как назначать встречи по телефону
Как назначить встречу клиенту по телефону
Сегодняшняя статья будет посвящена такой актуальной теме: как назначить встречу клиенту по телефону. Для многих бизнесов эта тема актуальна, в общем речь пойдет о том как вести разговор правильно и не сливать клиента.
Частично эта тема раскрыта в этой статье: холодные звонки.
Для тех, кто хочет знать еще больше, быть более эффективным и научиться самостоятельно писать скрипты холодных звонков данная информация будет особенно полезна.
Скрипт холодного звонка для назначения встречи:
Шаг No1. Чтобы привлечь внимание, задайте вопрос.
Мы с вами знаем, что есть закрытые вопросы, открытые и манипулятивные. В данной ситуации нам нужен, так называемый, “ДА-вопрос” (закрытый), когда мы твердо уверены, что знаем какой ответ услышим.
– “Здравствуйте, это Компания “Печенька?”
– ответ “да”, но среди читателей найдется тот, кто скажет, мол, а что если на том конце провода представились лично и назвали компанию? Мой ответ будет таков – неважно. Значит задайте вопрос,
– “Здравствуйте, это та Компания “Печенька”, которая уже более пяти лет на рынке?”
– ответ “да”. В случае с топовыми компаниями, где обработка входящих звонков автоматизирована, просто перейдите ко второму шагу.
Шаг No2. Экономьте время – говорите с ЛПР.
Я скажу коротко, все что вы заработаете, вы можете потратить и заработать снова, вы можете жениться, развестись и жениться снова, вы вообще ВСЕ можете… Но не можете только одного – вернуть время. Именно поэтому, я призываю конкретно вас, и всех кто занимается на моих тренингах – экономьте свое время! И именно поэтому, говорите только с лицом принимающем решение! Это, часто, директор, руководитель какого-то конкретного отдела, департамента и т.д.
– “Отлично! Соедините меня с директором, кстати, как его зовут?”
– ответ “Иван Иваныч, соединяю”. Вы удивитесь, как часто будете слышать этот ответ, если ваша фраза будут звучать именно так, важно выделить голосом слово “кстати” и еще более важно закончить фразу конкретным вопросом.
– ответ “Иван Иваныч, как вас представить?” Справедливый встречный вопрос, представляетесь вы только одним способом “Имя, Компания” и снова задаете нужный вам вопрос – “А я с кем говорю?” – изобличите человека на том конце провода, употребляйте его имя. Или – “Так как мне его услышать?” – гните свою линию.
– ответ “по какому вопросу?” – ответ только один – ” Я звоню вашему директору, чтобы назначить встречу. Давайте уточним, когда это будет наиболее удобно для него?” – всегда закрываете свой ответ или фразу вопросом.
Шаг No3. Необходимость встречи очевидна.
Если вам не удалось убедить секретаря ( “фильтр”) сразу, ищите причину в себе: голос, тон? Насколько вы уверены в себе и своем продукте/услуге? Чаще всего неопытные менеджеры по продажам спотыкаются именно здесь, не сумев определить истинное возражение обозначил фильтр или оно всего лишь ложное. Я очень жестко караю своих менеджеров, когда они начинают придумывать причины по которым клиент не захотел с ними общаться.
Есть только одно возражение, которое я принимаю всерьез, это “Пошел в ж@пу”, но и тут, что называется сходи и вернись Как работать с возражениями подробно написано здесь, а сейчас вашей задачей является обозначить причину по которой встреча необходима в первую очередь для директора, а уж потом для вас.
– “Здравствуйте, Иван Иваныч, это (Имя, Компания)! Я звоню вам для того, чтобы назначить встречу.
В ходе которой расскажу о том как:
а) Ваша компания может использовать наши ресурсы для получения дополнительной прибыли;
б) Ваша компания может сэкономить, получив наши ресурсы на взаимовыгодных условиях;
Вам удобно встретиться сегодня или завтра?” – основная задача описать максимально конкретно, что получит компания-оппонент от вашего взаимодействия, а заканчиваем фразу “ложным выбором” – или/или. Приведу пример, ребенок не любит купаться, глупый взрослый заставляет лезть в ванну или подкупает какой-нибудь штукой-дрюкой, а умный взрослый говорит : – ” малыш, ты сегодня будешь купаться с уточкой или с рыбкой?” – ребенку остается лишь выбрать.
Очень хотелось написать максимально коротко, но снова вышло “многобукв”, поэтому работе с возражениями, я здесь уделять внимания не буду. Либо сами найдете что почитать, либо впишетесь в тренинг. Важно понимать одно – прямые продажи сильнейший инструмент продавца, однако ничего не мешает вам “подогреть” интригу, используя холодный звонок, и назначить встречу.
P.S. В качестве БОНУСА, расскажу вам, что говорить запрещено: могу ли я поговорить, я вас не отвлекаю, вас беспокоит, мы предлагаем, начинать фразу с “не”, вам удобно говорить, мы продаем.
Также если вас интересует информация как делать продажи по телефону, то в помощь будет это материал: Скрипты продаж по телефону.
Как научиться назначать встречи с клиентами по телефону
Больше всего люди раздражаются от холодных звонков, но если использовать верные методики общения с клиентами можно избежать негатива. У продавцов начинается страх от холодных звонков, и они стараются избежать их всеми силами. Попробуем разобраться, как назначать встречи по телефону с клиентами, избегая типичных ошибок в работе менеджеров.
Как назначить встречу с клиентом
Пять главных советов по совершению холодных звонков для назначения встреч:
Правило №1: «Забудьте о рекламном слоге». Люди не терпят рекламу, поэтому вы должны забыть о том, что ваш звонок является продажей. Вы должны «звонить другу», а не клиенту. Этот подход поможет вам наладить контакты с нужным сотрудником.
Помните, что на другом конце провода тоже находится обычный человек. Он также часто созванивается с семьей и друзьями – для него это всего лишь звонок.
Люди любят приятные и легкие вещи, которые совершенно не требуют долгих дум. И чем выше его должность, тем меньше у человека времени на анализ вашего предложения или на долгий 10-шаговый опрос. Для них время – это деньги. И ваша задача в том, чтобы превратить разговор в легкое и непринужденное общение. Не перегружайте собеседника информацией, назначайте с ним встречу, на которой сможете обсудить нюансы предложения.
Правило №2: «Создайте небольшое начало для беседы». Большинство менеджеров начинают диалог с длинного представления. К примеру: «Это Валентина Андреевна, менеджер по работе с корпоративными клиентами транспортной компании “Вегавоз”. Мы лидеры по предоставлению услуг перевозок и оказания транспортных услуг. И очень гордимся тем… и так далее». Сократите приветствие и сразу переходите к сути вашего звонка.
Правило №3: «Пропишите пример диалога в виде сценария звонка». Прежде чем поднять трубку телефона и сделать холодный звонок, менеджеру нужно прописать его сценарий. Это некая подсказка с основными фразами для развития беседы. Обычно скрипт холодного звонка состоит из грамотно выстроенных по смыслу предложений, которые подталкивают собеседника согласиться на предложение менеджера и договориться о назначении встречи.
Правила назначения встречи по телефону
Правило №4: «Не ведите долгих бесед с секретарем» (блокером). Когда вы будете звонить клиенту и встретите преграду в виде секретаря или администратора и продолжите себя так представлять, то они сразу поймут что этот звонок – реклама и вы хотите что-то “впарить”. Следовательно, будет тяжело назначить реальную встречу. Вам «красиво распишут» почему они не могут соединить вас с руководителем и придумают причину отсрочить общение с вами. Вам предложат отправить информацию в электронном письме и/или перезвонить через неделю.
А давайте подумаем, что вы представляетесь человеком руководящей должности с серьезной компании, типа Газпром? Как считаете, нужна ли вам длительная присказка? 100% — нет! Ведь вы, наверное, звоните по серьезному вопросу. Вам будет легко, приятно и ни одна преграда не сможет встать на вашем пути!
Почувствовали? Запомнили? А теперь мысленно перенесите уверенность на вашу организацию. Ваш голос будет спокойным и уверенным – представьте, что вы из крупной компании. А все люди знакомы с вами. Именно это отношение и тон, дадут людям знак о том, что это совсем не реклама. Может быть, вы хотите предложить им выгодное сотрудничество. И в этой ситуации вы не продавец, а человек, который звонит по важному вопросу!
Вариант представления, без долгого вступления:
«Добрый день! Это Петров, соедините с руководителем отдела снабжения».
Правило №5: «Ответьте себе на вопрос, почему же вы звоните этому руководителю?». Почему для вас важно это время и этот директор?
Велика вероятность того, что договорившись на встречу с потенциальным клиентом, менеджер сможет договориться на выгодный контракт. А также предложение менеджера решит одну из проблем клиента и все будут в выигрыше. Может быть, вы считаете его отличным собеседником для чашки капучино или разговора об улучшении мира? (а что тут не так?).
Снова хочется подчеркнуть – мы обычные люди, которым нужны приятные встречи и общение. Вам нужно создать такую атмосферу, чтобы человек понял, что имеет особое значение для вас.
Видео о том, как проходить секретаря и выйти на руководителя организации:
Как эффективно назначать встречи с клиентами
Ниже расписан пошаговый алгоритм общения по телефону с клиентом в холодном звонке:
1. Узнайте всю необходимую информацию. Это очень важный звонок. Вы не должны спешить – основательно соберите всю нужную информацию:
Наша жизнь протекает во времена новейших технологий и социальных сетей, где люди делятся большинством информации.
И, сейчас организации также публикуют свои действия и функциональности на странице социальной сети – достаточно забить название компании в гугл.
Так как ни один человек не желает тратить время на разговоры по телефону, вы должны понимать, кто и за что несет ответственность. Ваш труд будет вознагражден. Это лишь часть методов из авторского бизнес-тренинга холодных звонков Спартака Андриешина из «Московской Академии Продаж», который уже проводится более 7 лет и каждый участник смог преодолеть свои страхи перед звонками.
2. Озвучьте ваш критерий успешности. В чем заключается ваша цель? Что является для вас успешным звонком? В случае, когда вы звоните о назначении встречи – запишите точную дату, время и место переговоров.
Видео о тренинге холодных звонков:
Поиск и назначение встречи с потенциальным заказчиком
Вам следует подумать о каждом этапе общения, ведь:
1. Вы будете источать уверенность. Вы докажете, что и ваше время стоит денег. Ведь если вы всегда доступны и можете прийти в любое время – то собеседник может увидеть в вас беспечного и незанятого человека. Человек, который хочет добиться уважения, должен уважать себя.
2. Этап подготовки сократит ваше рабочее время. Вам следует заранее определить удобное время и комфортное место встречи.
3. Вы упростите работу вашего партнера. Так он получит выгодную встречу без забот о времени и месте назначения. Будьте проще и удобнее – предложите собеседнику несколько различных дат, и вы добьетесь одной из них.
Как делать холодные звонки более результативными
Визуализируйте этот разговор. Данным советом я всегда пользовался в начале собственной работы. Это позволит вам ощутить уверенность и спокойствие во время разговора.
Примите удобное положение и подумайте о том, как именно пройдет ваше общение.
В случае, когда вы ощущаете неудобство – смените положение и представьте разговор. Повторяйте действия до тех пор, пока не осознаете, что это всего лишь игра и вы ведущий в ней.
Когда вы будете представлять звонок, помните о цели, критерии успешности и о том, кем вы являетесь на самом деле и наполняйтесь уверенностью.
Вы – фундамент бизнеса, который стремится к тому, чтобы улучшить мир потенциального клиента. Ваш собеседник ценит вас.
Сделайте вдох и глубокий выдох – это всего лишь звонок другу, у вас все хорошо!
Интервью Спартака Андриешина про обучение продажам по телефону:
Скрипты для назначения встречи: что говорить, чтобы встретиться с клиентом
Прежде чем договариваться о встрече с клиентом по телефону, лучше сделать это письменно по электронной почте или в мессенджере. Так вы подготовите клиента, поможете ему сориентироваться в общих чертах в информации, которой будет посвящена встреча.
Первая задача письма — произвести хорошее впечатление. От этого во многом зависит, дочитает ли клиент письмо до конца, а значит — появится ли у вас шанс получить то, что вы хотите, или нет. Здесь имеет значение всё – от выбора слов, логики, вежливости и грамотности текста до стиля и размера шрифта, форматирования, длины и подписи.
Вторая задача — донести суть предложения. Третья – добиться встречи.
Если речь идёт о потенциальном клиенте, прежде чем писать или звонить ему, проведите качественное исследование. Тогда в общении вы сможете продемонстрировать, что человек интересует вас персонально. Он увидит, что ваше письмо — не спам, оно адресовано именно ему.
Стремитесь к тому, чтобы четко представлять специфику отрасли, бизнеса, компании потенциального клиента и то, какие конкретно проблемы он пытается решить сейчас. Прочитайте все опубликованные интервью клиента и его компании за последние пару лет, а также изучите их аккаунты в социальных сетях.
Ключевые части делового письма клиенту
Начните с приветствия и представления себя:
«Добрый день, я %username%, аккаунт-менеджер компании %companyname%»
Сразу укажите цель встречи и то, какую выгоду из неё сможет извлечь клиент. Например:
«Мы провели комплексное исследование вашей компании и считаем, что у нас есть для вас выгодное деловое предложение»
Изложите суть предложения.
