Как оформляется приложение по госту
Как оформить приложения в дипломной работе ГОСТ 2021
Дипломная работа требует серьезного отношения и внимательности при написании. Студенту необходимо постоянно обращаться к разным правилам и требованиям ГОСТ, чтобы правильно оформить ВКР.
В первую очередь проверяющие выпускную работу обращают внимание на соблюдение всех норм и Госстандарта. Поэтому каждая глава диплома подвергается тщательной проверке. Многие студенты не знают, как правильно добавлять в раздел «Приложения» иллюстрации, схемы, диаграммы и графики. Поэтому допускают множество ошибок.
Сегодня мы расскажем, как оформить приложения в дипломной работе согласно ГОСТам. Прочитайте нашу статью до конца, что получить все ответы на вопросы.
Что такое приложения в дипломной работе?
Когда нужны приложения в дипломе?
Являются ли приложения обязательной частью дипломной работы?
Как оформлять приложения в дипломной работе по ГОСТу 2021
‒ Оформление таблиц в приложении
‒ Оформление рисунков в приложении
‒ Оформление схем, диаграмм в приложении
Пример оформления приложений в дипломной работе
ВИДЕО: Как самостоятельно оформить диплом по ГОСТу?
Проверяют ли приложения на Антиплагиат? Методы обхода Антиплагиата
Что такое приложения в дипломной работе?
Приложения в дипломной работой являются сопроводительным материалом. Обычно он выражается в картинках, чертежах, схемах, графиках и диаграммах.
Такие иллюстрации помогают раскрыть рассуждения или тезисы, выдвинутые исследователем в работе. Также это может быть доказательством и опорой для подведения каких-либо результатов и выводов.
Приложения обычно создаются самим студентом при написании работы. Их можно выполнить в программе WORD, EXCEL и т.п. Можно воспользоваться графическими редакторами, либо скачать картинку из интернета. Студентам некоторых технических специальностей требуется производить расчеты и чертежи от руки. Все это будет считаться приложением, ведь подается такой материал в виде иллюстрации.
Таким образом, приложения в дипломной работе – это дополнение текстового материала для раскрытия темы и доказательства суждений.
Оплата заказа производится после того, как вы убедитесь в эффективности программы кодировки. Ваш текст никак не изменится. Проверьте работу на плагиат в преподавательской системе.
Поможем оформить дипломную работу по ГОСТ, чтобы пройти нормоконтроль с первого раза. Соблюдаем все правила и требования к оформлению по вашей методичке, работаем круглосуточно.
Когда нужны приложения в дипломе?
Приложения в дипломе нужны не всегда. Не каждый студент берется дополнять свою работу различными иллюстрациями. К примеру, гуманитарные факультеты не предъявляют требований к наличию приложений в ВКР. Дело в том, что теоретические рассуждения редко подкрепляются практическими доказательствами. Поэтому философы, филологи, журналисты редко используют нетекстовые материалы в своих научных работах.
Другое дело – технические направления и экономический факультет. Здесь обязательно нужно проводить расчеты, разрабатывать модели и схематично представлять примеры. Поэтому студентам важно знать, как оформить приложения в дипломе.
Иногда студент не знает, нужно ли ему использовать приложение в своей дипломной работе. Вы можете обсудить это со своим научным руководителем. Он обязательно подскажет, есть ли необходимость в сопроводительном материале и как лучше его добавить.
Являются ли приложения обязательной частью дипломной работы?
Приложения не являются частью дипломной работы. Это всего лишь дополнительное объяснение и наглядное представление вашей ВКР. Обычно графические иллюстрации и рисунки не входят в общий объем работы. Они добавляются в отдельный раздел «Приложения». Но при этом нигде нет правила о запрете добавления иллюстраций в основной текст.
Поэтому вставить изображение посреди основного содержания можно, если правильно при этом оформить приложение в дипломе. Тогда, конечно, общий объем работы увеличится. Однако будьте внимательны, чтобы размер картинки не превышал половины страницы. В ином случае проверяющие могут снизить оценку за работу. Посчитают, что вы специально добавили приложения в свой текст.
Вам нужно тщательно отбирать те иллюстрации, которые вы используете в своей ВКР. Они должны нести фактическую информацию. Если это графический материал, то он должен иметь реальные цифры, которые подтверждаются в вашем исследовании. К примеру, диаграмма, которая показывает распределение расходов в семье из трех человек.
Вы должны провести какое-либо исследование, использовать научные методы, допустим, социальный опрос. Только подведя какие-то результаты опроса, можно показывать их графически.
Поэтому если в вашей работе нет каких-либо фактических данных, то не используйте приложения. За лишние приложения оценку вам не повысят, а даже, наоборот, занизят.
