Как оформлять термины и определения
Как оформлять термины и определения
ГОСТ Р ИСО 10241-1-2013
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЕ СТАТЬИ В СТАНДАРТАХ
Общие требования и примеры представления
Terminological entries in standards. Part 1. General requirements and examples of presentation
Дата введения 2015-01-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Закрытым акционерным обществом «Проспект» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 055 «Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле»
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Сентябрь 2020 г.
Введение
Для обеспечения того, что общение в конкретной области будет эффективным и трудности в понимании будут минимизированы, необходимо, чтобы различные участники использовали одни и те же понятия и концептуальные представления. Стандартизация терминов и определений является, таким образом, фундаментальной во всех работах по стандартизации.
Даже когда непосредственными результатами стандартизации являются одноязычные терминологические компоненты, для облегчения связи в науке и технологии, межкультурной связи, для обмена товарами и услугами, а также для формулировки политики и стратегии на национальном, региональном и международном уровнях, терминологическая работа должна быть многоязычной. Даже в странах только с одним официальным языком органы по стандартизации иногда готовят многоязычные терминологические статьи исходя из вышеуказанных целей.
Органы по стандартизации часто выбирают в качестве объекта стандартизации термины и определения и публикуют результаты как терминологические записи в стандартах. Настоящий стандарт подготовлен для обеспечения правил составления и структурирования подобных терминологических записей в стандартах; они основаны на принципах и методах, приведенных в ИСО 704.
ISO/TC 37 отвечает за стандартизацию принципов и методов при подготовке терминологических данных, относящихся в основном к понятиям (концептам) и терминам.
ISO/TC 12 и IEC/TC 25 отвечают за символы физических величин и единиц измерения. Зачастую они выводятся из терминов и похожи на сокращенную форму термина, хотя эти символы имеют дополнительную коммуникационную функцию. Они являются предметом рассмотрения стандартов ИСО 80000, МЭК 80000 и МЭК 60027.
ISO/TC 145 отвечает за общую координацию в работах по стандартизации графических символов, за исключением тех, которые относятся к документации на технические изделия. Данная работа подразумевает:
— стандартизацию графических символов, цветов и форм, когда эти элементы составляют часть сообщения, где символ предназначается для передачи (например, предупредительный знак), и
— установление принципов подготовки, координации и применения графических символов.
Несмотря на то, что в задачи ISO/TC 145 не входит стандартизация букв, цифр, синтаксических знаков, математических знаков и символов, а также символов для физических величин и единиц измерения, такие элементы могут использоваться как компоненты графического символа.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования к составлению и структурированию терминологических записей в стандартах, которые иллюстрируются терминологическими статьями в документах ИСО и МЭК. Термины и другие обозначения, встречающиеся в терминологических статьях, могут включать в себя буквы, цифры, математические символы, топографические знаки и синтаксические знаки (например, знаки препинания, дефисы, круглые скобки, квадратные скобки и другие соединительные или разделительные знаки). Иногда начертание шрифта (например, жирного, курсива, жирного курсива или других условных обозначений по стилям) регулируется соглашениями, специфичными для конкретного языка, области или дисциплины. Термины могут включать в себя также стандартизованные символы (которые могут быть независимыми от языка или гармонизированными на международном уровне, например, символы для физических величин и единиц измерения, а также графические символы), за которые отвечают различные комитеты ИСО и МЭК.
Настоящий стандарт основывается на принципах и методах, приведенных в ИСО 704, и предоставляет правила как для одноязычных, так и многоязычных терминологических статей в стандартах и их указателях.
Настоящий стандарт применим ко всем стандартам, содержащим терминологические статьи. В нем не рассматриваются административные процедуры или технические спецификации, требуемые органами по стандартизации для подготовки терминологических стандартов.
Поскольку правила представления и верстка по своей природе тесно привязаны к набору символов и правилам публикации органа по стандартизации, они в настоящем стандарте рассматриваются только на абстрактном уровне. Примеры и правила типичной верстки и представления текста в документах приводятся в справочных целях в приложении А.
2 Нормативные ссылки
ISO 639 (all parts), Codes for the representation of names of languages (Коды для представления названий языков)
ISO 3166 (all parts), Codes for the representation of names of countries and their subdivisions (Коды для представления названий стран и единиц их административно-территориального деления)
ISO 12199, Alphabetical ordering of multilingual terminological and lexicographical data represented in the Latin alphabet (Алфавитный порядок многоязычных терминологических и лексикографических данных, представленных в латинском алфавите)
3 Термины и определения
В настоящем стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями.
В связи с тем, что большинство перечисленных здесь терминологических записей было выбрано из других стандартов, полные системы понятий не представляются. Терминологические записи, таким образом, представляются в смешанном порядке.
Терминологические статьи форматируются здесь в соответствии с текущими правилами ИСО для представления терминологических стандартов (см. приложение А) и с подходящими соглашениями относительно области определения. Поэтому термины с перекрестными ссылками выделяются курсивом, за которым следует их номер статьи в настоящем стандарте или указание источника (для терминов, определенных в другом стандарте).
3.1 Стандартизация терминов и определений
3.1.1 терминологический стандарт (terminology standard): Стандарт, который распространяется на термины (3.4.1.1.2), обычно сопровождаемые определениями (3.4.2.1) и иногда пояснительными примечаниями, иллюстрациями, примерами и др.
3.1.2 терминологическая статья (terminological entry): Часть терминологической совокупности данных (ИСО 1087-2:2000, 2.21), которая содержит терминологические данные (3.1.3), относящиеся к одному понятию (3.2.1).
3.1.3 терминологические данные (terminological data): Данные, относящиеся к понятиям (3.2.1) или к их обозначениям (3.4.1.1.1).
3.1.4 категория данных (data category): Результат спецификации определенного типа терминологических данных (3.1.3).
3.2 Понятия и их систематизация
3.2.1 понятие, концепт (concept): Единица знаний, созданная уникальным сочетанием характеристик (ИСО 1087-1:2000, пункт 3.2.4).
[ИСО 1087-1:2000, пункт 3.2.1]
3.2.2 поле понятий (concept field): Неструктурированный набор тематически связанных понятий (3.2.1).
[ИСО 1087-1:2000, пункт 3.2.10]
3.2.3 система понятий (concept system; system of concepts): Набор понятий (3.2.1), структурированных на основании связей между ними.
[ИСО 1087-1:2000, пункт 3.2.11]
3.2.4 систематическая упорядоченность, систематическая расстановка (systematic order; systematic arrangement): Порядок терминологических статей (3.1.2), отражающий основополагающую систему понятий (3.2.3).
3.2.5 смешанная упорядоченность, смешанная классификация (mixed order; mixed arrangement): Соответствующий предпочтениям органа по стандартизации порядок терминологических статей (3.1.2), сгруппированных под заголовками, отражающими основополагающую систему понятий (3.2.3).
3.2.6 специфичная для языка упорядоченность (language-specific order): Порядок терминологических статей (3.1.2) в соответствии с соглашениями об упорядочении, специфичном для данного языка или набора символов (3.4.2.4).
3.3 Предметная область и тематика
3.3.1 область знаний, предметная область (domain; subject field): Область специальных знаний.
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP
AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION
OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS
1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
3. Термины и определения
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.