всего проверить её по схеме документа, которая включается на вкладке «Вид».

Удостоверяемся, что все заголовки отображаются как положено. Обратите внимание, если у Вас заголовки занимают две строки, например, так:

ГЛАВА 1

Подкрепление: лучше, чем вознаграждение

то для корректного отображения номеров и названий глав в будущем оглавлении после строки «Глава 1» знак абзаца (вставляемый клавишей Enter) необходимо заменить на перенос строки (Shift + Enter).

Приступаем к созданию оглавления.

10. Составляем оглавление, список иллюстраций, предметный указатель, список литературы

Оглавление составляется автоматически на основании стилей или уровня текста. Также есть возможность заполнить его вручную. Вкладка «Ссылки» —› раздел «Оглавление» —› кнопка с треугольной стрелочкой вниз «Оглавление» —› команда «Оглавление. «. В открывшемся окне можно выбрать один из уже определённых форматов (Из шаблона, Классический, Изысканный и т.д.); вид заполнителя между текстом и номером страниц (точки, дефисы, сплошная черта, пустота); количество уровней, включаемых в оглавление; кнопки «Параметры. » и «Изменить. » дают возможность настроить вид оглавления именно так, как Вам нужно. Уже вставленное оглавление можно обновлять как целиком, так и только номера страниц: правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, выберите команду «Обновить поле» и выберите нужный вариант.

Если в Вашем тексте есть, к примеру, масса терминов, которые Вы хотели бы вынести в конец документа, расставить по алфавиту и указать номера страниц, на которых встречается данный термин, то Word предоставляет замечательную возможность автоматического создания такого трудоёмкого списка, и называется он предметный указатель. Для его создания необходимо пометить в тексте каждое слово, которое должно быть включено в указатель: выделите нужный термин и на вкладке «Ссылки» в разделе «Предметный указатель» нажмите кнопку «Пометить элемент» и в открывшемся окне «ОК». После помечаемого слова Word вставит код вида . Этот код виден только в режиме отображения всех знаков и на печать не выводится. После того, как все нужные слова помечены, можно приступить к созданию собственно предметного указателя.

Ставим курсор в нужное место, нажимаем кнопку «Предметный указатель», помеченную на рисунке выше красненьким прямоугольничком, выбираем нужные настройки и жмём «ОК».

Сноски (примечания в самом низу страницы) вставляются кнопкой «Вставить сноску» из раздела «Сноски». Поставьте курсор после слова, к которому делается сноска, нажмите кнопку «Вставить сноску» и введите текст сноски. Концевые сноски отличаются только тем, что вставляются в конце документа (кнопка «Вставить концевую сноску»).

Автор: Ирина Булахова

Дата: 31.10.2011 г.

Источник

Поля в Ворде по ГОСТу

В статье приводятся конкретные правила и нормы оформления текста по госту и алгоритм действий в текстовом редакторе Ворд.

Если вы студент, владелец бизнеса или офисный сотрудник, то вам обязательно предстоит столкнуться с нормами гост в оформление работ. При подготовке очень удобно пользоваться редакторами. В Ворде можно прописать параметры поля, шрифта и заголовков по ГОСТу. Как это сделать описывается в этой статье.

Содержание:

Параметры страницы и текста по ГОСТ

Всероссийский институт научной и технической информации разработал нормативный документ, утверждающий порядок оформления ГОСТ 7.32-2019. Которому должны соответствовать: