Как обосновать приобретение автомобиля для руководителя
Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора: как оформить для целей налогообложения
Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Документами, подтверждающими использование автомобиля для производственных и управленческих нужд организации, могут быть путевые листы, должностная инструкция директора и др.
Обоснование позиции:
В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом в целях главы 25 НК РФ признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.
Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях главы 25 НК РФ понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.
Стоимость основных средств погашается посредством начисления амортизационных отчислений, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль равномерно в порядке, предусмотренном статьями 258-259.3, пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ.
Таким образом, расходы, связанные с приобретением автомобиля, списываются в налоговом учете посредством начисления амортизационных отчислений (письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).
В то же время для признания в целях налогообложения прибыли произведенные организацией расходы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:
1) экономически обоснованы;
2) документально подтверждены;
3) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований, то он для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
В то же время, как указывает Минфин России, расходы налогоплательщика должны соотноситься с характером его деятельности, а не с фактом получения прибыли (смотрите письма Минфина России от 19.12.2011 N 03-03-06/1/833, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/578, от 25.08.2010 N 03-03-06/1/565, от 21.04.2010 N 03-03-06/1/279, ФНС России от 21.04.2011 N КЕ-4-3/6494).
Конституционный Суд РФ в своих определениях от 04.06.2007 N 320-О-П и 366-О-П разъяснил основные моменты, связанные с толкованием понятий обоснованности и экономической оправданности расходов и применением норм ст. 252 НК РФ:
расходы оправданы и экономически обоснованы, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель деятельности, а не ее результат;
все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказывать их необоснованность должны именно налоговые органы.
Вместе с тем Конституционный Суд РФ указал, что нормы, содержащиеся в ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (смотрите также письмо Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/882).
Под документально подтвержденными расходами в соответствии с четвертым абзацем п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов.
Вами правильно было замечено, что из имеющихся в организации документов должно следовать, что приобретенный автомобиль используется в интересах организации, в служебных, производственных целях, для управленческих нужд. Например, на служебном автомобиле директор по развитию бизнеса может ездить на деловые встречи, переговоры, в госорганы, банк.
По мнению Минфина России и налоговых органов, документом, который подтверждает использование автотранспорта в производственных целях, является путевой лист (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).
Заметим, Минфин России в письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указал на то, что «отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции» (смотрите также постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/15 по делу N А40-108772/2014).
В письмах УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413@, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186 отмечено, что помимо путевых листов документами, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях приобретенного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно, могут являться договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), акты о показаниях спидометров и т.д.
По нашему мнению, документами, подтверждающими использование автомобиля в интересах организации, в первую очередь, могут быть оформленные должным образом путевые листы и должностная инструкция директора (например, если его работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями) и др.
Например, в постановление ФАС Московского округа от 17.08.2009 N КА-А40/7936-09 судами установлено и подтверждается материалами дела, что экономическая целесообразность использования в производственной деятельности служебного автотранспорта (в том числе представительского класса) обусловлена объемной договорной деятельностью и видами деятельности предприятия, которое осуществляет оперативное взаимодействие с отраслевыми диспетчерскими управлениями, службами и профильными центрами, информационно-технологическое взаимодействие с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, издает периодическое печатное издание, отдельные графические и фотографические материалы, оказывает услуги по производству, размещению и распространению рекламы, участвует в специализированных выставках, ярмарках, конференциях, семинарах и конкурсах и т.д. В результате суды сделали вывод об экономической целесообразности понесенных предприятием расходов на содержание и ремонт автотранспортных средств.
Полагаем, организация может использовать также аргументацию, что приобретенный автомобиль бизнес-класса необходим для повышения деловой репутации общества, для статуса компании в глазах партнеров (потребителей, в том числе потенциальных). При этом обосновать свою аргументацию организации лучше в письменном виде в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении и т.п.). Также в трудовом договоре (в дополнительном соглашении к нему) лучше оговорить условия предоставления должностному лицу (директору по развитию бизнеса) автомобиля (постановления ФАС Московского округа от 16.12.2009 N КА-А40/14090-09-П, ФАС Западно-Сибирского округа от 25.09.2006 N Ф04-5366/2006(25680-А27-15)).
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет приобретения основных средств за плату;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Форма соглашения об изменении условий трудового договора и порядок его заключения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Покупка авто премиум-класса: как обосновать расходы?
Налоговый риск дорогостоящих активов — это снятие расходов по налогу на прибыль и отказ в вычетах по НДС.
Как обосновать расходы для избежания претензий проверяющих?
1. Обосновываем деловую цель.
Для этого готовим Локальный нормативный документ (например, положение об использовании служебного транспорта) и Приказ за подписью руководителя, в котором:
о приобретении автомобиля
г. Москва «__» _____ 2020 года
1. В целях поддержания делового имиджа и репутации Компании «Н» приобрести легковой автомобиль бизнес-класса марки _____________.