После отбора приложений в дипломной работе, необходимо их правильно оформить по ГОСТ. Давайте узнаем, как это сделать.
Как оформлять приложения в дипломной работе по ГОСТу 2021
Понять, как оформлять приложения в дипломной работе по ГОСТу, не сложно. Достаточно лишь следовать общим правилам и соблюдать отдельные требования.
Обычно для иллюстраций используют листы формата А4. Тогда все дополнительные наглядные материалы подшиваются к основному тексту. В редких случаях допускаются форматы А3 и А1 для чертежей.
В таком случае студенту необходимо использовать специальную папку или тубус. Обязательно нужно подписать их, чтобы приложения не потерялись на кафедре или в деканате.
Глава «Приложения» указывается в оглавлении. Также каждый рисунок подписывается в содержании на отдельной строчке.
Это связано с тем, что каждое изображение должно располагаться на отдельном листе. Схематично все страницы абсолютно идентичны друг другу.
Наверху каждой страницы указывается заголовок «ПРИЛОЖЕНИЕ» заглавными буквами, а также ставится буквенное обозначение. Можно использовать любые заглавные русские буквы, кроме Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы. Также можно использовать латинские буквы, за исключением I, O.
Лучше использовать буквенные обозначения по алфавитному порядку. Если закончились буквы, то можно перейти на арабские цифры, но такое допускается в крайних случаях.
После этого вы добавляете свой рисунок. Обычно изображение растягивается почти на весь лист. Однако если качество картинки страдает, то лучше разместить его по центру страницы. Внизу по центру указывается наименование рисунка.
Все иллюстрации, диаграммы, схемы, чертежи и графики подписываются как «рисунки». Поэтому в наименовании всегда первым делом пишется обозначение «рисунок», а затем индекс из двух чисел. Первая цифра указывает на раздел дипломной работы, где упоминается приложение, а вторая цифра – на порядковый номер изображения.
Через тире можно указать полное название, которое вы указали в основном тексте дипломной работы. Также в скобочках напишите ссылки на источники или добавьте комментарий к картинке.
Если вы хотите добавить таблицы, графики, схемы внутрь основного текста, то вам нужно сначала сослаться на приложение. К примеру: «Приведем для наглядности примера график распределения объема перевозок за предыдущий год». А затем подписываете рисунок снизу по центру страницы.
Если вы хотите сослаться на приложение, то вам нужно только указать его номер. К примеру: «Объем продаж за период с мая 2018 года по май 2019 года приведен в Приложении А».
Таким образом, теперь вы знаете общие правила, как оформить приложения в дипломной работе. Теперь давайте рассмотрим разные виды приложений, как их нужно правильно создавать и оформлять.
Оформление таблиц в приложении
Правильное оформление таблиц в приложении может занять некоторое время.
Советуем вам использовать дополнительную вкладку в приложении ВОРД, либо использовать ЕКСЕЛЬ для удобства. Так, вы сможете скопировать или заскринить готовую картинку, перенести таблицу без смещения.
Введите все свои данные в таблицу. Соблюдайте общий масштаб и размер, чтобы границы не выходили за край поля листа. Вам нужно выполнить четкие контуры, а также соблюдать требования ГОСТ к шрифту. Используйте шрифт Times New Roman, 14 кегль, черный цвет.
Если вам не хватает одной страницы, то разделите таблицу на 2 листа. Для этого используйте функцию ВОРД «разрыв страницы». Это поможет ровно перенести часть таблицы.
Обязательно подпишите первую часть под картинкой. А затем подпишите вторую: «Продолжение предыдущей таблицы».
Теперь вы знаете, как правильно оформить таблицы в приложении дипломной работы.
Оформление рисунков в приложении
Оформление рисунков в приложении диплома ничем не отличается от предыдущего. Разница лишь в источнике.
Когда мы говорим о рисунках в приложении, то имеем ввиду не все графические иллюстрации, а конкретные изображения, картинки, фото, чертежи.
Они могут быть созданы рукой самого исследователя, либо скачены из интернета. Если вы использовали заимствованное изображение, то обязательно укажите ссылку на источник. В ином случае рисунок будет считаться плагиатом.
Перед скачиванием картинки обратите внимание на размер и качество. Помните, что вам нужно растянуть изображение почти на всю страницу. Также тщательно изучите рисунок на момент вводных знаков. Это специальные подписи и символы, которые практически не заметны на фото. Однако именно они выдают плагиат.
Распечатывайте картинки на цветном принтере, если вам важно показать какую-либо картину, либо цветное изображение. Если вам нужны качественные контуры и четкость деталей – используйте лазерный принтер.