Спросите клиента об удобных ему дате и времени встречи. Это позволит клиенту свериться с календарем заранее, а не делать это на ходу, когда вы ему позвоните. Будьте готовы к тому, что горизонт планирования делового человека – неделя и больше, проявляйте терпение и не просите найти для вас время в ближайшие два дня — это раздражает. Укажите, сколько времени предположительно займёт встреча.
Если это новый клиент, спросите, где ему было бы удобно встретиться. Если встреча требует демонстрации сложного для транспортировки оборудования, пригласите клиента к себе и объясните, почему вы это делаете. В любом случае можно спросить: «Удобно ли вам будет приехать к нам в офис?» — и указать адрес.
Предупредите клиента о своём звонке. Напишите, что вы хотели бы обсудить подробности встречи по телефону, и переходите к договору о телефонном звонке.
Покажите, что вы цените время клиента — спросите в письме, когда ему будет удобно принять ваш звонок, и укажите, что звонок займёт не более 5 минут.
Не будет лишней фраза: «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, пишите и звоните мне». Сразу после неё идёт подпись.
В подписи обязательно укажите ваше имя, фамилию, должность и компанию, а также оставьте телефоны и другие способы связи, которые могут быть удобны клиенту — например, мессенджеры и аккаунты в соцсетях.
Приложения: здесь уместно только то, что напрямую касается повестки предполагаемой встречи:
Обязательно укажите в тексте письма, что за документы вы приложили, каждый линк снабдите соответствующим комментарием.
Приёмы для подготовки письма:
Звонок клиенту
Сколько времени должно пройти с момента отправки письма до звонка клиенту? Ориентировочно от 1 до 3 суток. Звонить раньше — невежливо, позже — поздно.
Ещё один вопрос, мучающий многих. Стоит ли звонить, если письмо отправлено, а ответа нет. Определённо — да. Письмо могло попасть в спам, или человек был слишком занят и забыл. Возможно, он прочёл текст «по диагонали» и не обнаружил своей выгоды. Причин может быть сотня.
Вы можете звонить уже на следующий день, но не позднее, чем через три дня.
Структура беседы
Помните, ваша цель — убедить потенциального клиента в необходимости личной встречи.
Как назначить встречу с клиентом по телефону
Маркетолог Ким Саркисян считает, что большинство менеджеров пытаются продать с первого же звонка. Но если в сегменте b2c это еще возможно, то в b2b — однозначно нет. Из-за этого фирмы теряют лидов и недополучают прибыль. Мы решили выяснить, как надо построить разговор по телефону, чтобы договориться о встрече с клиентом: разобрали холодный обзон и входящие звонки.
Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
Помните о цели разговора — назначить встречу клиенту. Для этого не надо вступать в длительный диалог, высылать КП, или презентовать продукт собеседнику. Эксперт в области продаж Оксана Гафаити вблоге Mindspace утверждает, что уговорить на встречу можно за 3 минуты и 5 шагов:
Завладеть вниманием
Достаточно обратиться к клиенту по имени. Собственное имя, по мнению автора книги «Энциклопедия продающих скриптов» Дмитрия Лукьянова, всегда привлекает внимание людей, и именно поэтому важно заранее узнать, как зовут собеседника.
Представиться
Обязательный шаг с точки зрения делового этикета и здравого смысла. Ваш собеседник хочет понимать, с кем он общается. При первом звонке назовите свое имя, компанию и в двух словах объясните, чем она занимается. При повторных звонках достаточно имени и компании.
Объяснить цель звонка
В этот момент слушатель уже размышляет о том, что вы сейчас будете ему что-то «впаривать». Поэтому начинайте договариваться о встрече как можно раньше — сразу после приветствия и представления.
Донести выгоду
На первый взгляд такой ход разговора выглядит нагло. Многие начинающие менеджеры смущаются и не понимают, как предложить клиенту встречу в первую же минуту разговора. Но держите в голове мысль, что вы несете клиенту ценность. Поэтому надо сказать, которую выгоду он обретет от сотрудничества с вами.
Назначить встречу
После этого договаривайтесь о времени. Предложение должно быть прямым и четким, без лишних реверансов. Не спрашивайте, когда клиенту удобно встретиться, а предлагайте свое время. Иначе рискуете получить в ответ: «Сейчас много дел, давайте в следующем году».