Автомобиль необходим для поездок генерального директора ___________ на переговоры, деловые встречи и подписание контрактов с заказчиками. Средняя продолжительность поездки составляет ______ часов день. Для обеспечения комфортных условий, автомобиль должен быть оборудован __________________________.
2. Ответственным за приобретение автомобиля назначить ведущего специалиста отдела хозяйственных операций ______________________.
3. После приобретения автомобиль передать в пользование на срок ______ генеральному директору Компании «Н» на основании акта приема-передачи автомобиля.
4. Генеральному директору __________________ обеспечить использование автомобиля исключительно в деловых целях, указанных в настоящем Приказе и в соответствии с Положением «Об использовании служебного автотранспорта».
5. Ответственным за исполнение настоящего Приказа назначить _____________.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Компании «Н» _________________.
Генеральный директор Компании «Н» _______________
С Приказом ознакомлены:
2.Подписываем с ответственным сотрудником Акт приема-передачи автомобиля
3. Доказываем, что автомобиль используется в производственной деятельности. Для этого:
Как обосновать приобретение автомобиля для руководителя
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Минфин России рассказал, как обосновать затраты на покупку топлива для служебного автомобиля в целях налога на прибыль
 |
| AndreyPopov / Depositphotos.com |
В связи с тем, что Налоговый кодекс не устанавливает правила определения обоснованности расходов на содержание служебного транспорта, при определении обоснованности осуществленных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Такие разъяснения содержатся в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 22 марта 2019 г. № 03-03-07/19283. Финансисты отметили, что вышеуказанные расходы не подлежат нормированию (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Добавим, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций можно учитывать только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Можно ли учесть в расходах стоимость невозвратного билета в случае отмены командировки? Узнайте из материала «Налогообложение невозвратных билетов и штрафов в случае отмены командировки» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет- версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Напомним, что в целях НДС и налога на прибыль приобретение работникам смартфонов необходимо обосновать.
Как учитываются расходы на служебный автомобиль
Использование в компании автомобилей связано с разнообразными тратами. Недостаточно просто приобрести машину и в последующем эксплуатировать ее без дополнительных вложений. Как правильно учесть расходы при налогообложении прибыли, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухучета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
В соответствии с абзацем 2 пункта 1 статьи 935 Гражданского кодекса и пунктом 1 статьи 4 Федерального закона от 25 апреля 2002 года № 40-ФЗ владельцы автомобилей обязаны страховать риск своей гражданской ответственности, который может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортного средства.
Страховка
Страхование риска утраты, повреждения автомобиля производится по договору КАСКО (п. 1, подп. 1 п. 2 ст. 929 ГК РФ). При налогообложении прибыли предприятия включают в расходы свои свои траты на добровольное и обязательное страхование в качестве расхода, связанного с производством и реализацией, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 253 НК РФ. При этом расходы по ОСАГО включаются в состав прочих расходов в размере страховой премии, рассчитанной страховщиком в соответствии с государственными тарифами, определенными страховщиком с учетом требований, установленных Банком России. Расходы же на КАСКО учитываются в размере фактических затрат.
Расходы на ремонт автомашин, которые возникли у организации, необходимо рассматривать как прочие траты, которые признаются для целей налогообложения прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
На основании пункта 6 статьи 272 НК РФ расходы по ОСАГО и КАСКО по договорам, заключенным на срок не более одного отчетного периода, учитываются в момент их уплаты. Если же по условиям контракта предусмотрена уплата страхового взноса разовым платежом, а договор заключен на срок более одного отчетного периода, то траты признаются равномерно в течение срока действия соглашения пропорционально количеству календарных дней его действия в отчетном периоде. Если по условиям контракта предусмотрена уплата страховой премии в рассрочку, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия этого договора в периоде. При этом указанные расходы на ОСАГО и КАСКО, как и любые другие траты, должны соответствовать положениям статьи 252 НК РФ. А именно, они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Прохождение техосмотра
Согласно пункту 11 Основных положений по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 года № 1090, запрещается эксплуатация автомобилей, не прошедших техосмотр. При этом подразумевается проверка технического состояния машин, в том числе их частей, предметов их дополнительного оборудования, на предмет их соответствия обязательным требованиям безопасности. Только после выдачи соответствующего заключения автомобили могут быть допущены к участию в дорожном движении (ст. 1 Федерального закона от 1 июля 2011 г. № 170-ФЗ). Что касается налогообложения, то подпунктом 11 пункта 1 статьи 246 НК РФ установлено, что расходы на содержание служебного автомобиля относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываются при расчете налога на прибыль на дату подписания первичного документа, подтверждающего оказание услуг (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Покупка ГСМ
Расходы на приобретение горючего, так же как и указанные выше затраты, включаются в сумму прочих расходов на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Законодательством не предусмотрено их нормирование, а также не установлены правила определения обоснованности таких трат. Довольно долго вопрос о нормировании расходов на ГСМ оставался спорным. Согласно последним разъяснениям Минфина (письма от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875, от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12) при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебной машины фирма может ссылаться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которые утверждены Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Таким образом, если компания не относится к автотранспортным предприятиям, то она может, но не обязана нормировать расходы на ГСМ. При учете расходов на приобретение топлива важно учитывать, что эти траты подтверждаются путевым листом, форму которого компания может разработать сама. Главное, чтобы были учтены требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Или же бухгалтер с целью минимизации налоговых рисков может настоять на использовании типовой формы, которая введена в действие Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78.
Ремонт автомобиля
Расходы на ремонт автомашин, которые возникли у организации, необходимо рассматривать как прочие траты, которые признаются для целей налогообложения прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). Пунктом 3 статьи 260 НК РФ установлено, что для обеспечения в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта автомобилей организация вправе создать специальный резерв под предстоящие работы. Порядок создания резерва установлен статьей 324 НК РФ. Если фирма решит сформировать резерв, то она обязана рассчитывать отчисления в него, отталкиваясь от совокупной стоимости основных средств. Порядок ее расчета установлен пунктом 1 статьи 324 НК РФ и нормативом отчислений. Решение о создании резерва на такой ремонт, а также норматив отчислений в него необходимо зафиксировать в учетной политике.
Внимание к группировке
В аналитическом учете компания обязана рассчитывать сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, в том числе стоимость запасных частей и расходных материалов, которые используются для ремонта, трат на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и иных расходов, связанных с проведением ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними организациями. Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт автомобилей в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последнее число соответствующего отчетного налогового периода. Сумма фактических трат на проведение ремонта машины будет списываться за счет средств указанного резерва. Если лимит резерва превышен, то остаток затрат будет включен в сумму прочих расходов на дату окончания налогового периода. Если он, наоборот, меньше, то сумма на последнюю дату текущего налогового периода для целей налогообложения включается в состав доходов налогоплательщика. Если в соответствии с учетной политикой и на основании графика проведения капитального ремонта основных средств организация осуществляет накопление средств для финансирования указанного ремонта дольше одного года, то на конец текущего года остаток средств не подлежит включению в состав доходов для целей налогообложения.
Автомобильные шины
Учет шин зависит от того, когда они были установлены на автомобиль: в момент его приобретения или позже. В первом случае их цена отдельно не учитывается, а включается в первоначальную стоимость автомобиля на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, соответственно, расходы признаются в налоговом учете через механизм амортизации. Во втором же случае у фирмы есть два варианта учета стоимости автомобильных шин: в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ или же в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Выбранный вариант учета необходимо закрепить в учетной политике. При втором варианте учета стоимость неамортизируемого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме в момент его ввода в эксплуатацию или в течение более чем одного отчетного периода с учетом срока его использования или иных экономических показателей (что также необходимо определить в учетной политике).
Парковка
Расходы на платные парковки, как и любые другие траты, должны быть экономически обоснованными. Например, затраты на оплату штрафстоянки автомобиля в результате совершения водителем противоправного действия опасно учитывать в расходах. В иных случаях траты на парковку могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Еще один вариант учета – в сумме арендных платежей на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на парковку учитываются на дату подписания акта оказанных услуг либо на дату утверждения авансового отчета.
Дооборудование автомобиля
Сразу хотелось бы отметить, что налоговые органы не всегда соглашаются с учетом подобных затрат в расходах при налогообложении прибыли, считая их экономически необоснованными. Однако, как указал Конституционный суд, налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности, а также не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
Траты на парковку могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Об этом сказано в Определении КС РФ от 4 июня 2007 года № 320-О-П. С указанным согласен и Минфин, например, в письме от 26 мая 2015 года № 03-03-06/1/30165. Формируемая ВАС РФ судебная практика основывается на презумпции экономической оправданности совершенных налогоплательщиком операций и понесенных по этим операциям затрат. Эту позицию арбитры озвучили в Определении Конституционного суда РФ от 16 декабря 2008 года № 1072-О-О.
Бремя доказывания необоснованности расходов фирмы возложено на налоговые органы (п. 2.2 Определения Конституционного суда РФ от 19 октября 2010 г. № 1422-О-О). Компания не обязана подтверждать учитываемые для целей налогообложения расходы. Об этом ФАС Московского округа сообщил в Постановлении от 1 августа 2014 года № А40-98472/13.
Так, например, суды признают расходы на приобретение и установку автомагнитол и автоколонок экономически обоснованными (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 1 июня 2011 г. № А53-15050/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 9 октября 2006 г. № А27-2885/05-2). Данные затраты являются расходами, связанными с охраной труда, и учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Затраты на установку навигатора, видеорегистратора, газобаллонного оборудования не могут признаваться расходами на модернизацию (дооборудование) автомобиля, так как не происходит изменения технологического, служебного назначения автомобиля, связанного с повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
В зависимости от стоимости оборудования оно учитывается в составе основных средств на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, а расходы признаются через механизм амортизации либо в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.