Если вы самостоятельно рисуете или чертите, то подписывать приложение нужно так, как вас учили. Для этого добавляется специальная шапка, куда вписываются все данные о рисунке.
Таким образом, оформить рисунки в приложении диплома можно по-разному. Однако вы обязательно должны указывать название иллюстрации.
Оформление схем, диаграмм в приложении
Схемы и диаграммы в приложении можно оформить так же, как и схемы.
Для их создания вам понадобится использовать функции ВОРД. Найдите в открытой программе, на верхней панели инструментов, вкладку «Вставка». Здесь вы можете использовать инструменты «Диаграмма», «Фигуры» и «SmartArt».
С помощью них вы можете выбрать любой вид диаграммы и схем. Об этом вы можете узнать в методичке на кафедре. Именно там прописано, какой именно вид диаграмм разрешается.
Создайте изображение и введите числовые данные.
Не забудьте сверху указать буквенный номер приложения, а внизу подписать название рисунка.
Так, вы сможете не только правильно создать схемы и диаграммы, но и правильно оформить приложение в дипломной работе.
Пример оформления приложений в дипломной работе
Давайте рассмотрим разные примеры оформления приложений в дипломной работе.
Не забывайте использовать методичку, когда заполняете общую форму схемы или графика.
ВИДЕО: Как самостоятельно оформить диплом по ГОСТу?
После того, как вы подготовили всю дипломную работу, рекомендуем вам проверить соблюдение всех требований ГОСТ. Чтобы быстрее оформить диплом по ГОСТу, посмотрите наше видео.
Мы собрали для вас все правила, которые нельзя нарушить при оформлении ВКР.
Проверяют ли приложения на Антиплагиат? Методы обхода Антиплагиата
Приложения на антиплагиат проверяются вместе со всей дипломной работой. Сами иллюстрации не проходят сканирование программы проверки на уникальность. Однако обрабатываются наименования рисунков как текстовой материал.
Чтобы пройти допустимый порог оригинальности диплома, вам нужно набрать не менее 60-70%. Воспользуйтесь бесплатным сервисом Антиплагиат ру. Зарегистрируйтесь на официальном сайте, чтобы войти в личный кабинет.
Бесплатная версия Антиплагиат ру позволяет проверить работу на плагиат через открытые источники сети. Это значит, что большинство закрытых электронных библиотек, научных журналов и издательств недоступны. Поэтому можно ориентироваться на полученный показатель оригинальности, но не доверять ему полностью.
Она проводит поиск плагиата по таким библиотекам и архивам, как: РГБ, Кольцо вузов, E-library и т.д. Всего насчитывается около 30 модулей поиска плагиата. Более подробно об этом вы можете прочитать в нашей статье « Модули в Антиплагиат ВУЗ: что это и какие они бывают ».
95% университетов используют данную систему для проверки студенческих работ на заимствования. Данная система скрыта от свободного доступа в сети и доступна только для сотрудников учебных заведений. Поэтому самостоятельно проверить свою работу заранее в преподавательском сервисе практически невозможно.
Есть возможность воспользоваться услугой от анти-антиплагиат.рф. На нашем сервисе вы можете заказать проверку документа через Антиплагиат ВУЗ. Для этого перейдите по ссылке « проверить уникальность » на страницу для заказа.
Обработка документа займет буквально пару минут, после чего вы сможете быть уверены в прохождении допустимого порога самостоятельности текста.
Если результат оказался заниженным, то не спешите расстраиваться. Существуют бесплатные методы, которые помогут вам повысить уровень антиплагиата.
Если ни один из бесплатных методов вам не подходит, обратитесь на сервис анти-антиплагиат.рф. Здесь вам предоставят профессиональное повышение оригинальности дипломной работы. Нажмите на кнопку « повысить уникальность » и переходите на страницу для заказа.
Некоторые тонкости оформления приложений
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи
Зачем оформляют отметку о приложении
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.
Пример 2. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)
Пример 3. Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
Пример 4. Раздел «Приложения» в тексте договора
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Пример 5. Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Пример 6. Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом
Пример 7. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Пример 8. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения
Пример 9. Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)
Пример 10. Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пример 11. Содержание многостраничного приложения
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?
Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.
Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:
Пример 12. Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)
Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!
Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:
Пример 13. Отметка о приложении на обособленном электронном носителе в ГОСТ Р 7.0.97-2016
Приложение: CD в 1 экз.
Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).
Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):
Пример 14. Упоминание приложения в тексте сопроводительного документа и его описание в отметке о приложении
. Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)».
Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб
Пример 15. Отметка о приложении
Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.
Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:
Пример 16. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 17. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, названным в тексте документа (как в Примере 14)
Пример 18. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, не названным в тексте документа (как в Примере 16)
Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.
CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».
А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.
При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.
При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.