Оксана Гафаити подчеркивает, что при первом звонке нельзя допускать презентации продукта, потому что вы еще не изучили как следует потребности клиента и все равно не сможете презентовать на языке его выгод. В итоге он просто не поймет, зачем ему нужен ваш продукт, и откажется от встречи.
Таким образом, получается компактный скрипт, с помощью которого можно назначить встречу без лишней телефонной болтовни:
Соблюдение этого сценария покажет вас клиенту с хорошей стороны: вы не мямлите, не «втюхиваете» свой продукт, экономите свое и его время, а значит, с вами будет приятно иметь дело.
Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто. Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.
Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:
Дарья Васильева, учредитель КА Perso-num:
— Получить лида мало, важно превратить его в покупателя. Лид может быть «некачественным», но без квалификации на него все равно уйдет много времени в ущерб реальным клиентам.
Вопросы для квалификации лучше внести в чек-лист в карточке заявки CRM-системы: это поможет держать список на видном месте и грамотно выстраивать диалог с любым позвонившим.
Как это работает, расскажем на примере облачной системы SalesapCRM. Чек-лист можно прикрепить к любому этапу в карточке заявки/сделки: например, к самому первому «Не обработана». Прямо во время звонка менеджер формирует из карточки входящего звонка новую заявку. В таком случае при входящем звонке менеджер сможет одновременно поприветствовать звонящего и открыть сформировавшуюся карточку заявки с чек-листом из вопросов и без запинки приступить к квалификации лида.
Чек-лист с опорными вопросами находится в отдельной вкладке внутри карточки заявки
Ответы собеседника при этом можно записывать в соответствующие поля или в области для примечаний в правом поле карточки. А у вас уже есть CRM-система? Если нет, то вам стоит попробовать, как это работает!
Хотите прокачать отдел продаж?
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
После квалификации вы уже будете иметь представление о потребности клиента, поэтому последние два шага идентичны шагам при холодном звонке: доносите до клиента выгоду от встречи и договариваетесь о времени.
Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону
Независимо от того, звоните вы клиенту сами или принимаете входящий звонок, необходимо придерживаться нескольких рекомендаций, разработанных компанией ADCONSULT: психология, этика и работа с возражениями.
О психологии
Ваша речь должна быть живой и естественной. Улыбайтесь, расставляйте интонационные ударения, используйте краткие и простые формулировки, характерные для живой речи, говорите чуть громче обычного.
Придумайте статусную должность. Даже если в трудовой вы рядовой менеджер отдела продаж, представляйтесь клиентам ведущим экспертом или специалистом по работе с ключевыми клиентами.
Общайтесь на равных. В психологии разделяют три вида самопредъявления в общении: пристройка сверху, пристройка снизу и пристройка рядом. Часто менеджеры, особенно новички, пристраиваются снизу и начинают заискивать перед «большим и важным» ЛПР. Это распознается не только интонации, но и по фразам:
Об этике
Вы можете быть экспертом в своем продукте, но если вы не соблюдаете деловую этику, мало кто захочет иметь с вами дело.
Уважайте время клиента. И свое тоже. Подтвердите встречу перед выездом, уточните, как добраться до офиса клиента, если едете к нему, и объясните подробно, как найти вас, если встреча на вашей территории. Опозданием вы проявляете неуважение к партнеру, поэтому если задерживаетесь, то предупредите об этом.
Об отказах и возражениях
Если клиент отказался встречаться с вами, это не повод прекращать разговор.
Но что же делать, если клиент высказывает различные возражения, отказываясь от встречи? Портал «Клуб Продажников» предлагает ряд рекомендаций:
«Очень хорошо. Я уверен – они достойные партнеры. Мы поможем реально оценить, чьи услуги лучше. Это потребует 15-20 минут. Вам когда удобнее встретится: в конце этой недели или в начале следующей?»
«А если бы вы заинтересовались сотрудничеством с другим поставщиком, то в каком направлении?»
Как мы видим, уговорить клиента на встречу не так уж трудно, особенно если помнить, что это и есть цель звонка. Надо знать целевых клиентов и их боли, изучить техники преодоления возражений и прописать небольшой скрипт. А работать с ним эффективно поможет CRM-система. Если хотите сделать звонки в своей компании максимально эффективными, то регистрируйтесь в SalesapCRM и тестируйте ее по максимуму первые 7 дней бесплатно.
Автор: Анна Иванова
Помогаем эффективнее управлять бизнесом
Оцените статью по пятибалльной шкале
Средняя оценка 3.6 / 5. Количество оценок: 9